采购库存系统需求分析

8）
销售时，产品发给客户，出库时填制的单据。
9）
车间生产时，领用物料时填制的单据。
10）
对于外协加工的零部件，出库时填制的单据。
该单据提供两种计量单位及其对应数量的录入，例如，可以同时录入铁皮的公斤数和个数。
11）
在盘点业务发生后，如果发现盘点数量小于帐面库存数量（盘亏），填制的单据。
12）
当在部门之间、仓库之间调拨物料时，填制的单据。对于调入部门（仓库）和调出部门（仓库）可以使用不同的计量单位记录数量。
1.1
采购业务流程如下图所示：
1.流程1：生产部每15天将生产计划进行物料需求分解，生成《生产采购计划表》下达给采购部门；针对有客户（主要是外贸）特殊要求的定单，根据定单进行物料需求分解，生成对应的采购计划单，其中，通用件（即和公司采购一致的产品）不再下采购计划，而是从生产采购计划中获取，特殊要求采购件下达采购计划。
5、
进行出入库的单位；仓库出入库单位信息设置，在仓库单据中使用；同时在仓库报表中可以根据不同单位进行相应的统计；
2.3.2
1、
进行仓库出入库的单据管理，界面如下图：
仓库制单管理界面包含了仓库的基本日常业务处理：各种入库，出库处理；
1）具体实现中，根据不同仓库管理员登录系统，该界面中左边第一层将出现该管理员可以管理的仓库；
2.流程2：《生产采购计划表》，自动确定采购的分供方，生成《外协采购单》；该单据分两种格式：《外协采购单》，《订购单》订购单格式较为正式，有相应的单价等信息，建议统一采用《订购单》格式。
3.流程3：采购部门将外协采购单传递到仓库部门，作为仓库控制采购入库的依据。
4.流程4：分供方送货，采购部门根据对方《送货单》开具《进货物料检验申请单》，提交质检部门进行质检；根据质检部门质检结果：合格产品进入仓库；
5.流程5：仓库已入库产品发现不合格或其它原因，需要向分工方退货，其退货处理当作红字的进仓单处理，在发票核对中以负数进行核算。
6.流程6：外协仓库根据仓库情况，填写采购单，经过批准，提交采购部门进行采购，该种采购属于零星采购，没有相应计划；同时，五金车间等部门根据生产实际情况，也可以填写采购单。
7.根据分工方发票信息，进行采购入库信息和发货清单的核对。
5）
在盘点业务发生后，如果发现盘点数量大于帐面库存数量（盘盈），填制的单据。
6）
当物料入库时，如果没有发票，并且不能确定单价时，填制的单据。其单价可以由仓库估算，也可以由财务估算。
估价入库按照下面的流程处理：
a)首先录入暂估入库单；
b)出库时按照暂估金额出库。由于暂估价格与实际价格的差异分摊到单个零件上之后的影响很小，所以不用修正已经出库的单价；
1、
采购系统包括供应商信息管理，采购计划制定、日常业务管理（采购到货，不合格退货）、采购合同管理等几部分。其目标是保证按时、按量、按质提供生产所需的物资。
采购计划由主生产计划根据物料需求分解后得到，采购相关人员根据物料的数量和要求到货日期，确定采购对应的分供方；同时，外销的订单根据物料分解，产生的相应的采购计划单。
1.2
1.3
1.3.1
1、
根据供应商地区或种类进行分级管理；
2、
提供供应商的基本信息录入，修改，删除等操作；
供应商的基本信息内容说明如下：
1.编号：用户自定义编号，系统中对供应商的引用采用该编号进行查找；
2.种类：供应商的分类，可以根据实际情况进行划分，如：直接供应商，经销商等；
3.类型：供应商主要供货的类型；
2.1
库存业务流程图如下所示：
1.流程1是采购入库过程，采购物质到达后，质检部门检验，合格品入库。
2.流程2是车间领料出库，车间根据生产计划的安排（领料计划单），填写出库单，仓库管理员根据领料单发货。
3.流程3是车间生产完成后入库。
4.流程4仓库和车间根据生产安排（外协加工计划单），填写外协出库单，将产品发送到外协加工单位。
10.信用额度：允许的应付金额范围；
11.启用日期：分供方的首次建档日期；
3、
提供供应商的供货、价格、信息，其基本界面如下：该功能在分供方管理的界面上，录入分供方主要供货产品和单价；作为采购计划单制定时主要的信息来源和依据；同时作为采购到货时，系统缺省的该分供方产品的单价信息。
