CIP活动及会议技巧

3.開會次數與時間﹕原則上每1~2周定期一次﹐每次30~60分鐘
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會前的准備
開會前的准備
發出開會通知單﹐并明確開會內容 組長提早通知與會者做好准備 組長必須先掌握本次會議無法出席者﹐并收集其聲音 查檢前次會議決議事項之執行狀況 開會通知單內容
項目 內容 范例
什么(what)
為何(why) 誰 (who) 何時(when) 如何(how)
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會中注意事項
For 主持人﹕
明確會議目的
創造輕松活躍的會議氛圍 引導成員充分發言﹐對不發言的人不要任其緘 默不管 一個議題充分討論有結果后﹐再進行下個議題
有效率的進行并在預定時間內結束
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會中注意事項
For 組員﹕
不要遲到
出席者對議題要明確把握 不要只對特定的人對談
不要做個人攻擊
主題
理由 人 日期 方法
會議議題
會議目的 出席者 月 日 時間
標准化
為有效對策擬定標准化作業方式 全體組員﹑部門主管 x年x月x日 x時x分~x時x分
何處(where) 場所
會議場所
會議的進行方法
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xx會議室
親和圖法 + 腦力激蕩法
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會議程序
小組會議程序
主持說明本次小組會議的目的 上次小組會議決議事項及實施結果 活動進行狀況及問題的提出 本次議題之討論 決議(明確負責人及完成期限) 臨時動議 總結(議決事項確認﹐請輔導員講評) 下次小組會議日期預定
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主持特別希望某一有知識 經驗或較少發言的人發言 時﹐可指定其發言。
反問法-----倒過去發問﹐使 其發言
會議中有提出問題﹐主持可以 反問其本人如何解決或以反面 問題向其發問﹐以增加會議活 潑性。 22
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技巧----開放式&封閉式提問
提問時多采用開放式﹐給對方自由發揮的空間
封闭式提问：答案是唯一的，是有限制的
CIP活動與會議技巧
2014.10.07
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課程目標
讓學員瞭解何為CIP活動及成員職掌
讓學員瞭解如何開展小組會議﹐以達成活 動目標
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課程大綱
第一單元：CIP活動 第二單元：CIP小組會議開展之活 動步驟
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第一單元：CIP
何謂CIP活動 為什么要推行CIP 小組成員職掌
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改善活動CIP
請問李兄﹐你的看法如何…… 就這一點﹐可否請你說明清楚一點…… 你的意見很好﹐大家看看有無什么要補充的…… 就這一點可否請林兄調查一下…… 請大家就這二個案子提出優劣點比
轉向法-----接力式發言
主持可利用與會人員之 問題﹐轉向其他人員發 問﹐使全員能多加思考 。
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輔導員職掌
輔導員的職掌
定期輔導小組活動進行 協助實施小組的教育訓練 促使改善活動與部門任務完全接合 引導小組之改善方向和做法 正確指導改善手法應用,以提高活動效能 對於改善活動本身無法處理的問題給予協助和鼓勵
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部門主管職掌
部門主管職掌
創造積極活躍的改善氛圍 提供明確的方向和目標 為改善小組活動提供support 協助選定活動主題 掌握改善小組活動進行狀況 改善活動與績效考核有效結合 正面評價改善小組活動﹐并多加鼓勵
生產 品質 成本 交期 安全 士氣
專業技術 DOE + QC手法 統計工具 Team Work
其他
手法工具
改善步驟(QC STORY..)
任 務 目 標
專業技術 × QC STORY × 適當輔助工具
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達成目標
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CIP理念
團隊合作：藉由Teamwork 以群策群力
科學方法：有步驟、有方法，在專業基礎上更加
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技巧----腦力激蕩法(Brainstorming)
CIP活動最重要的一點必須是經大家討論﹐集思廣 益﹐腦力激蕩法是最常用的方法。 運用腦力激蕩法時﹐應有一位主持人及一位記錄人 員﹐將每人的意見記錄下來。 腦力激蕩的原則﹕
(1). 禁止批評 (2). 自由奔放 (3). 點子多多益善 (4). 歡迎搭便車 (5). 全員發言
如虎添翼
任務達成：達成部門目標及顧客持續改善要求 自我成長：養成成員之改善及創新能力 體現自我價值、滿足、成就感
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為什么要推行CIP?
