合同会签管理制度

1总则
1.1为规范公司合同管理，避免经营风险，明确职责统一范围，根据有关法律、
法规并结合公司情况，特制定本制度。

1.2本制度适用于公司及下属的各子公司和分公司对外签订、履行的规范平等民事主
体间权利和义务关系的具有法律约束力的文书（以下统称“合同”）。

与劳动合同有关的合同属于特殊的合同，不适用本制度。

1.3由行政机关或银行统一制定的格式合同不适用于本制度。

但就格式合同内容
所签订的补充协议需要遵守本制度签订。

1.4凡订立合同必须签署书面的合同文本，往来信件、传真、图表、邮件均可作
为合同的组成部分。

1.5公司法务专员负责依据本制度流程及董事长授权，全面负责公司合同管理工作，指导、监督公司各部门合同签订、履行和争议解决工作事项，并可对各部门合同管理台账进行盘点和抽查。

2合同订立
2.1公司设立外部交易法人和自然人信息系统。

合同订立前，我方经办部门必须
收集对方信息资料。

如果对方是法人且不在信息系统内，或已录入信息系统但时间超过1年，则要对其公司营业执照、税务登记证和组织机构代码证录入或更新系统。

如果对方是自然人，则要将对方有效身份证信息核对本人后录入系统中。

2.2合同订立前，合同经办部门必须就2.1条收集录入的对方信息进行资质审查，
对没有经营资格或资信情况不良的法人或自然人，不得与其订立合同。

2.3合同签订前需经过招投标程序的，须按照公司项目招投标规定进行招投标后
进行合同草拟，并附中标书。

2.4合同原则上采取公司内部指导的合同模板，在没有公司模板或者对方处于强
势地位并要求采用对方合同的情况下，可以报部门经理和法务专员审核后，使用对方合同。

在双方均没有拟好合同且事情突发、紧急或合同标的少于一万元的情况下，可以签订简易合同（零星采购除外）。

简易合同的基本要素完整，包括：
（1）合同当事人的名称和住所
（2）标的物
（3）数量
（4）质量和验收方式、标准
（5）价款及支付方式
（6）履行期限、地点和方式
（7）违约责任
（8）解决争议的方法
（9）签章和日期
2.5合同倒签是指在合同双方正式签订合同之前就已经开始履行合同义务，在合
同履行过程中或履行完毕后补签合同的行为。

为防范经营风险，公司原则上禁止合同倒签，在特殊情况且满足本制度2.1、2.2和2.3条的，并经具有相应额度最终审批权的董事长、副董事长或总裁书面同意，可以事后补签合同。

公司董事会年终指派专人对各部门合同倒签率进行考核，并对下一年度各部门合同倒签率下达最大指标，逐步控制合同倒签行为。

3合同的审查流程
3.1申报
合同签订前，由各部门按照各部门业务范围和业务流程指派相应合同经办人员，按照
与合同相对方谈判好的条件和本制度的规定填写合同模板或收取合同相对方合同稿件，经确认无误、无错别字、漏字和缺页后，填写《合同会签表》（后附），随同合同稿件（纸质或电子版）及附件（包括但不限于本制度第2条规定），交由部门经理初审。

3.2审批
3.2.1部门经理初审
合同经办部门经理收到前述3.1条合同稿件后认真审核合同整体条款，确认公司提供合同模板无越权修改后，在《合同会签表》上签署意见后反馈给合同经办人员，交给技术负责人审核。

3.2.2 技术负责人审核
涉及产品质量、设备技术设计、环境评价、工程施工图纸等和其他专业技术信息的合同，须由有关技术的骨干、核心成员或负责人对技术资料进行核实无误后，在《合同会签单》上签名，然后反馈给合同经办人员，交给法务专员审核。

如有技术附件，必须由技术负责人签字确认，或签署技术协议。

3.2.3 法务专员审核
法务专员收到合同经办人根据上述3.2.2条提交的合同初稿后，就合同涉及的法律条款、合同履行过程中的法律风险点提出书面的修改意见并就修改部分与合同经办部门经理讨论形成合同修订版本，在《合同会签表》上签署意见后反馈给合同经办人员，交给审计部门进行审核（如需）或合同经办部门经理进行复审。

3.2.4 审计主管审核（如需）
审计主管就合同中涉及的计价和约定合同履行过程中的审计条款进行审核，提出修改意见并与合同经办部门经理讨论形成新的修订版本，并在《合同会签表》上签署意
见后反馈合同经办人员，交给部门经理进行复审。

