关于加强工程项目资料归档工作的通知

关于加强工程项目资料归档工作的通知
各位同事：
为加强工程项目资料归档工作，提高档案管理水平，确保项目资料
的安全性和完整性，现通知如下：
一、归档责任
1.1 各部门项目经理负责监督和贯彻项目资料归档工作，确保资料
按规定及时归档。

1.2 项目经理应指派专人负责每个工程项目的档案管理，确保档案
文件有序整理、归类、管理。

二、归档操作规范
2.1 档案文件应按照项目名称、日期和文件类别进行归档，使用字
母或数字标记文件编号。

2.2 每个文件夹内应有清晰可辨识的标签，标注文件名称、存放位
置和归档年份。

2.3 档案文件应分类存放于专用柜内，并标明存放位置和范围。

三、资料归档范围
3.1 工程项目的初步设计文件、施工图纸、技术规范等相关资料。

3.2 工程项目的合同协议、验收报告、检测证书等法律和质量文件。

3.3 工程项目的相关沟通记录、会议纪要、工程变更通知等管理文件。

3.4 工程项目的成本预算、费用清单、供应商合同等财务和采购文件。

四、归档存档期限
4.1 按照国家有关规定，工程项目资料归档存档期限为十年。

4.2 存档期满后，根据归档文件的重要性和实际需求，可进行适当筛选和销毁。

五、档案管理安全
5.1 严禁私自调取、查阅和携出档案文件，必须经责任人同意方可操作。

5.2 每个文件柜应设置密码锁，并定期更换密码，加强档案室的出入管理。

5.3 档案文件应存放在干燥、无尘、通风良好的场所，避免高温、潮湿或日晒。

六、定期检查与整理
6.1 每个季度进行一次档案文件的检查与整理，确保文件的有序性和完整性。

6.2 发现文件的损坏或缺失情况，应及时采取补救措施，并做好相应记录。

七、督促与考核
7.1 各部门应建立档案管理的考核制度，对项目资料归档工作进行督促与评估。

7.2 归档工作情况应纳入绩效考核范围，表现优秀者应予以嘉奖和提拔。

请各位同事认真遵守本通知，切实加强工程项目资料归档工作。

档案管理是项目工作的重要环节，关系到项目的安全与持续发展。

希望大家共同努力，确保项目资料归档工作的规范与高效。

特此通知。

XX公司
日期：。