企业文件资料管理制度

企业文件资料管理制度
第一部分绪论
为规范企业文件资料的管理，提高文件资料管理效率和安全性，保障企业运行的正常进行，特制定本制度。

第二部分制度内容
一、责任主体
1.企业负责人是文件资料管理的最高责任主体，负责对全公司的文件资料管理工作负总责。

2.各部门负责人是本部门文件资料管理的主要责任主体，负责本部门文件资料管理工作的
组织、协调和监督。

3.全体员工是文件资料管理的参与者和执行者，要认真执行文件资料管理制度，保护好自
己负责的文件资料。

二、文件资料分类管理
1.企业文件资料应按照文件资料的性质、用途和保存期限进行分类管理。

2.文件资料应分为内部文件和外部文件两类，内部文件包括企业的内部文件、公文、通知、报告等，外部文件包括合同、协议、批文等。

3.文件资料还应按照保密等级、重要程度等分类管理，以便合理处理、妥善保存。

4.企业文件资料的保管期限应根据相关法律法规和企业实际情况确定，到期后应及时销毁
或归档备查。

三、文件资料存储与保管
1.企业文件资料应存储在专门的文件资料室内，保证存储环境的干燥、通风、防潮等，确
保文件资料的安全。

2.文件资料应按照分类要求进行整理、标识和编号，建立文件资料档案目录，便于查阅和
管理。

3.文件资料存储应定期进行盘点整理，发现问题及时处理，确保文件资料的完整性和可用性。

4.文件资料保管人应定期检查文件资料的存储状况，并建立档案保管记录，便于追踪和管理。

四、文件资料借阅与流转
1.企业文件资料的借阅应按照规定程序进行，需填写借阅登记表，并经相关负责人审批确
认后方可借阅。

2.借阅者应按时归还文件资料，并遵守借阅文件资料的保密规定，不得擅自复制或外传文
件资料。

3.文件资料借阅过程中如发生遗失或损坏等情况，需及时报告保管人及有关部门，协商处理。

五、文件资料销毁与归档
1.企业文件资料的销毁应按照文件资料的保管期限和销毁规定进行，经相关负责人批准后
方可销毁。

2.文件资料销毁时应有专门的销毁记录，记录销毁的文件资料类型、数量、原因等信息，
并留存备查。

3.文件资料到期后如无法销毁的，应按照归档规定进行归档备查，确保文件资料的完整性
和安全性。

六、制度执行与监督
1.企业文件资料管理制度的执行由企业领导和各部门负责人负责监督，全体员工应严格执
行制度规定，遵守企业的管理规范。

2.监督部门应定期对文件资料管理情况进行检查和评估，发现问题及时整改，保障文件资
料管理工作的正常运行。

3.对违反文件资料管理制度的行为应依据相关规定进行处理，确保制度的严肃性和有效性。

七、附则
1.本制度自颁布之日起生效，其他与本制度相抵触的规定废止。

2.本制度的解释权归企业负责人所有。

3.本制度应定期进行修订和完善，确保文件资料管理工作的持续改进和有效推动。

以上即为企业文件资料管理制度的内容，希望全体员工认真执行，共同维护企业文件资料
管理的安全和有效性。