1.3.2
1、
生产计划进行物料需求分解，将其中的外购件生成生产采购计划；参考仓库中可分配库存数量信息，计划数－可用库存数作为缺省的采购数，业务员可以根据实际需要求进行适当地预留数量放大，调整实际采购数量；业务员确定采购要求到货日期。其具体格式如下：
4.名称：供应商的全称；
5.简称：系统中对供应商的称呼，一般可以采用全称的部分；
6.地址，负责人，联系人，传真，电话，E_MAIL，网址，开户行，帐号，税号为分供方的基本信息；
7.员工数量，产值，利润为分供方规模信息；
8.等级：作为公司对分供方的评定；
9.初始金额：系统启用时，分供方与公司的期初应付金额；
3、
设置公司不同出入库业务类别，系统缺省入库类别有：
采购入库：由相应的采购到货质检申请单，质检合格部分生成采购入库单；
外协入库：外协单位加工完毕，产品入库；
车间入库，车间完工入库；
假退入库：车间月末在制品入库，实物不进出；
系统缺省出库类别有：
外协出库：根据外协加工计划单，仓库出库道外协加工单位；
调拨出库：仓库之间物质调拨；
单价=（长度*宽度+ 10）*（长度+高度+ 6）*单位面积单价，系统自动计算出纸箱的单价。
2）
当已经销售给用户的成品发生时，填写的入库单。使用“件”作为计量单位。
3）
对于外协加工的零部件，入库时填制的单据。
该单据提供两种计量单位及其对应数量的录入，例如，可以同时录入铁皮的公斤数和个数。同时，外协加工入库单采用公斤，个数两种计量单位损耗调整数量，调节外协在加工中损耗（有时是重量增加）。
例如，对于成品仓库和样品仓库，会发生相互之间的调拨业务。假如从成品仓库调拨到样品仓库，则计量单位要由“件”换算成“个”。那么在录入调拨单时，调出仓库填写成品仓库，计量单位是件；调入仓库填写样品仓库，计量单位是个。
2、
月末将本期期末数量转为下期的期初数量；
仓库结帐不同仓库可以分别进行；对仓库进行关帐处理后，将不能再录入，不能修改仓库在关帐期间内的数据；同时，只有在关帐后，才能对该仓库进行月报表统计；
4、
零星采购一般由仓库（外协仓库），车间根据生产过程中实际需要，开采购单，经过审批（根据金额大小），提交采购部门进行采购。
5、
根据不同分供方，不同时段，不同产品分析到货的数量，未到货数量，计划采购量；
该功能系统根据仓库入库实际情况，作出采购单执行情况的报表；反映采购计划的完成情况，以便于采购人员进行相应的安排：对要求到货未到货产品，进行催货。
5.流程5外协单位加工完毕，将产品发送回仓库。
6.流程6是仓库根据销售部的发货通知单，进行产品出库。
7.流程7客户（分公司）由于产品滞销或破损，进行退货，仓库进行退货入库处理。
8.流程8仓库人员根据仓库物料情况，开具采购申请单，提交采购部门进行采购。
9.流程9师仓库人员编制仓库月报表，提交财务部门。
采购入库单是在采购原材料或者零部件时，实际入库时填制的单据。采购入库单一般按照分供方的计量单位来记录数量，例如使用公斤记录铁皮的数量。
在表头有是否有对应发票的属性，汇总查询时能够将没有发票的入库单统计出来。
在表体中有数量、单价、税率、金额四项数据，用户输入前三项数据后，金额由电脑按照“数量×单价/税率”的公式来自动计算。其中，纸箱单价的计算可以根据以下公式进行：
1.3.3
1、
分供方到货时，有采购部门人员根据分供方送货单，填写采购进货单（相当于采购物质质检申请单），提交质检部门进行检验；其界面格式如下：
2、
采购进货检验后，合格产品进行入库处理；该功能具体操作在仓库系统中实现，采购系统可以查询相关单据。
3、
仓库在使用过程中，发现产品不合格或其它原因，向分工方退货，当作进仓单红字处理，其具体操作在仓库中发生，采购系统查询相关信息。
10.流程10是仓库部门进行仓库盘点，和仓库复检。
2.2
2.3
2.3.1
仓库设置：设置公司仓库基本信息，
是否合格：仓库存放物质是否为合格品；
缺省质量：仓库存放物质缺省质量类别，该项属性必须设置；
