公司招标采购管理办法

公司招标采购管理办法
一、目的
为使公司招标采购工作更加规范有序，提高招标采购效率，规范工作流程，在公开、公平、公正的原则下，特制定本管理办法。

二、范围
本管理办法适用于××公司的招标采购工作，具体为工程类、服务类、设计类、营销类、广告策划类、行政类及其所属的运营公司、物业公司的其他工程、物资类招标采购等。

三、术语和定义
1、招标项目类别：招标采购分为邀请招标(采购、竞争性谈判、定向议标、零星采购。

（1）邀请招标：根据招标采购项目的类别及金额，按正常招标流程进行招标文件的编制、审核和下发所邀请的投标单位，经过严谨的评标方法，按序推荐中标人，经报批同意后确定中标人并签订合同。

（2）竞争性谈判：根据招标采购项目的类别及金额，无需编制招标文件，直接邀请3家及以上的合格供应商投标报价，经过商务澄清后签订合同。

（3）定向议标：根据招标采购项目的类别及金额，直接同定向单位谈判并签订合同。

（4）零星采购：根据招标采购项目的类别及金额，直接通过现金采购并按公司报账程序处理。

2、招标时限：招标采购启动时间为收到工作请示签报（纸质版）为准，招标采购截至时间为下发中标通知书。

（1）总包工程、精装修工程、园林工程、总平工程、消防工程、智能化
工程等时限为40-50日历天。

（2）材料（设备）类招标采购工程时限为30-40日历天。

（3）除以上外的招标采购项目时限为10-30日历天。

（4）招标项目具体时限在招标启动会上进行明确。

3、承包方式：根据招标采购项目的具体情况分为单价包干、总价包干。

（1）单价包干：采取工程量清单计价方式（国标清单或自编清单），中标清单价格为最终的结算价格。

投标人依据招标人提供的招标清单（若招标时间紧，则招标文件中可暂不提交工程量，但进入合同的暂定工程量须由招标人提供），结合招标图纸及现场实际情况进行清单报价，结算工程量按招标人确认的中标人实际完成的工程量为准。

（2）总价包干
①定标后总价包干：招标时采用模拟工程量清单（或采用定额取费或取费费率）进行招标，确定中标单位且施工图出图后，如无重大争议，在3个月内，招标采购部门负责工程量编制并组织中标单位进行工程量核对，最终形成合同包干总价并签订总价包干补充协议（不含双方核定的工程量），采用模拟工程量清单招标的，中标清单的单价作为合同附件。

②定标时总价包干：投标人依据招标人提供的招标清单（不含工程量），结合招标图纸、技术要求、招标范围及现场实际情况自行计算工程量并对工程量准确性负责，同时投标人可自行依据招标清单格式另行增补清单（若投标人认为招标人提供的清单不全或有误），投标时以包干总价进行投标，中标后包干总价不作调整（招标时明确须调整部分除外），中标清单价格作为合同附件（不含中标工程量）。

