第五章__行政管理制度(多元化企业规章制度汇编)

第五章行政管理制度
一、文件管理制度
（一）发文处理
由本单位所发出的文件材料，称为发文。

发文处理包括拟稿、核稿、会签、签发、核发、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。

1、拟稿。

就是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。

2、核稿。

即对文件草稿进行审核。

在草稿未送领导审批之前，行政部依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核和检查。

3、会签。

发文需要相关领导在《文件会签表》上签字。

4、签发。

签发是领导对文稿的最后审批。

文件草稿经领导在《发文处理笺》签字后，即成为最后定稿，文件据此生效。

5、核发。

是在公文正式印发之前，对经领导签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的工作。

核发的内容与要求是：
（1）是否按规定的程序报请有关领导审批，手续是否完备齐全。

（2）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、印发范围、主题词是否准确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法，文种使用、公文格式是否符合规定。

（3）编排发文字号。

文稿经领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。

编号应按公文格式的规定编排，包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分，如：豫佳投字﹝××××﹞××号。

（4）对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。

（5）确定分送单位和印制份数。

（6）文件标准格式：
①页面：1.页边距：上3.7cm 下3.5 cm 左2.8 cm 右2.6 cm
2.页码：用“—1—”格式下2.5 cm
②标题：1.大标题：2号中宋
2.一级标题:3号黑体
3.二级标题：3号仿宋（加黑）
③正文：1.字体：3号仿宋
2.行间距：固定值30磅
3.每行28个字，每页22行
6、缮印。

即对经领导签发后的文稿进行印制，在缮印过程中，必须做到：
（1）必须以经领导签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。

（2）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。

对印制的底板保存好，密级文件废页应用碎纸机销毁，防止泄密。

（3）尽量避免末页无正文的现象，如无法避免，则应于末页注明“此页无正文”字样。

7、校对。

是发文过程中的一个重要环节，也是行政部的一项重要工作职责。

要坚持三校制度，一校由起草人进行，二校由核稿人员进行，三校由部门负责人进行。

校对时要以文件定稿为基准，认真仔细地校对，把住发文的最后一关。

8、用印。

即在制成的公文上加盖印章，是公文生效取信的凭证。

（1）必须以领导签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印；如签发手续不完备，在未补办手续时，不得用印。

（2）用印要端正、清晰，位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”，不得模糊歪倒。

（3）公文用印一定要与发文机关、部门或单位相一致。

（4）要核实份数，超过份数的不能盖，防止将印章错盖在漏页的空白纸上。

9、分发。

发放文件时，严格在《文件签收表》上履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。

10、归档。

这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿及相关程序文件一起，按文件在上，文稿及相关程序文件在下的顺序收集起来，年终按档案管理的要求，整理归档，并在《发文登记簿》上登记。

（二）发文流程
（三）收文处理
发至本单位的所有文件、材料等，统称收文。

收文处理包括签收、登记、批
办、承办、注结、归档等环节。

1、签收。

收到来文，核实来文无误后，方可签字、注时。

2、登记。

将收到的文件先按来文单位进行分类，按收文日期、收文序号、
来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、收文编号等在《收文登记簿》上
逐项进行登记后转交领导。

重要和紧急的文件，须及时提醒领导；每天将送交领
导看阅批示的文件清理一次，并核对后登记。

3、拟办。

收文登记后，要填写《收文处理笺》，并提出拟办意见。

为方便领部门草拟公文
发文部门一校、二校审核 归档 行政部核稿，规范公文格式 行政部 登记、编号、打印、用印 行政部负责人核发 领导签发/会签
发文
导批办，可将与文件有关的资料附在文本之后，供领导参阅（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

4、批阅。

来文由领导批阅并提出处理意见。

需办理件，要写清承办单位、承办要求、承办时限等；需阅知件，要提出阅知范围；需传达件，要提出传达范围和时间；需复印件，要提出复印份数和发放范围等；最后要签名、注时。

