XX电器公司营销管理系统

北京XX电器有限公司营销管理系统需求说明书
Table of Contents
1.前言 (4)
1。

1目的 (4)
1.2范围 (4)
1。

3定义、缩写、简写 (4)
1.4其他限制与条件 (4)
1。

5参考文档 (5)
2。

系统概述 (6)
2。

1北京XX电器有限公司营销机构图 (6)
2。

2系统建设背景 (7)
2.3系统整体需求及目标 (7)
2.4本系统要达到的目的 (8)
3。

详细需求分析 (8)
3。

1核心业务 (8)
3.1.1销售成本会计 (8)
3.1.2销售调度 (11)
3。

1.3营销中心秘书-赵琛 (16)
3。

1。

4 ........................................................................................................................... 区域经理—李建成18
3.1。

5宣传经理—夏砚秋 (19)
3.1。

6营销中心经理 (22)
3.1.7办事处内务部工作 (22)
3。

1.8办事处财务部工作 (24)
3.1。

9办事处业务部处理 (26)
3。

2系统实现思想分析 (26)
3.2。

1业务流程分析 (26)
3.2。

2营销管理系统 (27)
3.2.3工作流设计思想描述 (29)
3。

2.4营销中心业务处理工作流分析 (29)
3.2.5工作流节点分析 (30)
3。

2.6业务处理工作流具体描述 (30)
3.3系统用户分析 (31)
3.3.1管理员用户 (31)
3。

3。

2 ..................................................................................................................................... X X基地用户31
3.3.3办事处用户 (31)
3.3.4经销商用户 (31)
3.4功能需求分析 (32)
3.4.1计划管理模块 (32)
3。

4.2合同管理维护模块 (32)
3.4.3渠道管理模块 (33)
3。

4。

4 .................................................................................................................................. 产品管理模块33 3。

4。

5 .................................................................................................................................. 客户管理模块33
3.4。

6广告促销管理模块 (33)
3。

4.7资金管理模块 (34)
3。

4.8物流配送模块 (34)
3。

4。

9 ....................................................................................................................... 数据中心及统计分析36
3.4.10系统管理 (36)
3。

4.11接口模块 (36)
3。

5设计约束分析 (36)
4。

附件1 (36)
1. 前言
《北京XX电器有限公司营销管理系统》（以下简称本系统）是一个基于互联网的对企业的营销资源进行管理的系统。

XX电器有限公司通过本系统加强对各级经销商的管理和整合企业内部的营销业务流程，从而提高企业营销部门的效率，强化对经销商的管理，降低企业的销售风险,扩大XX产品的市场份额.
本系统的直接使用者包括XX公司营销中心的经理、销售成本会计、销售调度、企划主管、销售合同管理人员、区域经理、办事处人员、一级代理商、二级代理商等。

另外还有一些间接使用者，如财务人员等。

他们通过与本系统的接口参与信息的共享。

对于使用者,本系统将达到简化规范工作流程、加快信息流转、提高工作效率和质量。

1.1 目的
本软件需求说明书（Software Requirements Specifications）是开发本系统的主要依据.本文的目的是对本系统所涉及的用户群、业务处理流程和要求、完成业务处理所具备的功能和性能、以及其他相关的要求进行详细的分析和规范。

1.2 范围
本软件需求说明书从软件方面对《北京XX电器有限公司营销管理系统》进行规范。

这些规范的作用是要保证北京XX电器有限公司营销部门能够有效地使用本系统，管理企业营销资源。

1.3 定义、缩写、简写
名词定义
分销渠道参与分销活动的实体的有机组合。

一个分销渠道通常是由生产企业开始，逐级通过分区、分公司、子公司、办事处、经销商、到经销网点专卖店的一整套结构。

分销
渠道是一个倒置形树状结构,又称为渠道树。

它的最上端一般是生产商，下端可以是
子公司、经销商、经销网点、专卖店.
角色角色是若干个有一定相关性的权限的集合.角色的定义最大限度地实现了权限的管
理。

一个用户通过授予角色而获得使用权限.
权限权限是对某一具体操作所赋予的权利.一个用户必须拥有某一权限，才能操作或使用某一功能。

应用服务器应用服务器（Application Server）又称中间件，应用软件通过应用服务器与底层数据库和其他设备进行交互。

用户本系统的使用者。

保利价是营销中心考核各办事处业绩时制定的内部价格，仅作考核用，与财务的价格无关.
1.4 其他限制与条件
本系统的运行环境必须满足以下几点：
•必须是基于应用服务器而且能够跨平台运行，操作系统有Windows、SUN Solaris，IBM AIX 等；
•系统必须能够联机（Clustering）运作；
•系统必须能够进行负载均衡（Load Balancing）;
•浏览器是Internet explorer 5。