是否批次：仓库中物质是否进行批次管理；
是否分区：仓库是否进行分区管理；
是否插入：仓库是否允许在入库单中入新产品；
货号
计划数
可用库存
采购数
采购日期
备注
2、
根据生产采购计划，和分工方供货信息对照，计算机自动生成外协采购单：主要将采购计划中产品根据不同分工方进行具体采购任务安排；业务员根据特殊情况进行相应的调整。采购订单格式分为两种：外协采购计划单，定购单；系统采用统一的订购单的格式；
3、
外贸订单根据订单要求，制定相应的采购计划单，格式和一般采购计划单相同；外贸订单中，通用件不再作采购计划，采用从一般采购计划单中调用，特殊要求产品作在该采购单中。
具体可以根据仓库实际情况划分；
2、
设置仓库中存放的物料信息，界面如下图：
仓库物质设置中，录入产品的货号，自动显示名称规格等信息；质量为该仓库缺省质量类别；数量为仓库初始数量，必须录入数量或0；
设置物料的单价、金额、总库存数量、可分配数量、已分配数量、安全库存、告急库存、呆滞期限、复检期限、存放时的放置层数属性，仓库管理系统可以查询告急物料、呆滞物料。
外协加工入库单使用公斤数来与外协加工出库单平衡数量关系。并且支付给外协加工商的费用，是以对应当外协加工出库单的公斤数为准。
在外协入库单中可以录入周转箱数据，它没有对应金额，不用发生金额变动。
4）
当采购的物料发现质量有问题的，需要退货给分供方时填制的单据。
分供方会定期将一段时间（一般是一个月）内的供应原材料情况汇总提供给XX公司，这张入库单可以和分供方的其它入库单汇总查询时显示在一起。
c)等发票到了之后，录入真实入库单；
d)系统生成冲销单，冲销暂估入库单的数量和金额；
e)系统生成一张数量为0，金额为暂估金额与实际金额的差值的出库单,并将差异值分摊到本月发生的同一产品成本中。
7）
对于估价入库，当对应发票到达以后，填制的单据。该单据的作用是冲销暂估入库单的金额信息。冲销入库单的数量应该是由选中暂估入库单的数量得到，且为负数。金额是发票上的金额。
车间领用：车间根据生产计划领料单，仓库出库；
销售出库：仓库根据销售部门的发货通知单，进行发货出库处理；
除了以上系统缺省单据类别，用户可以自定义仓库单据类别；
4、
设置不同仓库对应的出入库业务类别，界面如下图：
仓库单据定义的过程也是仓库日常业务定义的过程，仓库的具体单据设置就是仓库某种出入库业务的设定；因此，可以根据企业仓库实际情况进行灵活的设置；
4、
根据分工方提供的发票，进行采购入库物资的核对确认。
1.3.4
1、
查询分工方供货金额信息，格式如下：
分工方
供货金额
核对金额
有到货信息；
2、
仓库是企业物料的中转站，负责物料的进出，及时提供给生产，财务的部门准确的物料数据，保证生产的顺利正常完成。
仓库部门根据生产部门的计划领料单进行物料的进（采购入库，车间入库，外协入库，盘赢入库等），出（车间领用，外协出库，盘亏出库等），成品仓库根据销售部门发货通知单进行产品出库，同时接受客户（分公司）退货入库处理。在不同部门的仓库之间，或者在相同部门的不同仓库之间进行调拨业务。处理与外协加工商之间的外协加工业务。
3、
定期对仓库物质进行复检；对物料设置复检期限。仓库管理系统能够将库存时间超过复检期限的物料全部列出来，由用户输入合格数量、不合格数量，对于不合格物料，自动产生报废出库单。
货号
名称
2）针对不同的仓库，根据仓库单据中的设置，在二层的出库，入库的下层中会出现该仓库可以进行的业务处理：不同的出入库处理；
3）具体针对某种业务时（某张单据），可以进行具体录入修改，确认，取消等操作，仓库提供的单据类型：
4）具体单据操作中，除了录入出入库基本信息，领料单据还需要填写对应的成本科目信息。
1）
计价方式：仓库是否需要单价管理，采用何种单价管理；
出库优先级：在生产物料分解时，仓库出库有限级别；
1、
对进行分区管理的仓库进行分区设置：
对分区管理的仓库进行分区设置；一般企业仓库分区可以参考以下模型：
1）仓库：如原材料仓库
2）区域：如一区
3）货架：如100货架
4）层：如100货架1层
5）位：如100货架1层1为