医院电子文件管理初探
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查 找 利用 。 电 子 文 件 在 保 管 方 式 上 和 传 统 档案有差异 电 子 文件 储 存 在 相 应 的
电子 文件 载 体 上 就 可 以 长期 保 存 ，而 且 不 需要 太 大 的 储 存 空 间 。档 案 部 门
在 接 收 到 电 子 文 件 后 对 文 件 进 行 格 式转 换 ， 以通 用 、 统一 的格 式 存 储 接 收 到 的 电子 文 件档 案 ， 以便 将 来 计 算 机 技 术 发 展 后 ，仍 能读 取 以前 存 储 的 档 案 ，保 证 信 息 资 源方 便 利 用 ；另 一
以 马 上 给 每 份 文 件 编 制 一 个 唯 一 的 文件 号 ，并 给 出相 应 的 分 类 号 和档 案
号 ，在 归 档 的 同 时进 行 主 题 词 标 引 、
著录 。查 询 时 只需 给 出文 件 分 类号 或
医院管理论坛 ２ ０ 年第１ 期 第２ 卷 总第１ ５ Ｉ ９ Ｏ８ １ ５ ４期 ５
辑 集 中 ，电子 文件 中心都 不能 以文件 的集 中取 代 文 件 的档 案 化 过 程 。 否
些 电子 文 件 绝大 多 数 未被 保 留 ，它 不 是 被 清 除就 是被 新 文 件覆 盖 。许 多单 位 对 电 子 文 件 没 有 采 取 很 好 的 保 护 措 施 ，甚 至 随意 对 其进 行 增 、删 、改 等 操作 ，使 具有 原 始性 的 电子 稿件 面 目全 非 ，失 去 了归 档保 存 的意 义 。
此 ，档案 部 门可 以改变 传 统 工作模
式 ，在 网 页上 建 立 电子 文件 自动 上 传 的 工 作 窗 口 ， 在 第 一 时 间将 其 收 集 到 ，并在 档 案 馆 （ ）的 服务 器 上 归 室
档 。 而且 ，电子 文 件 档 案 可 以在 文 件
办 理 结 束 后 随 时归 档 ，或在 某一 时 间 周 期 定 时 统一 归 档 ， 由文件 形成 部 门 通 过 网 络传 送 给 档 案 部 门 ，以便 将 来
主题词 ，ｌｑ ｄ找出相应的文件和相 ￣． ， ｌ Ｊ
关 的上 下级 行 文 及 附件 ，从 而大 大 减
轻档案工作人员的劳动强度 。只要符
合 一 定条 件 ，利用 者 就 可 以注 册 、登
记、查阅相应的电子文件档案。
电子文件在 归档管理等方面存在 的问题
电 子 文 件 长 久 保 存 和 长 期 可 用 问题 电子 文 件 的 归档 就 是 依 据 归 档
件 等 。 数字 化 信 息复 杂 多 样 ，具 有 传
大 量 珍 贵 的 文 件 湮 没 在 价 值 不 大 或
不精 炼 的 档 案材 料 之 中，给 归 档 的管 理 带 来 了诸 多 不便 。如果 不 在 制度 上
能造 成 不 可挽 回的 损失 。 电 子 文 件 档 案 管 理 模 式 的 选 择
的 范 围 ，通 过计 算机 对 处 理 完 毕 的有
价值 的文件 进 行 收 集 、筛 选 、分 类 ， 并 使 之 转 化 成 为 电 子 形 态 的 数 字 化
和 文 件 管 理 要 素 上 对 业 务 系统 提 出 要 求 ，就 可 能使 业 务 系 统 自然 生成 的
方 面 也 避 免 了纸 质 文 档 受 潮 与 虫 蚀 问题 ，延 长 档 案 可读 性 时 间 。
电子 文 件 的 分 类 、编 目等 管 理 方 式与 传 统 档 案 不 同 因 为 电 子 文 件 的 特殊 性 ，可 以达 到 文件 一级 的管 理 ， 所 以 ，档 案 部 门在 接 收 到文 件 时 ，可 ．
