永乐文档一体化管理软件使用说明

永乐文档一体化管理软件使用说明
一、软件下载及安装
登陆江苏档案信息网，网址为/，在网站的右下方找到“档案软件服务”，点击进入，在档案室管理软件下点击“永乐一体化管理软件”，进行下载。

对下载后的软件包进行解压缩，可以看到此软件由三个文件构成，即DBMS、lams及window98软件狗驱动程序。

点击lams，点击SETUP.EXE，进行安装，在桌面上形成一个“永乐文档一体化通用软件”图标，安装结束。

二、软件使用
双击图标，输入姓名lams，口令2000，点击确定，进入软件界面。

点击WD,进入文档管理子系统，按栏目要求进行输入。

在首次输入数据前，按数据——检索，在出现的表格中，检索项目选择“档号”、运算中选择“大于”、给定的值选择“空”、关系中选择“END”，按检索键，则系统中用于演示的全部文档检出，将鼠标指向记录1，在按住SHIFT键的同时选择尾记录，则文件全部选中，呈蓝色，按鼠标右击，选择“删除所选记录”，按“保存”按钮，则系统自带记录全部删除。

1、数据的录入：
档号：由全宗号—年度—保管期限—分类号—件号构成。

全宗号为区档案馆给各单位的代号。

按年度结合保管期限分类的，分类号为0000。

保管期限永久为001，30年为002，10年为003。

如区档案局2008年永久第一件，档号即为0402-2008-001-0000-0001。

页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。

文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。

责任者：文件文件的发文机关或署名者的名称。

题名：文件标题。

没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。

成文日期：以8位阿拉伯数字标注年月日，填写方法如20080718。

保管期限：按键选择永久、30年或10年。

如无30年期限可选择，则选择长期。

在输入时，可以通过鼠标的点击来转向任意列，也可通过回车键，转向下一列。

在最后列按回车键时，系统会为用户自动新增一条记录。

2、数据的删除：
用鼠标点击记录栏，可选择一条记录；按住CTRL键可选择多条记录；先选择首记录，按住SHIFT键并用鼠标点击最后一行记录，可选择一块记录。

被选择的记录呈蓝色，右击鼠标，选择“删除所选记录”，最后按“保存”按钮，则所选记录被删除。

3、数据的检索：
按数据——检索，根据需要设置检索条件。

4、数据的保存
因软件狗的限制，目前系统仅能管理数据500条。

将当年所有文件输入完成后，将数据导出保存。

导出方法为按数据——导出，选择文件类型为DBASE3，文件名统一为“全宗号—年度”，如区档案局2008年档案表示为“04022008”，通过电子邮件发送到thqdaj@。

5、数据的打印
点击报表输出，选择归档文件目录，按数据——检索，根据需要设置检索条件，检索项目，运算，关系都通过下拉列表来选择，“给定的值”输入相关数据。

检索结果出现后，点击打印，设置打印边距，左635、右635、上2500、下2000，点击开始即开始打印。