受助学生档案管理制度

第一章总则
第一条为规范受助学生档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，提
高档案管理效率，更好地服务于受助学生及其家庭，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我校受助学生档案的管理，包括家庭经济困难学生、奖学金
获得者、助学金获得者等。

第二章档案管理范围
第三条受助学生档案管理范围包括：
1. 家庭经济困难学生认定材料；
2. 奖学金、助学金申请及审批材料；
3. 受助学生基本情况登记表；
4. 受助学生活动记录；
5. 受助学生毕业证书、学位证书等相关材料；
6. 其他与受助学生相关的材料。

第三章档案管理职责
第四条学校档案管理部门负责受助学生档案的收集、整理、归档、保管、利用和
保密工作。

第五条各学院、部门负责提供受助学生档案材料，协助档案管理部门做好受助学
生档案的管理工作。

第六条档案管理人员应具备较高的政治素质、业务能力和保密意识，严格遵守国
家档案法律法规和学校规章制度。

第四章档案管理流程
第七条受助学生档案的收集：
1. 档案管理人员根据受助学生档案管理范围，定期收集受助学生档案材料；
2. 各学院、部门应按时提供受助学生档案材料，确保档案材料的完整性和准确性。

第八条受助学生档案的整理：
1. 档案管理人员对收集到的受助学生档案材料进行分类、编号、编目，建立受助学生档案目录；
2. 对受助学生档案材料进行鉴定，剔除无保存价值的材料。

第九条受助学生档案的归档：
1. 档案管理人员将整理好的受助学生档案材料按照归档要求进行归档；
2. 档案管理人员应定期对受助学生档案进行清理、检查，确保档案的完整性和安全性。

第十条受助学生档案的保管：
1. 档案管理人员应采取有效措施，确保受助学生档案的实体安全；
2. 档案管理人员应加强档案数字化建设，提高档案利用效率。

第十一条受助学生档案的利用：
1. 档案管理人员应按照规定，为有关部门、单位提供受助学生档案材料；
2. 受助学生本人或其授权人可查阅本人档案，但需遵守相关规定。

第五章档案保密与安全
第十二条档案管理人员应严格遵守保密制度，确保受助学生档案信息的安全。

第十三条受助学生档案的保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。

第十四条档案管理人员应定期对受助学生档案进行安全检查，发现安全隐患应及时整改。

第六章附则
第十五条本制度由学校档案管理部门负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。