某公司单证操作流程

单证操作流程

一、目的及适用范围：

1.1目的：确保单证操作高效准确。

1.2适用范围：南京联合全程物流有限公司仓储部单证人员。

二、职责：

2.1单证主管负责仓储部单证管理工作并对单证作业负责。

2.2单证员负责收发货单证操作,SAP和WMS系统处理，开出门证。

三、单证操作流程

3.1客户应提前一天发送有效订单给到客服主管，客服主管接受订单后，进行订单登记并将订单和登记表、作业要求一同发给单证主管。3.2单证主管接到订单后，把任务分配给各单证员，并说明作业要求、作业时间及注意事项。

3.3单证员接单后，核对库存并在SAP及WMS系统中处理。

3.4单证操作过程中遇到问题应及时和单证主管和客服主管汇报，并由客服主管和客户沟通协商解决。每票单据制作完成后，交给另一名单证员审核，经确认无误审核人员签字后交给仓库主管或领班备货，并在订单登记表上做好领用记录。

3.5车到仓库后，由单证员审核司机提货单，检查司机及车辆有效证件并复印，严禁车辆超载，及时通知现场准备发货，有任何问题及时向单证主管和客服主管汇报解决。

3.6单证完成后，单证员应及时核对库存，如发生差异应及时和现场主管共同查找原因并解决，防止多发或少发或发错货。

3.7单证员每日接单后应及时处理单证，并及时核查并登记订单完成情况，如发生装卸货延迟或现场无法操作等情况，应主动调查原因后报告给单证主管或客服主管，如现场原因应由单证主管和现场主管沟通解决，如客户原因，应由客服主管和客户沟通解决。

3.8现场完成作业后，所有单据应由提送货人员及时返回单证员，单证员审核单证无误后开具出门证、发货单、质检报告等，提送货人员凭出门证出厂。

3.9每单完成后，单证员应及时更新订单登记表。

3.10每天工作完成后，单证员应按客户整理出入库单据，按照日期、单据号统一排序。及时按客户打印盘点表给到现场，核对SAP 和我们的手工报表库存，并核对现场交回的盘点表，有问题及时解决。并在交接记录本上记录完成和未完成事项，及其它事项，方便下一班单证员操作。下班前把所有单据整理归档，同时在规定的时间内把客户要求的报表发送给客户。

3.11有特殊情况必须第一时间向单证主管和客服主管汇报解决

3.12所有单据以月为单位装订，附以封皮标注客户、项目、月份等，按月份排序放在文件柜或纸箱中。

3.12文件柜或纸箱按单据的日期范围建立索引，保留最近三个月的单据在文件柜或纸箱中，其余按照月份排序放入档案室保存，保存期限为一年。

3.13月度、年中、年终盘点报告要在盘点后24 小时内由仓库主管汇总后，汇报告给相关负责人。