风电企业档案分类方案

风电企业档案分类方案
作者：杨素珍
来源：《兰台内外》2020年第02期
摘要：风电企业的档案管理，应是在执行《风力发电企业科技文件归档与整理规范》（NB/T 31021-2012）和国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及1992年能源部发布的《电力工业企业档案分类规则（试行）》的基础上，设计出风电企业档案分类方案，使之适合计算机管理环境下的风电企业的档案管理。

关键词：风电企业;档案分类;档案分类方案
一、企业档案分类方案建立的必要性
在计算机系统里实现企业档案管理体系，是档案工作者责无旁贷的义务。

档案工作者首先要设计本企业的档案分类方案，使之能够在计算机系统中实现。

档案工作中最重要的几个管理要素是档号、分类号、保管期限，档案收集工作中最重要的是归档范围。

由于企业档案的归档范围和保管期限是基于分类体系中的档案内容分类表对应表述的，所以这个分类方案就是该企业档案工作的根本，是企业档案管理必不可少的工作方法。

如果一个企业的档案管理没有这样一种档案分类方案，那么该企业的档案管理一定是混乱的。

每个企业都是独立的、个体的，每个企业的管理方式因为管理者不同而不同，用什么组织架构，每个组织被赋予什么功能，随时都有可能变化。

所以，熟悉自己管理的企业档案内容的组成，设计出每种档案在计算机环境下最适合的管理方法，设计出必要的档案著录项，使得每种档案都是在符合实际利用的原理下被恰如其份地组织在了一起。

这样才能使企业档案的管理游刃有余、自成体系。

制定一个符合本单位实际情况的档案分类方案，既要参考过去的管理经验和方法，又要遵从现行国家、行业标准规范，需要不断创新各种类型的档案管理方法，不能拘泥于历史局限和对经验的过分依赖，导致管理被形式所局限。

二、风电企业档案形成特点
风电企业一般拥有若干个风电场，其特点是跨地域、分布广。

为适应政府行政区域和管理职权的划分，我国风电生产企业的组织结构，大抵是一套班子，几块牌子的组织形式。

传统的发电企业通常会在一个地理区域建厂，只有单独一个法人。

而风电企业通常会有若干个法人，多种管理模式，有多个会计核算单位、多个法人单位签署的合同，多个法人公司形成的文件。

文件责任者与传统发电企业仅为一个公司不同，看上去象是多个全宗的档案管理，但实体组织为单个全宗。

这导致风电企业档案分类组卷，比火电、水电、核电等传统发电企业多一层分类组卷层级，按不同公司组卷，但并非是从第一分类层级上分公司再按档案内容分类，而是先按档案内容分类，分类的最后一层级按公司组卷，将不同公司的案卷视作同一类列下的平行关
系。

按“件”管理文件时，通过不同责任者做出区分。

明晰风电企业这一层级的分类关系后，才能在风电企业档案管理中贯彻各种行业标准规范，不致使档案的分类矛盾重重。

三、风电企业档案分类依据
当前，风电企业档案管理，应是在执行《风力发电企业科技文件归档与整理规范》
（NB/T 31021-2012）和国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（2012年12月发布）及1992年能源部发布的《電力工业企业档案分类规则（试行）》的基础上，设计出风电企业档案分类方案，使之适合计算机管理环境下的风电企业的档案管理。

四、风电企业档案分类体系中对于规范需变更的部分
《风力发电企业科技文件归档与整理规范》（NB/T 31021-2012）（简称《规范》）未考虑风电企业技术改造、改扩建问题，实际工作中会出现这种情况。

将《规范》中6.2.3.4的目录号的解释做出了调整，增加了新建、改建、扩建的标识位。

工期号的位数根据实际企业的情况做出修改，以适应不同企业的需求。

近年来，企业出于对审计的需要，合同签署过程中的文件被极大地重视，所以增加了与签订合同密切相关的采购方面的文件。

风电企业的设立，有可能存在中外合资、法人独资、内资合资等多种公司结构，在历史长河中，各法人公司，又会涉及合并、重组、撤销、股权变更、注资等诸多行为，所以董事会材料的管理是不可忽视的。