四、职责
1、招标小组职责：
每项邀请招标采购都需成立招标小组，招标小组成员必须全程参与入围单位评选、招标文件审批、评标和定标工作。

2、招标采购部职责：
（1）负责对招投标全过程进行有效、合理的组织及管控。

（2）负责审核委托资料（含招标样品）的完整性与有效性。

（3）负责编制招标计划、搜集整理供应商信息，并负责组织对各供应商进行资格预审和考察。

（4）负责招标文件编制、报审和发放。

（5）负责组织招标答疑、商务及技术的磋商，并做好相应的文字记录。

（6）负责招投标过程文件、定标会会议纪要上报，组织后期合同谈判及签订。

（7）负责整个招投标资料的收集、整理、归档。

3、成本控制部职责：
（1）参与招标文件的审核。

（2）参与供应商的考察。

（3）负责招标清单、工程量、标底的编制。

（4）负责投标单位的商务标分析。

（5）参与招标答疑、澄清以及招投标的全过程。

（6）负责对各投标单位进行商务评分，并出具书面意见。

（7）负责工程量的核对。

（8）负责对中标结果是否超控制指标进行明确。

（9）参与合同的审核及谈判。

4、委托部门职责：
（1）负责提供有关招标项目委托资料（如图纸、建造标准、技术要求等）、招标样品。

（2）负责编制所招标项目的承包范围、工期、标段划分以及其它要求。

（3）负责编制招标文书的技术部分，并参与招标文件的审核。

（4）参与供应商的考察，并出具书面考察意见。

（5）参与招标答疑、澄清以及招投标的全过程。

（6）负责对各投标单位进行技术评分，并出具书面意见。

（7）负责授权范围内的材料样品的确认，负责授权范围外样品的报审并参与中标单位的材料封样。

（8）参与合同的审核及谈判。

（9）负责中标样品的保管。

5、财务部职责：
（1）参与供应商的资质预审和考察
（2）参加招标启动会和参与招标文件的审核
（3）负责招标答疑中的财务答疑。

（4）负责投标保证金、图纸押金的收取及返还。

（5）参与合同的审核及选择性参与合同谈判。

（6）负责履约保证金的收取。

（7）参与回标后的开标
6、审计督察部职责：
（1）负责对已完成的招投标工作进行抽查
（2）可选择性的参与供应商的考察
7、法务部职责：
（1）参与招标文件的审核。

（2）参与招标过程中的相关会议，负责控制法律风险。

（3）参与招标过程中往来函件的审核。

（4）参与中标后合同的审核，选择性参加合同谈判。

五、招标小组管理
1、招标采购责任人：
总裁授权人是招标采购管理工作的第一责任人，招采分管领导为管理工作的第二责任人，招采总监是招标采购工作的直接责任人。

2、招标采购小组：
（1）每项邀请招标采购都应成立招标小组，招标采购小组成员必须全程参与入围单位评选、招标文件审批、评标和定标工作。

（2）招标采购小组人数必须为奇数，原则上应为7人或9人，且由来自三个以上直接业务部门的人员组成。

招标采购小组应划分为技术组、商务组，每个组的人数不得少于（含）3 人，每组专业技术人员不少于 2 人。

根据招标采购项目的实际情况，可外聘专家作为招标采购小组成员。

（3）与投标单位有利害关系的人员需对本项目招标进行回避。

（4）招标采购小组的审批
①总包工程、战略采购、集中采购、电梯及大型的中央空调以及单项金额在500万以上的项目招标由招标采购部拟定招标采购小组成员名单，报招标采购部分管领导批准，招标采购小组原则上由总裁授权人、招标采购部分管领导、招标采购部、工程管理部、设计部等部门领导组成，招标采购小组组长为总裁授权人。

②其它项目招标由招标采购部拟定招标采购小组成员名单，报招标采购部分管领导批准，招标采购小组原则上由招标采购部分管领导、招标采购部、委托部门等业务人员组成，招标采购小组组长为招标采购部分管领导。

六、邀请招标管理
1、供应商的选择及审批：
（1）供应商报名及推荐：
①所有邀请招标采购信息需在公司相关网站或公司其它公共平台发布。

②内部员工推荐，推荐人员原则上回避参与招标采购过程，且不能以任何方式影响评标、定标工作正常进行。

（2）合格供应商评定：
①合格供应商评定包括资格预审及供应商考察，原则上资格预审合格后方可进行供应商考察。

②招标采购小组根据批准的资格预审文件，对潜在供应商进行资格预审。

③资格预审文件包括但不限于：营业执照（独立法人资格）、注册资金、资质等级、过往的履约情况、信用等级、平均年营业额、财务审计报告、售后服务、办公场所等。

（3）供应商考察：
①原则上从公司合格供应商库中选择的单位不需再进行考察，如该次招标采购的规模或技术难度较历史招标大，则可以重新组织对供应商库中单位的现场考察。

②供应商考察原则上应对其办公场地及在建项目进行考察。

③供应商考察包含但不限于如下内容：合作意愿、管理模式、办公场所、员工工作状态、生产设备数量及先进性、仓库库存情况、产品检验情况、项目团队情况、工程观感质量、现场安全文明施工情况等。

④供应商考察前应根据考察内容编制考察评分表，各参与考察人员独立评分并签字确认，考察组织人将评分收集并汇总，算数平均分报成本总监和成本分管领导审批后将作为评判被考察单位能否成为合格供应商标准之一。

⑤通过资格预审及考察的单位，方可作为合格供应商，参与投标。

2、入围单位的选择及审批：
（1）招标采购经办人根据招标项目的特点，拟定入围标准文件，经招标采购小组成员审核批准。

（2）入围标准一般高于资格预审文件要求，且重点关注类似工程施工经验。

（3）招标采购小组根据批准的入围单位资格预审文件，对合格供应商进行审核，初步确定本次招标采购的拟入围单位。

（4）招标采购经办部门向入围单位发出书面的投标邀请函，投标邀请函应将招标采购项目的标段划分原则、付款方式、工期要求、评标基本办法等核心商务和技术条件写明，并说明购买（或领取）招标文件的工本费、时间、
地点及联系人等相关事宜。