0以上或Netscape 6。

0以上.
•用户通过互联网和浏览器对本系统进行操作。

•对于28.8 MODEM接入,98％以上的请求必须在2。

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1.5 参考文档
1.
2.
3.
4.
5.
2. 系统概述
2.1 北京XX电器有限公司营销机构图
北京XX电器有限公司营销机构分为三部分：XX总部营销部、各地办事处、各地代理商（见下图)。

●XX营销部包括：
XX营销中心包括:销售部、客户服务部和内务组。

销售部下设产品经理、分公司和办事处.
产品经理：
宣传主管:负责制定年度、月度的广告计划,审批各办事处和经销商的广告计划.
内务组下设发货零售、宣传主管、合同管理、销售统计和成本会计：
发货零售：负责接收要货单,生成订单,并追踪订单的执行,填写订单执行情况台帐。

销售统计:负责用Excel统计每周回款发货统计表.
销售成本会计：负责为销售统计整理报表，负责编制各办事处利润核算表和各办事处盈亏分析表.
控制营销中心费用支出的情况,签署费用支付单。

合同管理人员：负责各进销商的定购合同管理，合同记载XX对不同经销商的价格信息。

●办事处包括：
以北京为例，办事处一般设置内务部、业务部、财务部和售后服务部。

内务部：负责处理经销商的要货申请，下达配送指令；库存管理；向基地要货；管理促销员，上报销售情况（含竞争对手)。

业务部：设置片区经理、业务员。

负责完成销售任务，统计商场的销售和库存情况（含竞争对手)，收回商场货款。

财务部:管理经销合同、配送商合同；核算办事处费用（用友软件）;处理应收应付；业务员提成计算；
配送商结算；
2.2 系统建设背景
北京XX电器有限公司是北京市科委系统中实业型股份制新技术企业。

公司成立于1991年，以小家电的开发、生产、销售为一体。

公司致力于产品技术开发与应用，在很短的时间里已开发生产出三十多种小家电产品.其主打产品电暖器、浴室暖风机，一直保持全国同行业销量前两名，并且进入东欧等国际市场。

电热水器产品在98年被国家商业联合会推荐为“国内十大主导品牌"。

98年同丹麦“METRO”公司合作推出具有世界先进技术的第三代产品“丹普”电热水器。

空气净化器、暖风机、电热水器分别获取通过国际市场的TUV/GS和CE认证。

XX 电器早于96年进行第二次创业，同年从导入CIS入手,提高员工的整体意识，并在顺义建起亿元生产基地。

北京XX电器有限公司划为电暖器事业部、电热水器事业部、电热器具事业部、电子事业部.在全国二十多个省市自治区设有分公司和办事处,拥有200多个合作单位,300多个销售网络和售后服务网点.
沟通、合作、挑战、创新,是企业精神，兴业报国是企业的目的。

争当小家电的排头兵,在国际市场中树立“中国人的小家电”品牌为企业的信心与决心。

2.3 系统整体需求及目标
本系统首先是一套功能齐全的,基于互联网应用技术的，针对北京XX电器有限公司营销需求的系统.与此同时，本系统的结构必须保证最低的运营成本和维护成本.本系统的使用者无需安装任何客户端软件便可进行操作。

本系统必须能够跨平台运行，在需要时从一个操作平台(譬如Windows NT/2000)很容易地移植到另一个操作平台（譬如SUN Solaris或IBM AIX）。

本系统必须具有可扩展性（Scalability）。

在运行负载达到一定程度时,可以直接通过增加一台或多台服务器来保证系统在新的负载下正常运行.服务器必须能够联机运行（Clustering）并具备负载均衡（Load Balancing）功能。

