办公室印信管理2--5

2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题 会说 会做人 会写 会做事
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印章的管理和使用 5、印章的管理 、
印章的保管工作一般由秘书担任，按照保密要求， ⑴ 印章的保管工作一般由秘书担任，按照保密要求， 管印者不得委托他人代取代用印章， 管印者不得委托他人代取代用印章，印章应放在专 门的保险柜内，随用、随取、随锁。 门的保险柜内，随用、随取、随锁。 做好印章保养工作， ⑵ 做好印章保养工作，盖印下面要衬垫一定弹性的硬 橡胶或厚纸等， 橡胶或厚纸等，防止印泥在坚硬的物体上使用造成 碰损，印章应及时清洗，确保印迹清晰。 碰损，印章应及时清洗，确保印迹清晰。 如果因工作需要，别的部门需借用单位公章， ⑶ 如果因工作需要，别的部门需借用单位公章，须严 格履行相关手续，可制作用印申请单。 格履行相关手续，可制作用印申请单。
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第五节 办公室的印信管理
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Logo 情景案例 案例1： 案例 ：
李强是宏利公司总经理助理，管着公司大大小小十几个公章，平 时就堆放在办公室的抽屉里，因为这个企业的注册公司有N家，有的 是业务需要形式上注册的，有的是性质不一样，实实在在的。一个公 司又分业务专用章、合同专用章等，于是管理这堆公章也成了李强的 责任。最开始的时候，李强对管公章这样的事情不怎么上心，觉得无 所谓，但后来出了几个差错，令李强小心起来。 那次是宏利公司收购某家企业，谈了很久了，后来进入实质性阶 段。某天，负责项目谈判的经理跑来找李强盖章，那是一份“补充协 议”，李强每天接触的盖章文件实在太多了，也没有怎么在意，虽然 这份文件上没有我方代表人签字，这个经理解释说不用签字，李强犹 豫了片刻，还是盖上去了。过了几天，他和公司的律师一起又过来， 拿着上次盖章的文件，说要交给老总签字，李强觉得奇怪，明明事先 说好不用签字的，怎么又变了。于是李强还是把已经加盖公章的文件 送给老总。老总看了文件后把经理叫去问了情况，然后老总说，这个 我不签，你们自行解决……事情到这里，李强还没有警觉，任他们2 人把文件带走，也没有要回那份文件。直到后来，李强才明白事情的 来龙去脉，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很简单的真相：
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办公室工作实务
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第二章 办公室日常事务 学习目标
知识点： 了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求 能力点： 掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力 素质点： 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
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小技法
印章盖在文末落款处，应上不压正文， 印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要 骑年盖月” 带有存根的公函、介绍信等用印时， “骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信等用印时， 除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章” 除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章 盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。 盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。
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Logo 情景案例
宏利公司和他们收购的企业谈判条件，对方见索高价已经不可能，就 附加一些比较苛刻的收购条款（为此宏利公司要多付款上百万元）项 目经理求胜心切，主张同意。文件盖了章就有法律效力，但财务部门 不同意付款，认为这次收购不合理，于是才有要老总补签一事……。 公司后来做了相应的处罚，李强挨了个不大不小的处分，损失了一个 月的工资。 祸不单行，这事没多久，有一天，公司另外一个部门，要给大量 的文件盖章，就把公司公章借走了，李强忙着有事外出，也没催他们 还。就这样过了好几天，老板拿着文件来找李强盖章，李强手忙脚乱 地找了半天，后来才想起来被借走了，搞得老板好几天没给李强好脸 色。 后来又有一次，办公室被盗，办公桌的锁很容易就被打开了。值 得庆幸的是，只丢了几百元的现金，公章一个没少。但李强还是惊出 了一身冷汗，想想就后怕。

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Logo 任务分析
科庆公司经理秘书汪华因一己之贪欲，私开公司介绍 信加盖公章后交给林某使用，结果造成公司重大经济损失， 汪华的教训是深刻的。在一般情况下，介绍信由单位印章 管理人员负责掌管。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印 章的介绍信才能起到凭证的作用，因此，介绍信的管理与 印章的管理同样重要，来不得半点马虎，否则，出了事故， 当事人要负责任。在介绍信的管理中，一定要坚持原则， 不为利诱，不为情动，按公司相关规定办事。
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印章的管理和使用
名称 公章 专用章 释义
是一个企业的正式印章，标明企业 法定名称，是企业的标志和象征， 具有法定的权威和效力
适用范围
多用于正式文件和介绍信、 证明信等
是指企业为开展某一类专门性业务 这类印章不代表整个企业，只代 而使用的印章，这类印章在印文中 除刊有企业的法定名称外，还应刊 表企业下属某一专门部门的职权 有专门的用途，如“财务专用章”、 “合同专用章”等 又称为手章或领导人签名章。它是 根据企业主要负责人用钢笔或毛笔 亲自签名制成的印章，其基本作用 是以盖章代替手写签名。它代表法 人，象征职权，因此具有权威性 银行支票、财务预算或决算、签 订合同或协议等，除盖公章和专 用章外，还须盖法定代表人私章 才能生效 专门用于印制大批量文件，它与 正式印章具有同等的法定效力。 一般用于证明性公文或证件 如保密章、急件章、注销章等