（5）入围单位应在同一水平线上，具有可比性和竞争性。

（6）邀请招标采购，优先从公司的合格供应商库中选择入围单位，入围单位不得少于（含）三家。

（7）邀请招标采购单位名单由招标采购部拟定，招标采购小组成员审核会签后，经招标采购部分管领导审核，报总裁或总裁授权人批准。

3、供应商管理
（1）合格供应商库是按照公司进行审定后，建立起来的合格供应商库。

（2）招标采购部是合格供应商库管理责任部门，负责组织公司相关部门建立合格供应商库，组织履约评估，并进行半年度评审和更新。

（3）履约评估：招标采购部半年组织一次对合格供应商的履约评估。

履约评估由各部门配合实施，物业公司及运营公司参与。

招标采购部汇总整理形成半年度供应商履约评估报告，由招标采购部分管领导指定相关人员开会讨论，讨论通过并经总裁批准后，在 OA 上予以公布。

（4）供应商履约评估报告：供应商履约评估报告应包含但不限于主要类别供应商评分情况、战略供应商评估情况、历史合作供应商同历史评估得分比较、供应商访谈情况、优秀供应商名单、不合格供应商名单、供应商奖罚建议。

（5）不合格供应商：工程类合格供应商库中出现下列情形，经招标采购部分管领导指定相关人员开会讨论，讨论通过并经总裁批准后取消合格供应商资格，列入不合格供应商名单。

不合格供应商两年内不得参与公司范围内所有招标采购项目，两年后如有意向，则需重新进行资格评审。

①发生重大产品质量事故、施工质量事故、安全生产事故以及其他引起较大社会影响的不良事件；
②经常不能按计划完成施工进度、及时交付产品、提供合格服务；
③经供应商履约评估被评定为不合格的供应商；
④供应商存在围标、串标、行贿等行为的，经招标采购部分管领导指定相关人员开会讨论，讨论通过并经总裁批准后将其列入黑名单。

⑤列入黑名单的供应商永不得参与公司范围内招标采购项目。

⑥列入不合格供应商、黑名单的企业名称（含法人代表姓名）在OA系统以行政通告形式进行公布。

4、招标启动会：
（1）招标启动会时间为收到工作请示签报（纸质版）后3日内召开。

（2）招标启动会参与人员为招标小组成员。

（3）招标启动会内容为包含但不限于项目工期、承包范围、承包界面划分、承包方式、图纸及技术要求、品牌规格、投标保证金、标书费用、付款条件、履约保证金、成本指标、评标办法、招标计划、供应商情况等。

（4）招标采购项目根据启动会会议决议和讨论通过的招标计划开展工作。

5、招标文件：
（1）所有邀请招标采购项目必须达到发标的技术、商务条件方可进行招标文件会审。

招标文件中必须明确工期、设计封样、设计图纸等详细的技术要求。

（2）评标办法按实际情况采用合理低价法或综合评审法。

合理低价法为技术标合格的情况下，报价最低且合理的投标单位中标。

综合评审法为事先约定技术标及商务标权重，按招标文件中约定的计算方式计算出每家报价的综合得分，综合得分最高的投标单位中标。

（3）当采用综合评审法时，总包招标项目的技术标评分不得超过 20%，装饰、景观工程的技术标评分权重不得超过 35%，服务类(如监理、技术咨询等)招标项目的技术标评分权重不得超过50%。

上述比例，确需突破的，需报总裁批准。

（4）招标封样：设计部、工程部等部门应根据招标采购项目的特点在招标文件技术要求中明确规定投标单位递送样品的种类、型号等，并将审批完
成的实物设计样品移交给招标采购经办部门。