3.2.5 部门经理复审
合同经办部门经理就合同经办人提交的经过法务专员和审计主管签字的合同修订稿进行复审，并对合同中涉及的标的物、标的价、标的数量、运输方式、检验方式、履行方式和期限及其他商务条款进行核实，如有问题及时整改或沟通，形成合同修订完成稿，并在《合同会签表》上签署意见后反馈给合同经办人员，交给中心主管审批。

3.2.6 中心副职以上领导审批
合同经办人收悉合同经办部门经理复审形成的合同修订完成稿及《合同会签表》后交由合同经办部门所属中心副职以上领导审核（没有正职的，由副职领导审核；有正职的，由正职领导审核）。

中心副职以上领导对合同相对方资质进行核查，并对合同修订完成稿中的条款进行整体审核，如果有异议，由中心副职以上领导按照上述各审核人审核范围分工找到分管审核人进行沟通修改，必要时可以发起合同会签讨论会对异议点进行讨论，形成的会议纪要和意见要上报合同最终有审批权的审批人或授权的审批人。

如果无异议，则签署《合同会签表》反馈给合同经办人进入下一流程。

3.2.7 合同经办人向合同相对方反馈我方修改意见
若合同不是使用我方模板或合同相对方对我方模板有修改需要进行会签商议，合同经办人在合同会签过程中向合同相对方及时反馈我方修改意见和进度情况，对双方不能达成共识的地方进行记录并及时向前述审批流程中对该内容有权限审批的人员进行沟通。

沟通后仍不能达成共识的，书面逐级上报合同经办部门所属中心副职以上领导，仍不能决定的，由中心副职以上领导书面上报至最终审批人，直到得到最后合同定稿或终止合同会签流程。

3.2.8合同经办人向合同相对方发出和审核回复的合同定稿和附件
合同定稿经前述所有会签流程完毕并经以上所有审核人全部审核通过后，由合同经办人将最终确定的合同定稿及所有附件整理齐备，通过邮递或电子邮件方式发送给合同相对方签字、盖章和骑缝章（页数超过一页）后寄回我方。

收到对方加盖公章的合同稿和附件后，由合同经办人负责核对内容是否与我方发出的合同稿和附件一致，公章和法人名称与合同载明的相对方一致且公章加盖清晰、签章位置正确。

审核完毕后进入下一个流程。

3.2.9最终审批人签字
根据公司有关制度和授权书，合同经办人根据公司规章制度规定将合同相对方已签章的合同定稿和附件交给有最终审批权的领导审核签字。

3.2.10最终审批人签字后，合同经办人将所有合同稿和附件按照公司《印章管理制度》加盖公章。

然后，按照合同约定份数送交合同相对方，并将我方保留的合同文本和资料存档备查。

3.2.11合同经办人须严格按照上述流程顺序呈交合同进行合同会签，后一部门若未见前一部门签字，可以拒绝由本部门先行审查。

如有特殊情况需要变动会签顺序的，由合同经办人负责解释说明。

3.2.12合同会签过程中遇到意见无法达到统一或者遇到重大合同（标的金额超过两千万；一年以上的长约合同；），合同经办人可以向本部门经理申请发起合同会签会议，由合同经办人、技术负责人、法务专员、合同经办部门经理、合同经办中心主管和基地经理参加，并由合同经办人做会议纪要报送最终审批人知悉，会议纪要应特别就不能达成一致点或重大风险做出提示。

各审核人进行审核或复核的时间原则上应控制在1日内，特殊情况需要协商、讨论和请示的，最多不超过3日。

4合同审批责任
根据权责相统一的原则，有权审批的负责人在《合同会签表》上签字前，必须对审批权限内的各事项知悉，对可能存在的风险了解并尽可能在维护公平交易的情况下降低风险，最大限度维护公司利益。

对于不能处理的问题须按照会签流程及时上报和与有关部门沟通协调。

若在对审批权限内各事项不知悉（对合同中应该审批的条款不了解）、不预防（对应该审批的条款可能预见出现的问题不采取防范措施）、不作为（在保障达成公平交易的情况下，不努力争取公司最大利益）的情况而签字，一经发现，公司将可以给予以下处罚：
（1）对公司未造成任何经济损失的，给予通报批评、行政警告并处罚金200元整；（2）对公司造成伍拾万元以下直接经济损失的，公司可以根据实际情况给予直接责任人3%-10%直接经济损失数额的处罚。

（3）对公司造成伍拾万元以上直接经济损失的，公司可以根据实际情况解除劳动合同。

对故意给公司造成损失的情况，内部处罚不足以弥补损失或有其它法定事由须追究有关责任人责任的，将根据法律法规追究责任人的刑事、行政和民事责任。

5附则
本制度由董事会办公室制定并负责解释，自下发之日起执行。

6附件
合同会签表。