将董事会文件按文书档案的模式管理，按年度混在文书档案中，既不满足利用需求，也不满足来源原则。

人为拆散混排在文书文件中多此一举。

所以，将董事会文件单独拿出来形成董事会档案类型，管理模式为案卷级，管理方法以公司代号-分类号-案卷号的方法来管理。

五、风电企业档案分类示例
1.总则
（1）目的。

为了规范公司档案的种类，实现公司档案信息的系统化和标准化，依照国家有关标准和规定，结合公司实际情况，制定本分类方案。

本分类方案规定了公司档案的分类原则、分类方法、类目设置、类目标识、档号编制规则以及对各类文件种类的描述。

（2）适用范围
①本方案中管理类档案适用于公司2013年以后（含2013年）形成的档案的分类、整理、编号、排架管理和信息资源整合。

本方案中的项目建设和设备仪器档案适用于公司2012年7月1日之后立项的项目建设档案。

②2013年以前形成的档案材料，其分类方法按照《**公司0-5类文书档案归档范围、保管期限表》和《**公司6-9类科技档案归档范围、保管期限表》执行。

③本方案所设计的类目划分标准和类目标识方法应在电子档案管理系统中执行。

（3）权责规定
①公司档案工作领导小组负责本方案的发布和废止。

②档案室负责本方案的制定、修改和解释。

2.释义
（1）档案分类。

档案分类是指根据归档文件材料的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则，采用科学、适用的方法，对归档文件进行区分和类集，从而使库藏的全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。

（2）类目。

类目是档案分类的构成要素，分为类列和类系两项。

类列是指在不同分类层次上具有平行关系的类与类之间所构成的体系，其逻辑原则是不能互相交叉;类系是指某一大类从总到分所构成的具有包含和被包含关系的类的系统，其分类原则是上位类包含下位类，下位类被上位类所包含。

（3）类号。

类号即分类号，是类目的标识符号。

用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。

本方案按照代字和代号混合方式进行类号标识。

（4）档案号。

档案号即档号。

按照国家档案行业的有关规定，档号一般由机构代码、分类号、文件的顺序号和相关特征号组合而成。

档号是归档文件保存单元的唯一标识，用以管理、识别和检索库存档案。

3.分类方法
（1）分类原则
①遵循文件的来源原则，反映行业（专业）特点;②实现类目体系的可包容性;③维护类目体系逻辑关系的严整性;④保证类目体系的相对稳定性。

（2）类目设置
①一级类目设置。

按照公司各类活动的职能性质，将公司的全部档案内容划分为10个一级类目，即：0-党群工作、1-行政管理、2-经营管理、3-生产技术管理、4-财务审计、5-人事劳资、6-电力生产、7-科学技术研究、8-项目建设、9-设备仪器，10大类。

根据档案内容和档案管理方法的不同，党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资的内容的文件统称为管理类档案（不含人事档案），又称文书档案，按件方式管理。

电力生产内容产生的档案为电力生产档案，科学技术研究内容产生的档案为科学技术研究档案、项目建设内容产生的档案为项目建设档案、设备仪器内容产生的档案为设备仪器
档案，电力生产档案、科学技术研究档案、项目建设档案、设备仪器档案统称为科技档案，按案卷方式管理。

1大类中三级类目董事会文件称为董事会档案。

4大类中会计账目称为会计档案。

②二级类目设置
a.党群工作档案分为：党务工作、组织工作、纪检监察工作、宣传工作、工会工作、共青团工作、协会等七项内容。

b.行政管理档案分为：行政事务、质量管理、后勤福利、信息工作等四项内容。

c.经营管理档案分为：计划统计、物资等两项内容。

d.生产技术管理档案分为：规划基建、生产管理、施工管理、安全环保、科技管理、标准计量等六项内容。

e.财务审计档案分为：财务管理、会计账目、审计工作等三项内容。

f.人事劳资档案分为：机构编制、人力资源管理、工资管理、教育培训内容等四项内容。

g.电力生产档案分为：生产运行、生产技术、物资管理、技改与检修、生产修缮、采购、其它等六项内容。

h.科学技术研究分为科技创新及技术进步、科研课题等两项内容。

i.项目建设档案分为：项目立项文件、设计文件、项目准备文件、项目管理文件、风电施工文件、监理文件、试运调试、竣工文件等八项内容。

j.设备仪器档案分为：风力发电机组、变电站设备、其它系统设备等三项内容。

③三级以下类目划分
a.三级类目设置见《管理类文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》《电力生产文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》《科学技术研究文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》《项目建设文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》《设备仪器文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》。

b.会计档案主要指会计账目，三级类目的设置根据《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）执行，分为430财务会计报告、431会计账簿、432工资单、433会计凭证、434其他會计资料。

