物资编码体系建设实施方案

关于实施物资编码体系建设的建议方案
博科世纵（北京）信息技术有限公司
陈雪松***********************
物资编码体系是广电企业物资供应链管理的基础和底层标准之一，对于企业加强和优化管理，提高信息化的建设水平，具有非常重要的作用。

通过物资编码体系的建设，可以理顺企业内部采购物流，技术管理和财务等相关部门的关系，而且可以理顺信息化建设的思路，为后续打通各部门的“信息孤岛”，实现信息整合应用，提高大宗物资采购管理，实现阳光采购、透明采购具有非常重要的作用。

广电行业集团化管理以来，一个方面强调集中管控、降低成本、阳光采购和透明采购，另外一个方面强调灵活保障。

各地区分子公司在工程建设，维护保障等方面，都有不同的物资保障需求特点，必然要求在集中管控的前提下，实现灵活保障。

建立统一的物资编码体系，是满足技术管理，各分子公司灵活保障的前提条件。

一、物资编码体系建设的意义
（一）物资编码体系混乱的原因
1.1.1 物资编码执行不严格
很多单位，没有专门的人员和部门负责物资编码工作，在编码建立、编码修改和编码调整方面，没有明确的操作流程和标准，随意创立、调整和修改编码，使得编码出现混乱，数据错乱。

1.1.2 物资分类不合理
物资编码实际上是物资分类的数字化体现，如果物资分类不合理，使得部分物资无类可归或归类错误，同样也会造成编码混乱，数据错乱。

1.1.3 编码与物资属性混用
有些单位，简单依托物资的属性定编码，造成了编码与物资属性对应，一旦出现新产品或新的技术指标，就必须通过增加编码的方式来体现物资属性的变化，造成编码混乱。