件 也 随 之 产 生 。 医 院 电子 信 息 档 案 也 经 历 了 一 个从 无到 有 、从 不 规 范 到规 范 化 管理 的过 程 。寻 找 适 宜 稳 妥 的管
新理念、新模 式和新方法已经成为现
代 化 医 院 管理 的热 点 。
电子文件档案管理与传 统档 案管理 的区别
统 纸 质 文件 所 不 具有 的性质 ，因此 ， 对 这 些 数 字化 信 息进 行 档 案 管理 ，在 总 体 上 处于 随 机状 态 ，有些 数 据 累 计 存 储 在 业务 数 据 库 中 ，有 些被 定 期 销 毁 ，有 些 则被 迁 移 到临 时 载 体上 。如 果 不 能 建立 系 统 性 的管 理 规 则 ，很 可
电子 文件 无 法 长久 保 存 。 网络 建立 的
档 案 的一 项 工作 。在 电子 计 算机 上 起 草 、 作 文件 ， 是 办 公室 的 常 事 。然 制 这 而 ，一 旦 文件 定 稿 打 印在 纸 上 后 ，作
为 草稿 性 的 电子 文件 经常 被 忽视 。这
广 泛联 系 ，为各 种 模 式都 提 供 了支 持 条 件 。但 是 ，无论 是 物理 集 中还 是逻
电子 文件 档 案的 归档 时 间与传 统 档 案不 同 在 单 机 上 形 成 的 电 子 文 件 的 收 集 工 作 ， 已成 为 档 案 管 理 部 门不 容 忽 视 的 问题 。与 传 统 纸质 档 案 收集 有 很 大 差 异 的 是 ，许 多 电子 文件 的形 成 通 过 下 载和 上 传 就 完 成 了 ，因
［ 管 ］ 信息 理
医院 电子文件 管理初探
■ 杜 红 艳 张 亚珍 连 柏 杨 吉林 省 四平 市 中心人 民医 院
近 几 年 ，电子 信 息 技 术 取得 了 飞 束 可 以完 全 实 现 无 纸化 ，大 量 电子文
理 方 法 ，探索 和 建 立 医 院档 案管 理 的
速 发 展 。 办 公 自动 化 、网 络 化渐 趋 完 善 ，许 多 日常 工 作 可 以 直接 在 计 算 机 和 网 络上 办结 ，文 件 从 产 生 到处 理 结
电子 文件 载 体 上 就 可 以 长期 保 存 ，而 且 不 需要 太 大 的 储 存 空 间 。档 案 部 门
在 接 收 到 电 子 文 件 后 对 文 件 进 行 格 式转 换 ， 以通 用 、 统一 的格 式 存 储 接 收 到 的 电子 文 件档 案 ， 以便 将 来 计 算 机 技 术 发 展 后 ，仍 能读 取 以前 存 储 的 档 案 ，保 证 信 息 资 源方 便 利 用 ；另 一
以 马 上 给 每 份 文 件 编 制 一 个 唯 一 的 文件 号 ，并 给 出相 应 的 分 类 号 和档 案
号 ，在 归 档 的 同 时进 行 主 题 词 标 引 、
著录 。查 询 时 只需 给 出文 件 分 类号 或
医院管理论坛 ２ ０ 年第１ 期 第２ 卷 总第１ ５ Ｉ ９ Ｏ８ １ ５ ４期 ５
辑 集 中 ，电子 文件 中心都 不能 以文件 的集 中取 代 文 件 的档 案 化 过 程 。 否
些 电子 文 件 绝大 多 数 未被 保 留 ，它 不 是 被 清 除就 是被 新 文 件覆 盖 。许 多单 位 对 电 子 文 件 没 有 采 取 很 好 的 保 护 措 施 ，甚 至 随意 对 其进 行 增 、删 、改 等 操作 ，使 具有 原 始性 的 电子 稿件 面 目全 非 ，失 去 了归 档保 存 的意 义 。
此 ，档案 部 门可 以改变 传 统 工作模
式 ，在 网 页上 建 立 电子 文件 自动 上 传 的 工 作 窗 口 ， 在 第 一 时 间将 其 收 集 到 ，并在 档 案 馆 （ ）的 服务 器 上 归 室
档 。 而且 ，电子 文 件 档 案 可 以在 文 件
