文件控制程序

一、目的
通过对公司内部文件的管控，包括对文件编号、编制、审批、发放、保管和更改等进行规定，确保各部门适时获得有效的文件。

二、适用范围
适用于公司所有公司内部文件的管控。

三、职责
总经理：负责《质量方针和质量目标》、《质量手册》的批准。

管理者代表：负责组织公司内部文件的编制与实施，负责程序文件的批准，负责《质量手册》的编制工作。

文控：负责公司公司内部文件的编号工作，确保每个文件具有一个唯一的文件编号。

负责公司专利、证书、重要公司资料、重要客户资料，集中存档和造册管理。

负责公司所有公司内部文件统一接收、统一发放、统一回收和销毁及集中存档。

负责建立电子档《文件一览表》、《记录一览表》。

各部门：负责相关文件的编制，和部门文件的保管，部门负责人负责相关文件的审核。

四、程序
1 文件的分类
1.1 文件按内容分为：
一阶文件：质量手册（包括质量方针和质量目标）
二阶文件：程序文件。

三阶文件：工作指引、规章、制度、技术标准、检验标准、操作规程等等。

四阶文件：记录/报告（表格表单）
1.2 文件按介质形式分为：书面文件和电子文件。

1.3 文件按控制状态分为：受控文件与非受控文件。

受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖红色受控印章，非受控文件，本公司不负责更
新或换版，仅供外界人员使用。

1.4 文件按来源分为：本公司文件和外来文件。

本公司文件主要是指质量体系所涉及的文件。

外来文件包括：国际、国家、行业、地方的
标准、法规和客户提供的文件等。

轮毂事业部 JZC 定子事业部 JZD
4. 文件编写时，涉及的部门代码：
总经办——GE 营销中心——SA 品技中心——RD
物流中心——PMC 制造中心——PR 人力资源中心——HR
财务中心——CW 品质部——QC
(备注：品质部体系文件甚多，故独立设立一个部门代码，其它均按“中心”而设置代码)
5 文件的发放：
5.1 纸质文件的发放：
各部门待发放的文件/己审批——文控专员接受——文控复印相应份数——加盖受控文件
印章——文控填写《文件发放登记表》——文控安排收文部门签收——原件由文控中
心存档。

6 文件的修改/换版、补发：
6.1 文件更改/换版：
文件编制部门重新编制一份新文件，并注明变更的版次，经批准后交文控，文控在放发新
版本文件时，同时收回旧文件或图纸。

6.2 文件更换、补发、增发：
若由于文件破旧、丢失、脏污原因，而需要申请更换或补发或增发新的文件，应由需求部
门填写《联络单》，交总经办批准，由文控安排补发新文件。

6.3 文件版次：
文件首次批准发布的版本号为A/0，文件发生小的改动时，其版次依次为A/1、A/2……。

当小的改动达5次以上或文件改动内容较大时，版本依次为VB/0、C/0……；
7. 文件的作废、保存、销毁：
A,受控文件作废时，文控应按《文件发放登记表》上的分发记录，将作废文件收回。

B,作废文件由文控请示原编制部门决定是否保存，若需要，则应在文件上加盖红色作废印
章后进行封存保管，（作废的文件，一般检验文件及技术文件保存三年，一般管理文件保
存一年，若不需要保存，由文控安排统一集中销毁。

）
8. 内部文件管控
质量体系范围内的相关文件，均需按本程序进行管理。