本系统的最终目的是帮助北京XX电器有限公司加强和提高对分销资源的管理的广度、深度、力度。

北京XX 电器有限公司通过本系统对分销资源进行实时化或准实时化管理。

营销工作在不断地变化的。

本系统必须能够适应这些变化。

在实施这些变化时，应该尽量做到不改变软件程序或最小限度地改变程序。

本系统必须是基于工作流和权限控制的概念之上。

每一个操作人员根据自己所被授予的权限进行相应的操作。

本系统不是一个孤立的系统.本系统必须能够与XX现有的其他系统：CIMS和用友财务软件进行一定的数据交换.
2.4 本系统要达到的目的
本系统应达到一下几个目的：
1、整合XX营销业务：
●分析营销中心现在业务流程,重组部分业务流程，划分功能模块；
●建立基础资料数据库，提高数据处理的自动化能力；
●理顺信息流转的途径,保证基础数据的一致性.
2、降低办公成本：
●实现无纸化办公或少纸化办公;
●通过系统间的有效联接，减少不必要的中间环节。

3、系统还应为管理人员决策提供依据:
●建立数据中心,提供自身和对手的资料；
●建立分析模型，分析数据蕴藏的信息。

3. 详细需求分析
3.1 核心业务
3.1.1 销售成本会计
3。

1。

1。

1 办事处利润核算处理
输入:
数据来源于用友财务软件，具体数据可从相应的会计科目取出。

报表输入的格式见附件1,数据项的说明如下：
本月数:除销售成本外，其余全部抄自财务软件；销售成本用财务提供的销售数量乘以保利价得
到。

销售收入以本月实际发生为准，不含退货和财务调帐等因素。

本年数：逐月类加得到.
##＃产品系列的毛利率和利润率也可从财务软件查出改产品销售收入、销售成本和净利润等数据，从而计算出上述数据.
操作:
第一块：
查阅会计科目的金额，填写行1、行2、和行4子行的本月数据，行3数据为行2除以行1，行4数据由行4子项汇总得到，行5数据由行1—行2-行3-行4得到，行6数据为行5除以行1。

本年数对应上述关系。

第二块：
＃##产品大类的毛利率、利润率
本月毛利率由（销售收入-销售成本）除以销售收入得到，利润率由净利润除以销售收入得到，类似求出本年的毛利率、利润率.
数据输入的顺序不限，凡计算生成的数据不能录入。

输出：
产生《###办事处利润核算表》,留在本地备查。

3。

1.1。

2 营销中心各部门盈亏分析
输入：
数据来源于用友财务软件，具体数据可从相应的会计科目取出。

报表输入的格式见附件1,数据项的说明如下:
#＃＃办事处的销售收入、销售成本、销售费用、毛利1、毛利率1、毛利2、毛利率2、占总销量份额和备注。

销售收入、销售费用从财务软件得到，销售成本为销售量乘以保利价,毛利1为销售收入—销售成本—销售费用，毛利率1为毛利1除以销售收入，毛利2为销售收入-销售成本，毛利率2为毛利2除以销售收入，占总销量份额：应用本办事处的销售量除以公司全部的销售量。

操作：
1、查询财务软件得到各办事处的销售收入、销售成本、销售费用和销量等信息;
2、汇总销量数据，计算各办事处所占份额
3、填数入表，并计算毛利1、毛利率1、毛利2、毛利率2
数据输入的顺序不限，凡计算生成的数据不能录入。

输出：
产生《＃#＃年＃月-#月营销中心各部门盈亏分析表》,留在本地备查。

3.1。

1.3 营销中心资金计划处理
3。

1.1.3。

1 营销中心费用支付计划制定
输入：
该表格的计划数由于变化比较大，一般逐月调整,故计划栏目由人工填写；实际发生数由成本会计的统计台帐得到。

操作：
1、填写计划数。

2、计算总计.
输出：
产生《＃#＃年#月营销中心费用支付计划表》中的计划支付列，留在本地备查。

3.1。

1。

3.2 营销中心各办事处、经营部费用、工资拨付计划制定
输入：
营销中心对办事处的各种费用有一个拨付标准《办事处每月费用核销表》计算得出，根据各办事处目前的人员状况等信息，可以直接生成费用计划，该标准应作为基本信息存入系统。