5、分办。

需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门或承办人员办理。

6、传阅。

需要传阅的文件，要按批示意见传阅。

传阅中，应先送主要领导阅示，领导阅示后要签字、注时。

如有阅批意见，要按意见做好处理工作。

文件传阅前，要认真登记，阅完后检查，并随时掌握文件的去向。

7、承办。

承办单位接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。

需两个以上单位承办的，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。

8、催办。

对送到有关部门办理的重要文件，要定期跟踪进行督促检查，并做好催办记录，办完后要及时反馈结果。

9、注结。

文件办理完毕，应在《收文处理笺》上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

10、归卷。

将办理完毕的文件归在相应的文件分类盒内，以备查考。

11、立卷。

对文件、材料收集齐全，按文书立卷有关规定整理成案卷，并填写案卷目录。

12、归档。

根据文件积累的情况及时进行存档，并做好相应记录，便于查阅。

13、销毁。

没有存档价值的文件以及其他材料，经鉴定批准后，可进行销毁，秘密文件要由专人用碎纸机销毁。

（四）收文流程
（五）传真办理
传真的办理，包括审稿、登记、批办、催办、清退、归档等程序。

1、审稿。

对将发出的稿件，要认真审阅，看是否符合签发手续，有无模糊
字句，检查无误后，方可传发。

对收到的传真，也要仔细检查，看有无缺页和模
糊不清的地方，发现问题，要及时通知对方补发。

2、登记。

对收发的传真，都要在《收文登记簿》或《发文登记簿》上按类
别登记编号，写明收发时间、收发单位、文件名称及份数等。

3、批办。

发至本单位的传真，及时送有关领导阅批，并按阅批范围传阅。

4、催办。

对重要紧急传真的办理，要定期或随时催办，并做好催办记录。

5、归档。

传真办理完后，要检查、核对，并分类立卷存档。

（六）红头文件管理
1、撰写红头文件的草稿，行文力求情况真实、观点明确、条理清楚、标点
规范、篇幅简短。

2、红头文件的管理按发文处理流程执行，并在《发文登记簿》上登记。

3、由行政部印刷相应数量的文件。

4、文件由行政部加盖公章后发放到相关部门，并留底备案。

拟 办 来文识别、登记
领导批示 文件周转 接收来文
催办
承办单位阅签、办理
归还行政部，整理、存档 行政部阅签 办结
5、相关部门领取文件时，领取人在《文件签收表》上签字。

6、行政部将文件电子版排好顺序做好归档工作。

（七）备忘录管理
1、备忘录是公司审核内部事项的程序文件，各成员单位在日常审批、请示中要规范使用备忘录。

2、各单位有请示、审核事宜时由各成员单位起草备忘录，写明待审事项，经本单位相关负责人签字，报领导审批后执行。

3、备忘录审批后，复印件留行政部存档以备待查，各成员单位留原件执行。

公共事务类张贴公布执行，并由行政部定期督查执行情况；内部事务类，执行情况定期上报至行政部。

4、所有备忘录一经审批，不得私自更改。

二、事务办理制度
（一）重大事项审批
1、审批事项范围：经济合同
2、审批具体程序：
（1）登记。

相关部门将项目申报单位报批材料进行登记，填写《重大事项审批表》。

（2）审核。

相关部门负责人审核意见。

（3）复审。

相关部门审核人员及律师提出意见。

（4）会签。

提出会签意见。

（5）审定。

由领导提出审定意见，并签字确认。

（6）归档。

将所审批重大事项的文件材料整理编写序号、目录，存档。

（二）重大事项审批流程
登记
审核
复审
会签
审定
归档办理
（三）合同办理
合同办理包括拟稿、审核、复核、商谈、反馈、修改、校对、审查、审定、缮印、移交、归档等环节。

1、拟稿。

就是合同承办人员根据领导交办或批办的意见草拟合同初稿的过程。

合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

合同内容应注意的主要问题是：
（1）文首部分：写明双方单位的全称、联系方式和地址；
（2）正文部分：写明合同双方的权利、义务，以及违约应承担的责任，并注明合同有效期限；
（3）结尾部分：双方都先由法定代表人签字，后加盖印章，严禁使用财务章或业务章。

