Excel的使用简介

Excel的使用简介

■Excel介绍

Excel是一个电子表格处理软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测，并且具有强大的制作图表的功能。

在“开始”菜单中选择“程序”，再选择“Microsoft Excel”,将进入Excel的界面。

在Excel中，一个文档文件(扩展名为xls)就是一个工作簿。Excel 工作簿是计算和储存数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，每个工作簿最多能包含255张工作表。默认情况下，新建文档中包含3张工作表，默认工作表名为“Sheetl”、“Sheet2”和“Sheet3”。工作簿中的每一张表格称为工作表，工作表包含排列成行和列的单元格。单元格是指表格中的一个格子。每张工作表最多能包含256 列、65536行。行以阿拉伯数字编号，列以英文字母编号(A、B、…、Z、AA、AB、…、IV等)。

图附录2-1 Excel界面

■文本的输入

1.在单元格中输入文字

在单元格中输入文字有两种方式，一是单击单元格直接输入；二是双击单元格，出现输入光标再输入。

图附录2-2在单元格中输入文字

2.在单元格中输入数据

在建立表格之前，头脑中应该有表格的大致模样，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，例如“高一（5)班学生情况表”，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。

(1)首先输入表头：单击选中A1单元格，输入“高一 (5)班学生情况

表”；

(2)然后从第二行开始输入表的行和列的标题，例如“学号”、“姓

名”、“性别”等；

(3)然后再把不用计算的数据填充进去。

在输入数据时，经常会遇到一些有规律有周期的数据。这时我们可以应用Excel的特殊功能——自动填充功能。例如，在A4的单元

格先输入一个学号为04-501，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，当鼠标变成一个黑色的“十”字时就按下左键向下拖动(见图附录2-3)，直到一定的数目为止，学号会按照顺序自动填充。自动填充还有许多其他的用法，诸如日期、星期等。

图附录2-3在单元格中输入数据

■简单的计算功能

1.利用公式进行计算

例如求总分(见图附录2-4)。单击I3单元格，从键盘上输入一个“=”;单击C3单元格，编辑栏中就出现了“C3”；从键盘上输入一个“+”号，再单击D3单元格，从键盘上输入一个“+”号，依次操作至H3,单击“确定”按钮;在I3单元格中就出现了从C3单元格至H3单元格的数值的求和。选中I3单元格，利用自动填充功能，所有学生的总分都计算好了。

图附录2-4利用公式进行计算

2.利用函数进行计算

对于求总分,或者求学科的最高分、最低分和平均分等，可以利用函数公式来操作。如求总分(见图附录2-5),可单击I3单元格，点击工具栏上的粘贴函数按钮，出现“粘贴函数”对话框，选择求和(SUM)函数；点击“确定”；出现数值区域的对话框，用鼠标选中C3至H3的区域，在“Number1”栏中会自动填入“C3:H3”，点击“确定”；则在I3单元格中显示总分的值。同样，可以利用MAX函数求最高分，用MIN函数求最低分，用AVERAGE函数求平均分等。

图附录2-5利用函数进行计算

■排序与筛选

1.数据的排序

排序有时也称之为分类，即按照某个字段的值的大小顺序重新排列数据列表中的记录。这个字段就称为关键字段或关键字。

例如,按“总分”降序排列(见图附录2-6)。选中表格区域A2:I12,单击菜单栏中“数据”，选取“排序”，在“排序”对话框中，在“主要关键字”下拉列表框中选“总分”和“递减”项。

图附录2-6数据的排序

在排序过程，如果关键字是数值，则按其值的大小排列；如果是英文、字符、标点等，则按ASCII码的次序排列;如果是汉字，则按国际码的次序排列;如果是日期，则按日期的先后进行排列。

在Excel中可以同时指定一个、二个或三个关键字排序，需要注意的是其他关键字的排序是以第一关键字为准，即第一关键字相同的情况，才考虑按照第二关键字进行排序。

2.数据的筛选

•自动筛选

例如，筛选出所有男生中的团员（见图附录2-7)。

(1)选取表中的任一单元格，单击“数据”菜单，选择“筛选”,再选下级子菜单的“自动筛选”；

(2)单击“性别”字段标题旁的筛选箭头；选取“男”；

(3)单击“是否团员”宇段标题的箭头；选取“是”。

注意:筛选完成后，字段标题旁的箭头始终存在，但不会影响打印输出的效果。选中“全部”，数据恢复原样。

图附录2-7自动筛选

•自定义筛选

在筛选时，单击筛选按钮后选择“自定义”，能实现按给出的条件进行筛选。

例如，筛选所有在1988年8月31日以后出生的学生（见图附录2-8)。

⑴单击“出生年月”字段标题的箭头，选择“自定义”，出现“自

定义自动筛选方式”的对话框；

⑵在“出生年月”下拉列表框中选择“大于”,再单击右边的箭头，

选择“1988-8-31”。

图附录2-9自定义筛选

■设置表格格式

对于—张表格来说，它应该有字体属性设置、单元格及表格的边框线设置等格式设置。

1.标题的居中

选择A1:I1区域，在“格式”工具栏中选择“合并及居中”按钮。

图附录2-9标题的居中

2.单元格格式设置

单元格的格式设置包括对单元格字体格式、数字形式、边框底纹等的设置。进行单元格格式设置时，首先是选中要设置格式的单元格，然后在“格式”菜单中选择“单元格”，最后在出现的“单元格格式”对话框中选择相应的标签来设置不同的单元格格式(见图附录2-10)。