操作：
1、计算计划数，产生计划拨付费用、计划支付工资和两者小计.
2、调整计划数。

输出：
产生《###年#月营销中心各办事处、经营部费用、工资拨付计划表》中的计划支付列、计划支付工资和两者小计，留在本地备查。

3。

1。

1.3.3 分支机构营销费用支付计划制定
输入：
根据年初各办事处的销售任务书中的回款计划。

(计划数*17% )
操作:
1、计算计划数,产生计划支付。

2、调整计划数。

输出：
产生《＃＃#年#月分支机构营销费用支付计划表》中的计划支付列,留在本地备查。

3。

1.1。

3。

4 营销中心资金支付总计划制定
输入：
由各类计划表汇总得出
操作：
总计项目为各计划表汇总得出。

营销中心计划支付为《＃＃#年#月营销中心费用支付计划表》计划数、销售部计划数为《＃＃＃年#月营销中心各办事处、经营部费用、工资拨付计划表》
输出：
产生《＃#＃年营销中心＃月营销支付计划总表》中的计划支付列，留在本地备查。

3。

1。

1。

4 营销中心费用执行监控
输入：
营销中心的费用支付由销售会计负责统计，现有的费用报销单形式有4种：《差旅费报销单》办
事处外埠差路费、《办销单》办事处其他费用、《支出证明单》付办事处款：电汇、汇票和支
款、《借款单》付办事处费用:现金、邮折。

通过汇总上述单据形成各办事处的实际费用支出。

为了给费用归类，销售会计需要规范各项费用支出.
操作：
1、审核报销表格,是否在本月相应费用计划之内，做出同意和不同意的决定。

2、对于超过费用计划但有销售经理签字的单据，做同意处理并加上特殊标示(如：计划外支出、
原因等）。

输出：
产生《#＃#年＃月营销中心费用支付清单》留在本地备查;
完成《#＃＃＃年##月营销中心费用支付计划表》中的实际支出、节约/超支、审批栏、超计划支付记录；
完成《#＃＃#年＃#月广告费用拨付计划表》中的实际支出金额、节约/超支、超计划执行说明
完成《#＃#＃年##月分支机构营销费用支付计划表》中各栏中的实际，节约/超支、审批栏、超计划支付记录；
完成《营销中心#＃＃月安装维修费资金支付计划表》中的实际支付，节约/超支、审批栏、超计
划支付记录;
完成《＃##年#＃月营销中心各办事处、经营部费用、工资拨付计划表》中的实际拨付费用、实
际支付工资、小计、超计划支付记录；
3.1.2 销售调度
3。

1.2。

1 处理要货清单
输入：
数据大部分由经销商填写，必填的数据项有要货日期、要货地点名称、填表人、联系电话、产品、型号、要货台数、实收台数。

项目限制：
产品应限制在XX现有的产品之中；型号限于XX现有的型号之中(分产品)；实发台数不大于要货台数；实收台数不大于实发台数;
操作：
接到《要货清单》的传真时：
主流程一：
1、转换产品的型号为CIMS中的产品编号；
2、填写收单时间；
3、在CIMS中制作订单；
4、如果库存不足转入流程A
5、产生订单；
6、《要货清单》归档。

流程A (库存不足）
1、话通知要货方，要求修改要货单;
2、《要货清单》挂起，等待对方修改，
3、对方修改
4、然后转入主流程一3;
接到储运部《出入库任务单》时
主流程二：
1、调出与该发货单对应的要货单;
2、填写实发台数；
3、填写发出时间、预计货物到达时间；
接到要货人的确认时：
主流程三：
1、实收数量与实发数量一致，《要货清单》处理完结，否则转入流程B;
流程B（实收数量与实发数量不一致）
1、电话储运部，核对出库数量，如出库数量有问题,调整实发台数；
2、如出库数量没有问题，交领导解决;
3、记录修改原因；
4、转入主流程三；
输出:
保留《要货清单》备查。