对工业化标准产品可以要求投标单位报送产品样册并给予明确标识，对其他不宜使用实物样品的招标采购项目（如景观植物），应要求投标单位报送产品的实物图片。

设计样品应保证至少有三家同档次产品可以满足要求 ,原则上不指定品牌。

（5）招标文件审批：招标文件由招标采购部拟定，招标采购小组成员审核会签后，按公司权限审批。

6、发标及答疑：
（1）投标人凭标书工本费交费收据领取标书，并在投标截止日之前将投标保证金交付至公司。

（2）发标时应做书面记录。

（3）原则上不统一组织现场踏勘，由投标单位自行安排。

（4）投标单位对招标文件内容无法理解或招标文件存在模糊、错误、遗漏等问题，应书面提交问题清单。

经办部门起草答疑文件，经招标小组会签后，下发所有投标单位。

7、开标：
（1）开标应按招标文件规定的时间、地点公开进行。

（2）开标时，招标小组成员成本部、财务部派人到场参加。

（3）开标前，投标单位应将投标保证金票据（银行进账单等）送达，财务部人员鉴别其合法性、真实性和有效性。

（4）在完成标书密封情况核查后，按投标文件递交的顺序进行公开唱标并记录。

全部标书唱标完毕，由参与开标人员对开标过程和结果签字确认。

（5）投标单位在递交的样品上应标注投标单位名称、工程名称、材料规格型号等信息，并加盖投标单位公章、粘贴牢固，开标时应对样品的这些信息进行检查，若有遗漏应补齐。

（6）在开标时，出现下列情形之一的，应当作为无效投标处理，不得进入评标：
①投标文件未按照招标文件的要求予以密封；
②投标文件中的投标函未加盖投标人的企业及企业法定代表人印章，或者企业法定代表人委托代理人没有合法、有效的委托书（原件）及委托代理人印章；
③投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认；
④投标人未按照招标文件的要求提供投标保函或者投标保证金；
⑤组成联合体投标的，投标文件未附联合体各方共同合作协议。

（7）包括但不限于下列情况必须重新招标采购：
①投标人相互串通投标；
②投标人以向招标采购工作人员行贿等手段谋取中取；
③投标人以他人名义投标或以其他方式弄虚作假、骗取中标；
④每个标段通过了初评、技术评审和商务评审的有效投标单位少于三家。

8、评标：
（1）招标采购小组组长主持评标工作，在整个评标过程中招标采购小组成员应全程参与，如确因特殊情况（如出差等）无法参加，须授权胜任人员参加评审，并报招标采购小组组长批准。

禁止未经授权的人员参加评标并签署意见。

每一招标采购小组成员要独立行使职权、承担责任，禁止私下串通、人为操控及代替打分。

（2）必须严格按招标文件的要求评、定标，严禁在开标后变更评标办法。

（3）开标后应进行深入、全面的标函分析，已经具备定标条件的必须定标，确实不具备定标条件的可以进行澄清，但清标次数不能超过3次。

（4）开标后禁止接受个别投标单位的优惠降价，进行单独议标。

（5）对设计品质与效果有要求的招标采购，要加强材料封样的报送、确认管理，报送样品全部达到技术要求后方可评、定标。

（6）评标内容及流程
①评标包括初步评审、技术评审与商务评审。

②初步评审。

招标小组成员对各投标文件进行初步评审并会签。

若有关投标文件被确定为不合格，则该投标文件按无效投标处理。

初步评审包括但不限于以下内容：
A.按照招标文件的规定打印或填写、装订，字迹清晰；
B.投标文件上法定代表人或授权代表的署名及投标单位的公司印鉴齐全；
C.按照招标文件要求填写各清单项目的单价及总价；
D.提供招标文件要求的其它有关投标资料；
E.符合招标文件的各项实质性要求，无重大偏离。

F.技术标评审。

对于通过初步评审的投标文件，技术标评委进行技术标评审并会签。

若有关投标文件被确定为不合格，则该投标文件按无效投标处理。

技术评审包括但不限于：设备、材料的参数、性能符合招标文件要求；工期合理，满足招标文件要求；进度计划安排合理，进度控制措施科学可靠；机械设备配置齐全、合理；组织机构和专业技术力量能满足施工需要；施工方案重点突出，技术先进及科学可行；工程质量、安全及环境保护措施可靠。

G.商务标评审。

对于通过技术标评审的投标文件，招标小组首先对每个投标总价是否已实质上低于成本价做出分析，若经分析后认为确已实质上低于成本价，则该投标文件应按无效投标处理并会签。

商务标评委对有效投标文件进行商务标评审并会签。

商务评审包括但不限于：投标总价及单价合理；未提出偏离招标文件要求的特别声明；符合招标文件规定的其它条件。

9、清标：
若对投标文件的有关内容存有疑问，招标采购小组应以清标问卷或答辩形式向投标单位提出质询，并要求其做出书面澄清。

清标问卷应经招标采购小组审批会签。

10、定标：
（1）招标采购小组根据招标文件约定的评标办法，对全部通过初步评审、技术评审、商务评审的有效投标进行最终评定，按序推荐中标单位，经报审
通过后确定中标单位。

