会议策划方案过程中需要注意的13个细节

会议策划方案过程中需要注意的13个细节
会议策划方案过程中需要注意的13个细节
为了确保事情或工作有序有力开展，往往需要预先进行方案制定工作，方案是为某一行动所制定的具体行动实施办法细则、步骤和安排等。

方案要怎么制定呢？下面是小编精心整理的会议策划方案过程中需要注意的13个细节，欢迎阅读与收藏。

一般在找到适当的.会议承办商后，并不意味着作为会议执行方的您就没有什么可做的了，要想会议能够顺利进行，石家庄会议网认为还需要主办方深入把握很多细节工作：
1、在会议开始之前，全局性的总体策划还得由您来做，做出会议进程“时间进度表”。

2、如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复（如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，您还得与印刷厂商协商处理）。

3、会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。

如果与会代表是要交会务费的，您还得负责收取会务费。

4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。

5、您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定。

6、在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。

7、正式会议开始之前，检查会场的布置工作（灯光、音响、场形、绿化和特殊设备），确保万无一失。

8、报到结束后，及时通知会议承办方最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免酒店和您不必要的麻烦。

9、一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。

10、制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。

11、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

12、做好会议期间的协调工作。

13、会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。