3。

1.2。

2 处理发货通知
输入：
数据由销售调度根据储运部的产品出库单（MRPⅡ）填写实际发货数量。

必填的数据项有要货单位、要货日期、发货日期合同到货时间产品型号、实发台数
要货方填写实到台数、实际到货日期。

项目限制：
产品应限制在XX现有的产品之中；型号限于XX现有的型号之中(分产品)；实到台数不大于实发台数。

操作:
需填《发货通知单》时:
主流程一：
1、取得储运部发货单产品出库单；
2、填写《发货通知单》;
3、传递要货方
收到要货方的确认时：
主流程二：
1、检查实到数量与发货数量是否一致；
2、如果不一致，转流程A；否则继续;
3、完成《发货通知单》；
流程A:
1、电话储运部,核对出库数量，如出库数量有问题，调整实发台数；
2、如出库数量没有问题，交领导协调；
3、协调后，记录修改原因;
4、转入主流程二；
输出：
保留《发货通知单》备查。

3。

1。

2。

3 异地入库处理
输入：
数据由销售调度根据办事处对库存进行补充的要货申请（办事处负责管理XX外地库房；此申请单与各代理商的要货单格式一样)填写。

数据项有发货单位、车号、交货人、产品、产品规格、单
位、数量
项目限制：
产品应限制在XX现有的产品之中,现在填入的是；型号限于XX现有的型号之中(分产品);实到台数不大于实发台数。

操作:
1、填写产品入库单
2、送储运部经理审核
3、传真到异地仓库,确认后传回
输出：
保留《产品入库单》备查；异地库存增加.
3.1.2.4 异地出库处理
输入：
销售调度依据代理商的要货清单填写产品出库单（财务对代理商的要货清单及销售调度填写的产品出库单进行审核）填写。

数据项有收货单位、车号、提货人、产品、产品规格、单位、数量；
项目限制：
产品应限制在XX现有的产品之中,现在填入的是;型号限于XX现有的型号之中（分产品）；实到台数不大于实发台数；单价对应产品计划价。

操作：
1、填写产品出库单
2、异地仓库确认后传回
输出:
保留《产品出库单》备查；异地库存减少。

3。

1.2.5 发货工作单处理
输入：
数据由销售调度根据CIMS系统中的数据填写。

数据项有编号、日期、填表人、订单编号、要货单位、调度结单时间、通知财务时间、财务反馈时间、调度制单时间、财务反馈信息内容、财务协调时间、库房发货时间、运输方式、运输商名称、发货通知单发送、发货通知单发送反馈、要货数量型号不满足处理、发货数量与到货数量不相符处理、运费负担方、要货明细(型号、数量、实发数量、对方确认数量）、运费总额、代理商负担额度。

该项工作的开始由销售调度主管发起.
项目限制:
数据应与下列几个因素有对应关系：
《要货清单》、CIMS系统、《发货单通知单》；
数据全部由销售调度填写。

操作：
主流程:
1、从销售调度主管处获得发货单,这时发货单上已填上要货单位和调度接单时间等信息；填写调度
制单时间。

2、把《要货清单》输入CIMS系统变成订单；如果库存数量和型号不满足，转入流程A
3、填写要货明细(型号、数量、实发数量、对方确认数量）;
4、销售调度通知财务部审核该订单；同时填写通知财务时间;如果财务审核部不通过,转入流程B;
5、销售调度接到财务的审核通过反馈，填写财务反馈时间；
6、销售调度下达订单，填写调度制单时间；
7、等待财务协调；
8、填写财务协调完成时间；
9、根据储运部计算的装货体积，决定是否填写《运费负担通知书》（货物总体积小于15立方米);
10、确认《运费负担通知书》；否则,停止发货。

11、根据储运部《出入库任务单》填写库房发货时间，运输方式、运输商名称、运费总额、代
理商负担额度；
12、编制《发货通知单》，通知要货方，填写发货通知单发送时间;
13、收到要货方对《发货通知单》的反馈,如有问题：转入流程C;
14、流程结束；
流程A
1、通知要货方修改《要货清单》;
2、确认修改后的《要货清单》；
3、记录处理结果，以填到要货数量型号不满足的处理项中;
4、转入主流程2；
流程B
1、记录财务反馈信息内容；
2、通知客户修改《要货清单》;
3、确认修改后的《要货清单》；
4、记录处理结果，记录财务反馈信息内容,记录财务反馈时间；
5、转入主流程5
或者：
1、检查用户的信誉度，由销售经理和总经理审核后，发货;
2、转入主流程5
流程C
1、电话储运部,核对出库数量,如出库数量有问题，调整实发台数;
2、如出库数量没有问题,交领导协调；
3、协调后,记录修改原因；
4、转入主流程14；
输出:
保留《发货工作单》备查；填写《产品配送控制台帐》相应栏目。