过多的物资属性进入到编码规则中，造成了物资编码杂乱无章，冗余号段多，编码效率不高。

（二）物资编码系统建设的意义
物资编码体系是物资供应链管理的基础性工作，通过物资编码，可以准确衔接需求和采购。

通过编码体系的建设，可以实现企业内部管理的“此物非彼物”，解决采购非所需，供应非所需的问题。

提高采购、仓储保管和领用的准确程度。

通过编码体系建设，可以理清物流采购与工程建设、客户服务（机顶盒）、固定资产管理、维护维修和财务结算管理的关系。

先有编码体系，后又信息化。

编码系统的建设，对企业的信息化具有非常深远的影响。

编码方案是信息化的主数据，持续贯通在企业的合同管理系统，采购管理系统，仓储管理系统，财务管理系统和固定资产管理系统中使用，承担了主索引的作用。

通过物资编码，准备实物和库存台帐，财务账的一一对应关系。

在过去的管理中，采购账、库存帐和财务账信息不能共享，数据互相矛盾或不一致，无法应对内控和外审的需求。

通过物资编码体系，可以使库存信息分享更及时，财务归集更准确，进而实现财务账和实物账的统一。

二、物资编码体系建设的基本原则
（一）分类管理的原则
根据管理和业务的需求，对物资进行分类，不同的分类使用不同的管理方法。

常见分类如下：
种类物是指商品单品或部分之间没有主要的差异，在使用上不需要做出区分。

单品物是指单品之间需要做出区分，单品有不同的流水序列号进行管控，在入库，出库，维修、退厂等各个环节都需要区分身份标识。

建立不同的分类，可以对不同种类的物资采用最合理的管理手段和管理流程，提高管理的效率，降低操作的不合理性。

（二）内部型号（规格）定编码”的原则
每种物资都有可能面对多个供应商，而每个供应商又有很多供应商的型号规格。

要实现非定向采购，必须建立内部规格型号的概念，使得采购的物资满足技术的需求。

建立内部的规格型号，是衔接技术部门和物流采购部门的有效手段，通过内部的技术规格，实现技术上的互换性。

（三）统一编码结构
编码结构是未来对编码进行数字化展现的统一格式，也是在未来系统中的主数据。

编码结构合理，用户理解容易，操作简便，系统效率高，编码结构不合理，会导致使用不方便，维护变更频繁，不能涵盖所有的物资，没有未来的发展空间等等问题。

（四）严格编码管理和编码执行
有编码体系，不代表能够很好地使用和管理编码。

编码体系还必须确定编码的企业基础标准地位，明确主管部门，对编码的调整和改变必须走相应的管理流程。

编码体系还必须建立相应的编码协调和管理结构，使得未来编码对全局个业务模块和系统都有规范和指引作用。

（五）兼容性的原则
企业内部的编码还必须建立与各供应商编码的对应关系，指导供应商在准入，产品入围等方面对应企业的编码。

要是编码能够兼容供应商、企业过去存在的编码的能力，保证数据的平稳割接。

（六）扩充性原则
广电技术日新月异，必须为未来技术的升级换代留有充足的空间，保证满足未来企业设备技术的进步。

三、物资编码体系的目标和内容
（一）因地制宜的确定企业的编码原则（规则）
企业物资编码体系建设是一项基础性、长期性的工作，涉及到企业管理的方方面，对企业优化管理，提升业务处理效率，加强不同部门单位的协同，采集和分析数据，辅助领导决策都具有非常重要的作用。

（二）对物资进行合理的分类，通过分类定管理流程和操作标准广电行业涉及到物资设备近万种，需要根据管理维度、业务纬度，技术纬度建立合理的分类，只有建立了合理的分类，才能确定不同分类的管理目标，管理流程和操作标准。

首先需要进行分类调研。

分类调研主要围绕以下四个方面：
工程建设和运行维护对编码分类的需求（技术约束条件）；
物资管理的采购、仓储，领用，固定资产，财务管理对物资编码分类的需求（管理约束条件）；
公司领导、职能部室、分公司对编码体系建设的需求（统计、查询和信息获取条件）；
符合操作习惯，能够快速定位查找物资的需求（方便性约束条件）；
项目组要拿出物资编码分类建议书，建议书要按照四大需求的要求，提出分类方案。

并对每个分类的物资管理提出明确的管理流程和
操作标准。

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物资分类建议书
（三）确定编码结构
编码结构是数字化的基础，是物资的“身份证号”，通过对物资编码的管理，实现物资的全寿命的管理。

编码结构的确定要体现高效、易用和灵活兼容，为未来的技术发展留有空“号段”，同时也要提高编码效率，降低系统的非必要运算内容。

工程器材编码结构（示例）
（四）编制物资编码目录
编制物资编码目录是根据物资编码原则（规则），按照物资分类，依据编码结构，赋予每种物资明确的编码，并形成文字编码目录文件。

编制物资编码目录，是编码体系建设的落脚点，是最终的成果。

编码目录一旦建立以后，今后的各项工作如管理流程的建立和修改、信息系统的建设开发，采购和供应都必须以编码目录为依据，保证编码目录权威性和唯一性。

（五）编码的割接方案
企业过去都使用一套或多套编码结构，编码的割接方案是：
1、对原编码结构进行分析，建立与新编码结构的对应关系。

2、割接方案的技术保障办法（数据库修改，数据库增加记录等方式）
四、物资编码体系建设的实施计划
（一）组织保证
成立编码体系建设领导小组，确定内部和外部专家，形成编码体系建设的决策机构；
成立编码体系建设项目小组，确定企业相关部门，外部咨询顾问的人员组成，形成编码体系建设的执行部门；
聘请外部专业咨询公司，对物资编码体系建设进行咨询和辅导。

（二）拟制编码体系建设原则（规则）
编码体系建设项目小组应当充分考虑外部和内部的现状，根据各部门的有关需求，结合现实，考虑未来，拟定编码体系建设原则（规则）。

（三）拟定物资分类，确定物资分类的管理流程和操作标准
建立物资的业务分类，管理分类，进而提出针对性的管理流程和操作标准。

比如机顶盒属于终端用户设备，那么其管理的流程应该涵盖采购，销售、退换、返厂维修（质保期内和质保期外），按照这个标准，在采购入库，销售领用、退换货等环节应该采取的流程和标准是什么。

（四）拟定和审批编码结构
依据物资编码原则和企业的物资分类，拟定物资编码结构。

（五）拟定物资编码目录，颁布企业标准文件
结合企业现有的物资分类和使用的物资，为物资赋予明确的编码，并通过正式发文的形式，确定物资编码。

此致
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