（2）总包工程、战略采购、集中采购、电梯及大型的中央空调以及500万以上的单项工程等项目招标，招标小组推荐中标单位，由总裁批准。

（3）其他工程招标采购，招标小组推荐中标单位，招标采购部分管领导审核，报总裁授权人批准。

（4）根据定标审批结果，经办部门发出中标通知书和感谢函。

合同签定后，招标采购经办部门负责清退未中标单位的投标保证金和投标样品，将中标单位的定标样品转交给合同执行部门，并进行书面记录。

（5）中标通知书一式叁份（原件），公司存档一份；中标单位一份，招标采购经办部门一份（中标单位均需在这叁份上签收）。

11、归档：
（1）合同签署后招标采购经办部门的内业负责将招标过程资料进行整理归档，归档应按公司的存档目录进行，如有过程资料缺失必须在封页写明原因。

（2）招标过程资料存档目录包括但不限于:招标小组成员审批表、招标文件审批表、入围单位审批表、各投标单位投标文件（正本）、招标往来函件、开标记录表、评标报告、定标会议纪要、定标审批表、中标通知书。

（3）邀请招标项目资料归档时间为中标通知书发放后3日内，非邀请招标招标项目资料归档时间为合同签订后3日内。

七、竞争性谈判管理
1、供应商的选择：
（1）根据所招标采购项目的特征、委托部门所提出的样品、工期、合作条件等，在市场上寻求以满足项目需求的供应商，入围单位不得少于（含）三家。

（2）所邀请的供应商名单由招标采购经办部门拟定，报招标采购部分管领导批准。

2、发标及答疑：
（1）根据招标采购项目的项目特征，由招标采购部统一编制招标采购清单，编制招标采购项目的合作条件，包含但不限于工期、调试、付款条件、履约保证、质量保修等。

（2）不统一组织现场踏勘，由所邀请单位自行安排。

（3）所邀请单位对招标采购清单、合作条件内容无法理解或存在模糊、错误、遗漏等问题，应书面提交问题清单。

经办部门统一书面回复所有报价单位。

3、开标：
（1）开标应按规定的时间、地点公开进行。

（2）开标时，应保证至少两部门三人到场参加。

（3）在完成标书密封情况核查后，由参与开标人员对开标过程和结果签字确认。

（4）投标单位在递交的样品上应标注投标单位名称、工程名称、材料规格型号等信息，并加盖投标单位公章、粘贴牢固，开标时应对样品的这些信息进行检查，若有遗漏应补齐。

（5）在开标时，出现6.7.6条和6.7.7条中任何一条规定的，应当作为无效报价处理，不得进本项目招标采购。

4、清标：
若对报价或报价单位提出的其它合作条件存有疑问，招标采购经办部门应以清标问卷或答辩形式向报价单位提出质询，并要求其做出书面澄清。

5、定标
（1）招标采购经办部门对所招标采购项目进行有效投标进行最终评定，按序推荐中标单位，报招标采购部分管领导批准。

（2）根据中标单位的情况，由招标采购经办部门下发中标通知书。

（3）合同签定后，招标采购经办部门负责清退未中标单位的投标样品，
将中标单位的定标样品转交给合同执行部门，并进行书面记录。

6、归档：参照第六.11条执行
八、定向议标管理
1、定向议标的业务范围：
（1）单项合同估算金额在10万元（含）以下的业务；
（2）政府垄断的工程施工、咨询服务业务；
（3）垄断经营的材料设备采购业务；
（4）满足投标要求的供应商总共不足三家；
（5）特急业务（不立即开展会对公司造成重大损失的应急事项）：
①现场临时决定进行的设计变更；
②工程事故紧急抢险；
③需连续进行的工序或关键工序、即将停工待料；
④市场出现急剧变化等。

（6）项目满足邀请招标条件但由于特殊条件无需招标的业务。

2、定向议标的报备及审批流程：
（1）符合制度的定向议标(第八.1.（1）-八.1.（5）条)，招标采购经办部门提出申请，由总裁授权人批准。

（2）不符合制度的定向议标(单笔 10 万元以上的业务以及第 8.1.6 条)，招标采购经办部门提出申请，招标采购部分管领导审核，报总裁批准。

3、定向议标管理及流程：
（1）对于符合制度的定向议标业务，招标采购经办部门应在申请（特殊招标采购申请表）中说明供应商的条件和要求，以及选择该单位的原因，定向议标金额。

（2）对于不符合制度的定向议标业务，招标采购经办部门应在申请（特殊招标采购申请表）中说明：定向议标事项；拟委托部门；定向议标金额（暂定金额）；定向议标原因（阐述为什么要采用定向议标）；定向议标合作条件。