3.1。

2.6 产品退换货处理
输入：
数据由销售调度填写。

数据来源于涉及代理商、库房、事业部。

数据项有编号、填表人、申请单位、营销中心审批时间、货到公司时间、接单时间、向返货方反馈时间、质量检验时间、退库时间、出库单传真时间（换货填写/退货不填)、对方确认时间、质量检查状态（由事业部检验后填写扣款审批表—-——销售调度依据扣款审批表填写扣款通知书———-营销中心副总在扣款通书签字--—-传给代理商确认）、确认型号数量是否有异议、如何处理、车间检修时间、鉴定检修协议时间及具体内容、退换货申请表内容（型号、数量、退换货原因）、实际到货情况（数量、运费、如何处理）、检验结果（合格台数、不合格台数、扣款数)、执行结果(扣款申请额、代理商承担、运费总额、代理商承担运费、时间）。

该项工作的开始由销售调度主管发起.具体数据全部由销售调度填写
前期数据来源客户的《退换货申请表》
操作：
主流程：
1. 从销售调度主管处获得退换货工作单,这时工作单上已填上申请单位、接单时间并将退换
货申请表及退换货工作单转交销售调度,销售将退换货申请单的内容填到工作单上
2. 请求营销中心经理审核并填写营销中心审批时间
3. 等待储运部的收货通知，填写货到公司时间项;
4. 填写质量检验时间、填写质量鉴定状态；
5. 填写实际到货情况（数量、运费）、向返货方反馈时间项，向返货方反馈意见;
6. 如果实际到货情况不被返货方确认,请示上级，填写如何处理项，否则不填；
7. 填写对方确认时间；
8. 填写车间检修时间;
9. 填写检验结果（合格台数、不合格台数、扣款数)；
10. 填写检验结果（合格台数、不合格台数、扣款数)
11. 填写执行结果（扣款申请额、代理商承担、运费总额、代理商承担运费、时间）
12. 流程结束；
输出：
保留《产品退换货工作单》备查；填写《产品退换货控制台帐》相应栏目.
3。

1。

2。

7 三包维修配件返厂处理
输入：
数据由销售调度填写。

数据来源于涉及维修商.
数据项有编号、填表人、返件单位、接单时间、货到公司时间、通知检验时间、质量部检验时间、检验报告返回时间,通知结算主管时间、通知成本会计时间、入库确认时间、质量鉴定状态、确认型号数量是否有异议、如何处理、保修期内维修配件返厂明细表（配件名称、产品型号、数量、备注）、实际到货情况(数量、检验结果(符合返厂数量、不符合返厂数量))、备注.
该项工作的开始由销售调度主管发起。

具体数据全部由销售调度填写
前期数据来源客户的《三包维修配件返厂申请表》；
操作：
主流程:
1. 从销售调度主管处获得三包维修配件返厂工作单，这时工作单已填上返件单位、接单时间
并将期保修期内维修配件返厂明细表转交销售调度。

（配件名称、产品型号、数量、备
注）
2. 等待储运部的收货通知,填写货到公司时间项；
3. 通知质量部检测；
4. 填写质量部检验时间、填写质量鉴定状态；
5. 填写检验报告返回时间；
6. 填写实际到货情况（数量、检验结果（符合返厂数量、不符合返厂数量）)、征求返件方
反馈意见。

7. 如果实际到货情况不被返件方确认，请示上级，填写如何处理项,否则不填;
8. 填写通知结算主管时间；
9. 填写通知成本会计时间；
10. 填写入库时间；
11. 流程结束;
输出：
保留《三包维修配件返厂工作单》备查；填写《三包期内维修配件退货控制台帐》相应栏目。

3.1.2.8 维修配件发放处理
数据由销售调度填写.
数据项有编号、日期、填表人、订单编号、要货单位、调度收到申请表时间、通知结算主管审核时间（填写产品编码）、结算主管反馈时间、调度制单时间、财务反馈信息内容、财务协调时间、库房发货时间、运输方式、运输商名称、通知对方确认时间、对方反馈时间、要维修配件数量型号不。