2、审核。

由承办人在合同草稿未送领导审批前，依据合同的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核和检查。

3、复核。

即由领导对合同的具体条款提出意见，并交由律师复核。

4、商谈。

即由承办人、公司律师与合同签订方商讨合同具体条款。

在遵照国家相关法律法规的前提下，为公司争取最大利益。

5、反馈。

承办人将合同商讨的具体情况和结果汇报给领导。

6、修改。

根据领导意见，在征得对方同意后，对合同草稿进行修改。

7、校对。

要坚持三校原则，一校由起草人进行，二校由核稿人进行，三校由部门负责人进行。

8、审查。

将修改后的合同交由律师审核并提出意见。

9、审定。

由领导提出审定意见并签字确认。

10、缮印。

即对经领导审定的合同进行印制，在缮印过程中，必须做到：
（1）必须以领导审定的原稿为依据，忠于原稿，不得随意改动；
（2）注意版面排版要美观大方；
（3）注意保密。

文印人员不得让别人随意翻阅文稿。

对印制的底版、废页也要管理好，防止泄密。

11、移交。

印制部门将制成的合同移交给有关部门签订合同，并登记备案。

12、改动。

在合同签订过程中如有修订，须在修改处加盖双方公章。

13、归档。

合同签订后，合同承办人应按规定对其经办的合同进行收集、整理、立卷、归档。

（四）合同办理流程
拟稿
审核
复核
商谈
反馈
修改
校对
审查
审定
缮印
移交
归档
（五）手续办理
1、根据领导交办的意见，领取办理相关项目审批、注册等所需材料。

承办人应一次完整领取所需材料。

2、正确填写申报材料，上报领导审核。

（1）根据领导交办意见正确填写。

（2）在材料未送领导审批前，由承办人员对材料的内容、完整性等进行全
面的审核。

3、用印。

即在项目审批材料上加盖公章或由指定人签字。

（1）必须以领导审核无异议的材料原稿为依据，经核对无误后方可用印。

（2）审批材料用印一定要与注册单位相一致。

4、将申报材料报请有关审批部门审批。

对审批无异议的材料整理归档；存在异议的，向领导请示并做出修改后再报批。

5、归档。

将审批通过的材料连同审批的相关程序文件交由档案室存档。

（六）手续办理流程
领取材料
填写申报材料
上报审核
用印
报请有关部门审批
归档
三、督办工作制度
督办是一项严肃细致的工作，每一个督办事项的办理过程，要经过立、办、结三个环节。

（一）具体程序
1、立项。

对领导安排或根据工作计划督办的事项，在《交（督）办事项登记簿》上登记立项，写明督办内容摘要等。

2、拟办。

督办事件登记立项后，行政部要提出拟办意见，报请领导批示后办理，重大督办事项发出《督办工作通知单》。

3、办理。

根据督办事件的内容，承办单位应按督办要求积极办理。

4、催办。

要及时了解督办件的运行和办理情况，并结合实际情况采取灵活
的方法催办。

5、办结。

督办有了结果，应及时向领导汇报。

6、反馈。

督办事件办结后，要本着“事事有结果、件件有回音”的原则，作好反馈工作。

7、归档。

督办事项办理完毕后，应将所形成的材料收集齐全，立卷归档。

（二）工作流程
立项
拟办催办
办理
办结
反馈
归档
四、会务工作制度
（一）会前准备
1、拟定会议议程。

包括议题、日程、主持、报告、发言、总结等。

2、发布会议通知。

通知内容主要包括议题、时间、地点、与会人员和其他需要提醒的事项。

3、准备会议文件。

在会议召开之前，相关文件提交领导审定后印制。

4、落实会场布置。

根据会议要求做好会场布置。

5、落实服务事项。

检查签到、迎领、礼仪、记录、摄影等准备工作。

6、安排会议接待。

根据会议需要，做好接待、食宿安排等。

7、协调会务工作。

会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要召开协调会，落实有关工作。

会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限；明确责任部门、责任人。

协调会前，应提出工作分工预案。

8、检查会务准备情况。

会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对
没有及时完成规定任务的，要及时采取措施加以弥补。

（二）会中服务
1、维持会场纪律。

2、做好会议服务。

3、做好会议记录。

（三）会后工作
1、做好会议记录及相关材料的整理归档工作。

2、在会议第二天整理出《会议纪要》，之后下发并落实会议决议，如有需要明确专人协调落实，予以督查督办。

3、定期追踪会议决议落实情况，督促查办，并将情况整理上报，以待批示。

（四）会议管理流程
会后 会中 会前 安排会议议程 发布会议通知 准备会议召开前的各项工作 协调会务工作 检查会务工作准备情况 维持会场纪律、 做好会议服务和会议记录 落实会议决议、下发会议纪要
会议材料整理归档 督促检查会议落实情况
五、档案管理制度
（一）总则
1、为加强档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