财务管理类文件纳入管理类档案4大类，按照文书档案的管理方式进行管理。

（3）类目标识。

本分类方案采用代码制分类标识法。

一级类目、二级类目均使用0-9号段标识，科技档案三级类目使用0-9号段标识，管理类档案三级类目使用00-99号段标识。

4.档号标识方法
（1）管理类档案（文书档案）。

档案按“件”的方式进行管理。

档号以“件”为单位进行标识，档号编制规则为：档号=年度-分类号（一级类目号）-保管期限-件号，各号段之间以“-”隔开。

档号具体标注样式如下：XXXX-X-XX-XXX。

第一段为年度号，使用四位年度数字标识。

第二段为档案分类号，用一级类目代码0-5标识。

第三段为保管期限代号，使用字母结合数字标识，永久保管期限用Y标识，30年保管期限用D30标识，10年保管期限用D10标识。

第四段为件号，采用3位流水顺序号标识，不满三位前面补零。

件号生成规则：按同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从001开始生成。

件号排序规则：按成文日期排序。

（2）董事会档案。

档案按“卷”的方式进行管理。

档号以“卷”为单位进行标识，档号编制规则为：档号=公司代号-分类号（一级类目号+二级类目号+三级类目号）-案卷号，各号段之间以“-”隔开。

案卷的档号具体标注样式如下：XX-XXX-XXX。

第一段为公司代号，使用两位大写英文字母标识。

第二段为档案分类号，用一级类目+二级类目+三级类目代码标识，类目号之间不加符号。

第三段为案卷号，按届次组卷，采用3 位流水顺序号标识，不满三位前面补零。

案卷号生成规则：按公司、届次组卷，案卷号从001开始生成。

案卷内文件的档号具体标注样式如下：XX-XXX-XXX-XXX。

前三段号段为案卷的档号。

第四段为件号，采用3位流水顺序号标识，不满三位前面补零。

案卷内件号排序规则：按成文日期排序。

（3）电力生产档案、科学技术研究档案。

档案按“卷”的方式进行管理。

档号以“卷”为单位进行标识，档号编制规则为：档号=年度-分类号（一级类目号+二级类目号+三级类目号）-案卷号，各号段之间以“-”隔开。

案卷的档号具体标注样式如下：XXXX-XXX-XXX。

第一段为年度号，使用四位数字标识。

第二段为档案分类号，用一级类目+二级类目+三级类目代码标识，类目号之间不加符号。

第三段为案卷号，采用3位流水顺序号标识，不满三位前面补零。

案卷号生成规则：按年度，类别（最小类目），保管期限，案卷号从001开始生成。

（3）类号。

类号即分类号，是类目的标识符号。

用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。

本方案按照代字和代号混合方式进行类号标识。

（4）档案号。

档案号即档号。

按照国家档案行业的有关规定，档号一般由机构代码、分类号、文件的顺序号和相关特征号组合而成。

档号是归档文件保存单元的唯一标识，用以管理、识别和检索库存档案。

3.分类方法
（1）分类原则
①遵循文件的来源原则，反映行业（专业）特点;②实现类目体系的可包容性;③维护类目体系逻辑关系的严整性;④保证类目体系的相对稳定性。

（2）类目设置
①一级类目设置。

按照公司各类活动的职能性质，将公司的全部档案内容划分为10个一级类目，即：0-党群工作、1-行政管理、2-经营管理、3-生产技术管理、4-财务审计、5-人事劳资、6-电力生产、7-科学技术研究、8-项目建设、9-设备仪器，10大类。

根据档案内容和档案管理方法的不同，党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资的内容的文件统称为管理类档案（不含人事档案），又称文书档案，按件方式管理。

电力生产内容产生的档案为电力生产档案，科学技术研究内容产生的档案为科学技术研究档案、项目建设内容产生的档案为项目建设档案、设备仪器内容产生的档案为设备仪器档案，电力生产档案、科学技术研究档案、项目建设档案、设备仪器档案统称为科技档案，按案卷方式管理。