對同仁的好處:
提昇改善問題的能力﹐增強自信心 獲得相互尊重﹐建立良好工作氛圍 擴大視野﹐拓寬人際關系﹐提高溝通能力 優秀CIP可獲得物質和精神獎勵﹐增加成就感
對公司的好處
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技巧----鼓勵發言
組員發言時﹐主持人的作法﹕
要傾聽﹐并尊重對方
當組員發言完畢時﹐必要時做重點之復誦﹐然后 再請另一位發言
當組員不發言時﹐主持人的作法﹕
可先聊聊大家較感興趣之事﹐不必太嚴肅 慢慢來﹐不可急著要組員發言 絕不強迫發言﹐宜用誘導方式
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技巧----鼓勵發言
誘導小組成員發言之技巧
提高產品品質﹐改善部門效率 培養干部領導才能﹐促進同仁間和諧關系 增加公司利益﹐提高工作士氣 養成同仁積極主動的工作態度﹐提昇公司形象
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小組成員
組長﹕每個小組必有一組長﹐可由上級主管指 派或由組員互選。 組員﹕工作性質相關人員，一般為 4~10人組 成小組﹐必要時可加入其他部門相關人員 、 供應商或客戶﹐對跨部門及複雜問題之解決較 為容易。 輔導員﹕一般均為該組的直屬主管或部門的專 家。
封闭式问题: 您能接受的感冒药最高价格区间是多少？ A、1—3元 B、3—8元 C、8—12元 D、12元—20元 E、20元以上
开放式提问：答案是多样的，是没有限制的，是没 有框架的，可以让对方自由发挥的。
开放式问题: 您能接受的感冒药最高价格区间是多少？ _______________________(请填写)
改善活動CIP
(CIP- Continuous Improvement Process)
是以本身的專業知識為基礎，藉由正確邏輯 步驟的引領，輔以有效的手法工具，協助達 成任務！ CIP泛指各式改善小組活動，當然也包括 QIT、QCC、TPM小組、6σ小組… 等
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改善活動CIP
CIP 示意圖
改善項目
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第二單元：小組會議
目的&時機 會前准備 會議程序 會中/會后注意事項 技巧
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目的/時機
1. 小組會議的目的
由組員全員的意見決定改善活動的進行方向 透過小組會議達成組員意見之相互溝通 透過小組會議充分發揮組員的能力
2. 召開小組會議的時機
小 組 會 議 的 時 指定時間開會 上班中經請示核准開會 工作告一段落或工作空檔時 輪班制利用交接班時間 利用中午休息時間 下班后 利用休假日 機 頻 率 定期 有問題時 有機會時 定期 定期 定期 不定期 地 點 會議室 工作現場 小組園地 餐廳 郊外 組員家中
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組長職掌
組長的職掌
負責達成小組活動目標 小組活動計划的擬訂與執行 定期召開小組會議﹐領導組員積極參與活動 統一全體組員的意志﹑觀念﹑作法 向上級報告活動狀況﹐并協調相關資源 完成結案報告
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組員職掌
組員的職掌
協助組長達成活動目標 積極參加小組會議及相關活動 踴躍發言﹐提出自己意見和創意 貫徹會議決議事項 活用改善手法工具
不要意氣用事
多聽取他人的意見﹐不要固執已見
尊重有創造性的意見
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會后注意事項
會后﹕
向上級及相關人員發出會議記錄
把決議事項向缺席組員說明﹐并轉達分擔的工作 使其了解 組員認真實施分擔之工作 組長隨時掌握活動實施情況﹐必要時給予協助
與需要配合的其他單位協調
必要時請求輔導員或上級協助解決困難
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