社区文件归档管理制度范本

第一章总则
第一条为加强社区文件管理，确保文件资料完整、准确、安全，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本社区实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本社区所有文件资料的归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条社区文件归档管理应遵循以下原则：
（一）集中统一管理原则；
（二）完整、准确、安全原则；
（三）及时、高效原则；
（四）便于利用原则。

第二章文件归档范围
第四条以下文件资料应纳入归档范围：
（一）社区居民大会、社区居民代表大会、社区居委会会议、社区居民委员会会议的记录、决议、决定等；
（二）社区居民自治组织的章程、规章制度、工作计划、总结等；
（三）社区居民自治组织与其他组织、单位签订的协议、合同等；
（四）社区居民自治组织办理的各类申请、审批、许可、证明等文件；
（五）社区居民自治组织办理的各类调查、统计、报表等；
（六）社区居民自治组织开展的各类活动、培训、讲座的记录、总结等；
（七）社区居民自治组织购置的固定资产、设备、物资的购置合同、发票、验收报告等；
（八）社区居民自治组织收到的各类函件、信函、贺电等；
（九）社区居民自治组织形成的各类报表、报告、分析等；
（十）社区居民自治组织认为有必要归档的其他文件资料。

第三章文件归档程序
第五条文件归档前，应进行整理、分类、编号，确保文件资料完整、准确、有序。

第六条文件归档时，应按照以下程序进行：
（一）文件收集：由社区档案管理员负责收集应归档的文件资料；
（二）文件整理：按照文件类型、时间顺序、重要程度等进行分类整理；
（三）文件编号：对整理好的文件进行编号，确保文件编号的唯一性；
（四）文件归档：将整理好的文件资料按照编号顺序放入档案盒，并填写档案盒标签；
（五）档案登记：对归档的文件资料进行登记，包括文件名称、编号、归档时间、归档人等信息。

第四章文件保管与利用
第七条社区档案管理员负责档案的保管工作，确保档案安全、完整。

第八条档案保管应遵循以下要求：
（一）档案库房应保持干燥、通风，温度控制在15℃-25℃之间，湿度控制在40%-60%之间；
（二）档案柜应保持清洁、整齐，不得放置易燃、易爆、有毒等物品；
（三）档案柜应加锁，防止文件资料被盗、丢失；
（四）档案管理员应定期检查档案保管情况，发现异常情况应及时处理。

第九条文件利用应遵循以下原则：
（一）依法利用原则：利用档案应遵守国家法律法规，不得利用档案进行非法活动；
（二）保密原则：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，未经批准不得对外提供；
（三）便民原则：为社区居民提供便捷的档案查询服务。

第五章文件销毁
第十条档案资料到期或者失去保存价值，应按照国家有关规定进行销毁。

第十一条档案销毁前，应进行以下程序：
（一）编制销毁清单，经社区档案管理员审核；
（二）销毁清单经社区领导批准后，由社区档案管理员组织实施；
（三）销毁过程中，应确保档案资料不外泄，防止文件资料被篡改、损毁。

第六章附则
第十二条本制度由社区居委会负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。