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Logo 项目任务 1、如果你是宏利公司的总经理助理李强，你 将在办公室印章的保管、使用等管理工作中做哪 些改进？ 2、汪华在办公室介绍信的管理工作中要吸取 什么样的教训？
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印章的管理和使用
编号 用印时间 用印部门 用印内容 份数 批准人 经办人签名 备注
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印章的管理和使用 ⑶ 对需留存的材料应在加盖印章前，留存一 份，立卷归档； ⑷ 企业秘书在用印时应严格按照上司要求， 亲自把握和使用，绝不能委托他人代为用 印，更不能以印谋私，损害企业利益； ⑸ 用印时应注意盖印位置正确、端正、清晰， 一次成功。
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印章的管理和使用
用印申请单
文件标题
发往机关 用印日期 批准人（签字）
份数 用印申请人（签字） 备注
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印章的管理和使用
会说 会写ຫໍສະໝຸດ 会做事会做人
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印章的管理和使用---刻制与启用的步骤 印章的管理和使用
准备刻章申请 开业通知等相关材料 到注册所在地公安局 办理手续 到其指定或授权的 刻字社刻制。
将印模交原审批的 公安部门备案
正式行文通告公司 全体员工或有关 客户、机构、部门
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印章的管理和使用 4、印章的使用 ⑴ 盖用单位印章，必须由单位主要负责 人审核签名批准。但为了方便工作，对于 一些一般性事务的用印，企业的领导也可 授权部门负责人或印章管理人员审签； ⑵ 秘书用印前，必须认真审核，明确了解 用印的内容和目的，确认符合用印的手续 后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印
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介绍信的管理和使用 例文1 例文1
介绍信
××公司： ××公司： 公司 今介绍我公司××× ×××两位同志前往贵 ×××、 今介绍我公司×××、×××两位同志前往贵 公司洽谈有关××产品销售的具体事宜， ××产品销售的具体事宜 公司洽谈有关××产品销售的具体事宜，请予接洽 为盼。 为盼。 此致 敬礼 印章） （印章） ×年×月×日 有效期× （有效期×天） 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题 Company Logo
只能用在小型票证上，如税务发票及 其他专用票等。不能作为正式印章用 Company Logo 于介绍信或出具证明等。
法定代表人私章
套印章 钢印 戳记
是指按照正式印章的原样制版 而成的印章
不用印色，利用压力凹凸成形 是为标志特定信息而使用的印章
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是按照正常比例缩小用于印刷的专 缩印 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题 用公章。
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介绍信的管理和使用
1、介绍信的概念 、 介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证 明其身份的一种书面凭证。 明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双 重作用。 重作用。 2、介绍信的种类 、 从文面格式来看，介绍信有两种： 从文面格式来看，介绍信有两种： ⑴ 书信式 是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺） 是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺） 书写的介绍信
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Logo 印章的管理和使用 1、印章的概念 印章，向下代表着一种权力，是机关职能的合 法代表，向上则要代表责任，凡是有公章或签章 的文件，领导要负一定的责任，机关发文、发函、 签署合同、订立协议、出具证明等，均要用印才 合法有效。因此，印章是单位组织权力的象征和 职责的标志。 2、印章的种类 印章按其性质和作用划分有多种，现列简表如 下：
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Logo 任务分析
经过了这几件事后，宏利公司的经理助理李强在办公室印章的保 管、使用等管理工作中应该要吸取教训，做一些改进，如单位的公章 应该要放置在保险柜里，这样比放在办公桌的抽屉里相对来说要安全 些；对于公司的合同章，李强应坚守一个原则：必须要有财务和法律 顾问的亲笔签名，否则，无论如何也不给盖章，盖公司章，一定要认 真审核内容，不符合盖章条件的，应坚持原则，无论如何也不能盖章； 如果单位领导不在，就应让申请盖章者当着自己的面电话请示领导， 领导发指令同意后，才能盖章。如果确因工作需要，别的部门借公章， 李强应让他们履行严格的手续，并提醒他们按时归还，稳妥起见，还 可以印发一些用印申请章，来提醒自己不要疏忽，申请单应复印一份， 留作存档。 认真负责的工作态度，是单位公章管理者必须具备的职业道德， 李强在以后的工作中，应不断强化这个职业素养，保证印章的管理工 作不出差错。
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案例2： 案例 ： 汪华是科庆公司经理秘书，某日他高中时的一位老同 学林某找到他，告诉汪华说自己有一笔好买卖，但他是个 人身分，不如公司签合同方便，想借用科庆公司的名义， 让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完 后就还给科庆公司，并给汪华数目可观的报酬。汪华应允 后，林某利用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆公司 业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份 钢材购销合同，骗取了东信公司价值一百万元的钢材。林 某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事件给科庆公司造成了 信誉和财产上的损失。