2、公司的文书立卷工作和档案管理工作由行政部指导和监督。

（二）立卷归档要求
1、归档文件的份数及每份文件的页数应齐全完整，正文与底稿（签发稿）、正件与附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

2、归档的文件材料包括豫佳田董字[2010]05号文件中《报批、报备事项规定》的内容。

3、卷内文件材料应视不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，定稿在前，修改稿在后。

同一项目文件专门立档，按文件形成的先后顺序排列好。

4、归档文件按日期编入《归档文件目录》，并编排好入档文件的序号。

5、卷内文件材料应按排列顺序依次编写案卷目录号和文件号。

装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。

图表和声像材料等也应在其背面编号。

6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐项填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改或简化。

没有题名应拟写题名，有题名无实质内容的也应重新拟写或在相关项内填写文件具体内容；无责任者，无日期的文件材料要检查清楚，并填入相关项内。

7、按规范要求文件装订成册，立卷归档。

8、密级文件保管及归档要求：
（1）公司及各成员单位的密级文件须存放于档案室。

（2）文件柜应及时上锁。

（3）密级档案要严格执行密级类文件查阅流程。

（三）档案编码规则
1、档案编码构成：年度-单位-类型号-类别号-案卷号-盒号-文件号，如
2011-DSJ-01-01-01-01-01。

2、一级类目——单位代码。

一级类目是企业档案实体分类的最高层位，根据企业产业架构和发展战略的要求设定门类，并随着企业的扩张或整合做适当调整。

其名称、标识符号如下：
DSJ 河南佳田企业董事局
JR 河南佳瑞投资有限公司
JT 河南佳田实业集团有限公司
YY 河南源源乳业集团有限公司
HHN 河南花花牛乳业集团有限公司
YS 河南亿盛新材料有限公司
JD 河南佳田国际大酒店
3、二级类目——文书档案类型号。

根据《工业企业档案分类试行规则》，并结合企业实际情况，分为行政管理类、经营管理类和业务管理类，其名称、标识符号如下：
01 行政管理类 02经营管理类 03业务管理类
4、三级类目——文书档案类别号。

在文书档案类别下，每个类别分为若干类，名称、标识符号如下：
01 行政管理类：
0101行政事物类 0102劳动人事类 0103企业文化类 0104资产管理类0105 后勤管理类 0106 信息管理类 0107证照管理类
02 经营管理类：
0201经营决策类 0202经营监督类 0203计划工作类 0204统计工作类
03 业务管理类：
0301研发设计类 0302生产管理类 0303项目管理类 0304质量安全类0305销售管理类
5、四级类目——案卷号。

案卷是由互有联系的若干文件组合而成，并放入档案盒的档案保管单位，也是档案系统排列、编目和统计的基本单位。

这里的案卷是同一类型的文件，根据在内容和外形上的异同点和联系的细化分类。

案卷号根据实际工作需要流水编号，并备案登记。

6、盒号。

同一种案卷可能数量多需要若干个档案盒，盒号流水编号。

7、文件号。

同一档案盒内的文件依据归档时间流水编号。

（四）档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种，代码分别为“A、B、C”，
填写时一律采用代码。

绝密级文件保管期限为长期（十六年至五十年左右），机密级文件保管期限为中期（十五年以下，三年以上），秘密级文件保管期限为短期（三年以下）。

2、确定公司档案保管期限的原则：
（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

（五）档案保密、销毁管理
1、档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保
密原则，确保档案安全。

2、发现有关泄密事件，应立即报告给主管领导，并及时追查。

3、档案员将需要销毁的档案资料填写在《档案销毁单》上，经鉴定审批后，
由档案员在《档案销毁登记簿》上记录，行政部负责人、总裁签字确认方可进行，其他人员一律无权处理或自行销毁。

《档案销毁单》与《档案销毁登记簿》列为永久保存文件。

（六）档案入档、查阅、借阅管理
1、各成员单位有重要档案入档，应填写《档案移交清单》，由经办人、部门
负责人签字，然后由接收人、部门负责人签字，《档案移交清单》一式贰份，由交接双方各保管一份。

