第三讲采购订单与采购合同管理

5、品质保证：包修或包换期限，无偿或有 偿换修等； 6、仲裁或诉讼：双方如发生纠纷，仲裁的 地点或诉讼的法院选择； 7、其他：如卖方保证买方免受专利权的控 诉等。
三、采购订单的跟踪：在采购订单操作过程中，经 常会出现合同、需求、库存三者之间的矛盾和冲 突，因此在制定和管理定单的基础之上还要加强 定单的跟踪。 （一）合同执行前定单的跟踪； （二）合同执行过程中定单的跟踪。
一、采购订单的制定： （一）准备定单计划： 1、接受由市场部门提交的要货计划； 2、接受由生产部门提交的生产需求计划； 3、准备供应商群体供应信息。
（1）订单物料的供应商信息； （2）订单比例信息； （3）最小包装信息； 4、拟定采购订单说明书：准备好定单计划所需 要的资料。 （二）评估订单需求：只有准确的评估订单需求， 才能为计算订单提供参考依据，从而制定好的订 单计划。 1、分析市场需求； 2、分析生产需求； 3、确定订单需求。
（5）包装及运输方法； （6）付款方式； （7）交货时间；； （8）交货地点和交货方式；
（9）书上所讲的交货单位、物质的验收、违约 责任、不可抗力的处理以及合同的附则和其他 条款等。 3、尾部：合同的尾部通常包含（1）合同的分数： 2到3份；（2）使用的语言；（3）附件和合同 的生效日期；（4）双方的签字盖章。 二、采购合同的签订：当事人双方依据法律规定 就合同的各项条款进行协商达到一致而确立合 同关系的法律行为。 （一）合同签订前的准备工作：主要是调查 对方的资信能力，看其是否具有签订合同的资 格或代理资格。
（二）签订采购合同的程序：合同的签订，是双 方当事人的法律行为，合同的成立以当事人意 思表示一致为基础，通常分为两个阶段，即提 出订立合同的建议和接受订立合同的建议。 1、要约：订立合同的当事人一方向另一方 发出缔结合同的提议。 采购合同的要约具有以下特征： （1）要约必须是向特定人发出的； （2）要约须是当事人的行为； （3）要约必须含有可以订立合同的主 要条款。
1、严密跟踪供应详细过程，保证订单 正常进行； 2、紧急响应生产需求形式； 3、深重处理库存控制。
4、控制好物料验收单环节：国内供应商一 般是送达企业的材料库房，境外供应商交货一般 是送达企业的国际物流中转中心。 （三）合同执行后定单的跟踪。
第二节：采购合同管理
采购进货合同是一个环节多、因素多、风险大的作 业过程，所以作好的控制方法就是用合同控制，从而可 以减少风险。在合同中，明确了双方的义务和责任，做 出了违反合同的处理办法，还有双方的负责人的签字和 签章，甚至还有公证人的签字和公章。 一、合同与经济合同概述： （一）合同（又称为契约）： 1、合同的定义：指双方当事人之间为实现某特定 目的而确定、变更、终止双方债权债务关系的协议。 2、合同的特点： （1）订立合同的双方当事人法律地位平等；
（4）要求受约人做出答复的期限：要约有法律约 束力，在有效期内不得随意撤销；受约人在规定 期限内应做出回应。 2、承诺：受要约人做出的对要约完全无异议的 接受的意思表示，要约一经承诺人的承诺，合同 即宣告成立。采购合同的承诺具有以下特征： （1）承诺必须是就要约作出的同意的答复； （2）承诺须是受要约人向要约人做出的答复； （3）承诺必须在要约的有效期限内作出。
2、正文：通常采购合同正文的内容包括以下几个 方面。 （1）商品名称； （2）品质规格：商品所具有的内在质量和外 观形态的结合。
附：品质控制方法： 〈1〉使用实物Biblioteka Baidu样品：供应商提供的 物品品质要同样品的品质完全一致； 〈2〉使用图纸或说明书：供应商提供 的物品品质要符合设计图纸或说明书的要求
（3）数量：指用一定度量制度来确定买卖商 品的重量、个数、长度、面积和容积等。 （4）单价与总价：他们分别指交易物品的每 一单位的价格和总的金额。
二、采购订单的管理： （一）采购订单的明细管理：指通过对采购订 单各项目的管理，使企业相关部门掌握订货情况， 当确定采购对象后，企业通常会寄发订购单给供 应商，以作为双方将来交货、验收、付款的依据。 订购单内容主要侧重于交易条件、交货日期、 运输方式、单价以及付款等，因用途不同，通常 以颜色分为以下几联： 第一联：厂商联；第二联：回执联；第三联： 物料联；第四联：请款联；第五联：承办联
二、采购合同概述： （一）采购合同的概念：物资流通根据市场 需要，向物资的生产企业或其他物资流通企业购 买某种物资而签的协议； （二）采购合同的性质：采购合同是具有权 利义务内容的经济合同，一旦依法签订，双方就 要履行相应的义务，否则将会面临强制执行 。
（三）采购合同的内容：又称采购合同的条款，是 合同双方当事人的具体权利和具体义务。 1、首部：主要包括以下内容 （1）名称； （2）编号； （3）签订日期； （4）签订地点； （5）买卖双方的名称。
（三）计算订单容量：只有准确的计算好订单容 量，才能对比需求和容量，经综合平衡，从而 制定出正确的订单计划。 1、分析项目物料供应资料； 2、计算总体订单容量； 3、计算承接订单量； 4、确定剩余订单容量。
（四）制定定单计划：它使采购计划的最后一个环 节，也是最重要的环节。 1、对比订单需求和订单容量； 2、综合平衡； 3、确定余量认证计划； 4、制定定单计划。 下单数量=需求量-计划到货量-现有库存+安 全库存量 下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周 期-缓冲周期
（2）合同是双方当事人之间意思表示一致的 结果； （3）合同内容必须合法，否则合同自始至终 无效； （4）依法订立的合同，双方必须全面履行相 关的义务。 （二）经济合同： 1、经济合同的定义：指法人以及其他经济实 体之间为实现一定经济目的，明确相互权利义务 关系的协议；
2、经济合同的特征： （1）经济合同的主体主要是法人； （2）经济合同是一种有偿合同，区别于 一般的民事合同； （3）经济合同一般都采用书面形式； （4）经济合同受到国家经济政策的影响。
（二）采购订单的主要内容：它主要是企业对所需 采购物品品质的一般描述，主要包含以下几项： 1、交货方式：新品交货附带备用零件、交 货时间与地点等的规定； 2、验收方式：检验设备、检验费用、不合 格品的退还等规定； 3、罚款：延迟交货或品质不符，以及违反 和约的处理或取消和约的规定； 4、履约保证：和罚款不同时使用，相互替 代；