办 理 结 束 后 随 时归 档 ，或在 某一 时 间 周 期 定 时 统一 归 档 ， 由文件 形成 部 门 通 过 网 络传 送 给 档 案 部 门 ，以便 将 来
主题词 ，ｌｑ ｄ找出相应的文件和相 ￣． ， ｌ Ｊ
关 的上 下级 行 文 及 附件 ，从 而大 大 减
轻档案工作人员的劳动强度 。只要符
合 一 定条 件 ，利用 者 就 可 以注 册 、登
记、查阅相应的电子文件档案。
电子文件在 归档管理等方面存在 的问题
电 子 文 件 长 久 保 存 和 长 期 可 用 问题 电子 文 件 的 归档 就 是 依 据 归 档
件 等 。 数字 化 信 息复 杂 多 样 ，具 有 传
大 量 珍 贵 的 文 件 湮 没 在 价 值 不 大 或
不精 炼 的 档 案材 料 之 中，给 归 档 的管 理 带 来 了诸 多 不便 。如果 不 在 制度 上
能造 成 不 可挽 回的 损失 。 电 子 文 件 档 案 管 理 模 式 的 选 择
的 范 围 ，通 过计 算机 对 处 理 完 毕 的有
价值 的文件 进 行 收 集 、筛 选 、分 类 ， 并 使 之 转 化 成 为 电 子 形 态 的 数 字 化
和 文 件 管 理 要 素 上 对 业 务 系统 提 出 要 求 ，就 可 能使 业 务 系 统 自然 生成 的
方 面 也 避 免 了纸 质 文 档 受 潮 与 虫 蚀 问题 ，延 长 档 案 可读 性 时 间 。
电子 文 件 的 分 类 、编 目等 管 理 方 式与 传 统 档 案 不 同 因 为 电 子 文 件 的 特殊 性 ，可 以达 到 文件 一级 的管 理 ， 所 以 ，档 案 部 门在 接 收 到文 件 时 ，可 ．
件 也 随 之 产 生 。 医 院 电子 信 息 档 案 也 经 历 了 一 个从 无到 有 、从 不 规 范 到规 范 化 管理 的过 程 。寻 找 适 宜 稳 妥 的管
新理念、新模 式和新方法已经成为现
代 化 医 院 管理 的热 点 。
电子文件档案管理与传 统档 案管理 的区别
统 纸 质 文件 所 不 具有 的性质 ，因此 ， 对 这 些 数 字化 信 息进 行 档 案 管理 ，在 总 体 上 处于 随 机状 态 ，有些 数 据 累 计 存 储 在 业务 数 据 库 中 ，有 些被 定 期 销 毁 ，有 些 则被 迁 移 到临 时 载 体上 。如 果 不 能 建立 系 统 性 的管 理 规 则 ，很 可
电子 文件 无 法 长久 保 存 。 网络 建立 的
档 案 的一 项 工作 。在 电子 计 算机 上 起 草 、 作 文件 ， 是 办 公室 的 常 事 。然 制 这 而 ，一 旦 文件 定 稿 打 印在 纸 上 后 ，作
为 草稿 性 的 电子 文件 经常 被 忽视 。这
广 泛联 系 ，为各 种 模 式都 提 供 了支 持 条 件 。但 是 ，无论 是 物理 集 中还 是逻
电子 文件 档 案的 归档 时 间与传 统 档 案不 同 在 单 机 上 形 成 的 电 子 文 件 的 收 集 工 作 ， 已成 为 档 案 管 理 部 门不 容 忽 视 的 问题 。与 传 统 纸质 档 案 收集 有 很 大 差 异 的 是 ，许 多 电子 文件 的形 成 通 过 下 载和 上 传 就 完 成 了 ，因
［ 管 ］ 信息 理
医院 电子文件 管理初探
■ 杜 红 艳 张 亚珍 连 柏 杨 吉林 省 四平 市 中心人 民医 院
近 几 年 ，电子 信 息 技 术 取得 了 飞 束 可 以完 全 实 现 无 纸化 ，大 量 电子文
理 方 法 ，探索 和 建 立 医 院档 案管 理 的
速 发 展 。 办 公 自动 化 、网 络 化渐 趋 完 善 ，许 多 日常 工 作 可 以 直接 在 计 算 机 和 网 络上 办结 ，文 件 从 产 生 到处 理 结