之后，档案管理员在《档案移交登记簿》上登记。

2、档案管理及借阅查阅规范
密级范围存放查/借阅范围备注
绝密A：贷款合同类文件；
B：政府重要类文件；
总裁
行政部
文件产生部
门的经理和
绝密类文件
是重大的公
C：对外签订与公司利益密切相关的协议、合同类文件；
D：关于公司重大经营决策、方针和各类涉密数据；
E：其他重大经营管理的文件材料等。

或
档案室
公司副总级
以上人员
司机密，如不
慎泄露将导
致集团公司
权益和利益
蒙受重大损
失，只能借阅
机密A：会计档案类文件；
B：公司财务报表、账册；
C：公司日常经营管理计划、成果；
D: 成员单位报批的材料。

档案室
文件产生部
门的有关员
工、有关的部
门经理
机密类文件
是重要的公
司秘密，泄露
会使公司的
权益和利益
蒙受严重损
害
秘密A：公司内部红头类文件；
B：会议纪要，备忘录类文件；
C：一般的全公司性制度；
D：部门制度和部门相关业务资料等；
E：成员单位报备的材料。

档案室
文件产生部
门的有关员
工、其他有关
部门的员工
秘密类文件
是一般的公
司例行文件3、查阅、借阅档案经有关领导在《档案查/借阅登记簿》上审批后，方可查
阅、借阅，并当面点交清楚档案数量。

归还时严格检查，予以注销。

查阅、借阅档案人员要爱护档案，确保档案的完整性，查、借阅档案不得将档案泄密、涂改、折散、转借、复印、翻拍，不经相关领导批准不得将档案携带外出。

4、借阅档案为复印件，有特殊情况经行政部签字后方可借阅原件。

5、借阅档案时间一般不超过两天，特殊情况经行政部批准可延至三天。

（七）档案室管理
1、按专业类项进行保管，并制订《档案索引表》，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以便于档案的保管。

2、保持档案室内清洁卫生，做到无尘、无虫，确保档案的安全；不得在档案室内抽烟，做其他违反规定的行为。

3、交接进入档案室的档案，要认真清点，履行签字交接手续；非工作人员不得擅自进档案室，以防意外。

（八）档案管理流程
（九）档案查阅、借阅流程
查/借阅人填写《档案查/借阅登记簿》→查/借阅部门主管签字→行政部负责人签字→查/借阅档案（注明归还日期）
档案销毁登记 档案移交登记 移交 填写档案销毁单 填写档案移交清单 销毁 借阅 填写档案借阅单 档案借阅登记 归还
编写档案索引表 文书归档
填写归档文件目录
发文登记 收文登记 督办工作登记
来文（含传真） 发文（含传真） 督办工作
六、印章管理制度
（一）印章的管理、保管权限
1、印章由行政部统一管理。

2、印章保管人不得私用、外借、丢失印章，未经批准不得将印章交接给他人，如需交接，需填写《印章移交登记表》。

3、用印人及行政部对盖章材料共同承担责任。

（二）印章使用范围
1、签发的各种文件材料，经有关主管领导在《印章使用登记簿》上签字确认后方可盖章。

2、为规避风险，印章保管人有权向用印人询问用印材料的相关信息后方可用印。

（三）盖章材料要求
1、盖章的材料不得用复印件或传真件。

字迹须清晰、正确。

盖章材料必须已经填写完毕，不得有空白未填写部分。

2、用印人提供的材料不符合上述条件的，印章保管人不予盖章。

3、用印材料盖完章后，公司经营管理类资料需向行政部提供复印件一份，用印人须在复印件上签字留档保存。

（四）印章保管人用章流程
1、用印人申请使用印章程序：
保管人审查《印章使用登记簿》和用印材料是否一致，并在《印章使用登记簿》上登记。

2、保管人进行盖章
经相关领导签字后，印章保管人须亲自对用印材料盖章，不得将印章交于他人盖章。

其他人不得擅自使用印章盖章或作他用。

（五）用印时间、地点
1、用印人须在办公时间内申请用印，如在非工作时间、节假日使用，需电话向印章负责人申请同意后，在指定时间、地点由印章保管人进行盖章。

2、印章应妥善保管，原则上不得将公章带出办公区域使用。

（六）印章的保存。