1大类中三级类目董事会文件称为董事会档案。

4大类中会计账目称为会计档案。

②二级类目设置
a.党群工作档案分为：党务工作、组织工作、纪检监察工作、宣传工作、工会工作、共青团工作、协会等七项内容。

b.行政管理档案分为：行政事务、质量管理、后勤福利、信息工作等四项内容。

c.经营管理档案分为：计划统计、物资等两项内容。

d.生产技术管理档案分为：规划基建、生产管理、施工管理、安全环保、科技管理、标准计量等六项内容。

e.财务审计档案分为：财务管理、会计账目、审计工作等三项内容。

f.人事劳资档案分为：机构编制、人力资源管理、工资管理、教育培训内容等四项内容。

g.电力生产档案分为：生产运行、生产技术、物资管理、技改与检修、生产修缮、采购、其它等六项内容。

h.科学技术研究分为科技创新及技术进步、科研课题等两项内容。

i.项目建设档案分为：项目立项文件、设计文件、项目准备文件、项目管理文件、风电施工文件、监理文件、试运调试、竣工文件等八项内容。

j.设备仪器档案分为：风力发电机组、变电站设备、其它系統设备等三项内容。

③三级以下类目划分
a.三级类目设置见《管理类文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》《电力生产文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》《科学技术研究文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》《项目建设文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》《设备仪器文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》。

b.会计档案主要指会计账目，三级类目的设置根据《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）执行，分为430财务会计报告、431会计账簿、432工资单、433会计凭证、434其他会计资料。

财务管理类文件纳入管理类档案4大类，按照文书档案的管理方式进行管理。

（3）类目标识。

本分类方案采用代码制分类标识法。

一级类目、二级类目均使用0-9号段标识，科技档案三级类目使用0-9号段标识，管理类档案三级类目使用00-99号段标识。

4.档号标识方法
（1）管理类档案（文书档案）。

档案按“件”的方式进行管理。

档号以“件”为单位进行标识，档号编制规则为：档号=年度-分类号（一级类目号）-保管期限-件号，各号段之间以“-”隔开。

档号具体标注样式如下：XXXX-X-XX-XXX。

第一段为年度号，使用四位年度数字标识。

第二段为档案分类号，用一级类目代码0-5标识。

第三段为保管期限代号，使用字母结合数字标识，永久保管期限用Y标识，30年保管期限用D30标识，10年保管期限用D10标识。

第四段为件号，采用3位流水顺序号标识，不满三位前面补零。

件号生成规则：按同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从001开始生成。

件号排序规则：按成文日期排序。

（2）董事会档案。

档案按“卷”的方式进行管理。

档号以“卷”为单位进行标识，档号编制规则为：档号=公司代号-分类号（一级类目号+二级类目号+三级类目号）-案卷号，各号段之间以“-”隔开。

案卷的档号具体标注样式如下：XX-XXX-XXX。

第一段为公司代号，使用两位大写英文字母标识。

第二段为档案分类号，用一级类目+二级类目+三级类目代码标识，类目号之间不加符号。

第三段为案卷号，按届次组卷，采用3 位流水顺序号标识，不满三位前面补零。

案卷号生成规则：按公司、届次组卷，案卷号从001开始生成。

案卷内文件的档号具体标注样式如下：XX-XXX-XXX-XXX。

前三段号段为案卷的档号。

第四段为件号，采用3位流水顺序号标识，不满三位前面补零。

案卷内件号排序规则：按成文日期排序。

（3）电力生产档案、科学技术研究档案。

档案按“卷”的方式进行管理。

档号以“卷”为单位进行标识，档号编制规则为：档号=年度-分类号（一级类目号+二级类目号+三级类目号）-案卷号，各号段之间以“-”隔开。

案卷的档号具体标注样式如下：XXXX-XXX-XXX。

第一段为年度号，使用四位数字标识。

第二段为档案分类号，用一级类目+二级类目+三级类目代码标识，类目号之间不加符号。

第三段为案卷号，采用3位流水顺序号标识，不满三位前面补零。

案卷号生成规则：按年度，类别（最小类目），保管期限，案卷号从001开始生成。