签证管理制度

签证管理制度
1．目的
规范公司办理签证程序，提高规范性和效率，确保质量，降低风险。

2．适用范围
适用于xxx公司。

3．职责
3.1商务签证
3.1.1行政部根据各业务部门的要求，准备好每个国家的签证须知，并做到及时更新。

需要签证的员工按签证须知（如申请表、6个月有效的护照、照片、邀请函、派遣函等等）准备资料齐全并提交行政部。

如材料需要认证、公证等，由员工提交相应的认证、公证书给行政部。

行政部收到员工资料后，审核、整理，齐全后在第二天将资料邮寄给北京签证专员或其它相关签证机构。

3.1.2需要面签的，员工需自行与使馆预约面签时间，并自行前往办理签证；如果签证地点没有专门的签证人员，员工需自行前往办理。

3.1.3对于外单位人员要办理商务签证的，需要员工提交申请报告，并给副总及以上人员签字同意后，才能以我公司员工名义办理签证。

原则上外单位人员应以自己单位名义提交签证申请材料。

3.2旅游签证
3.2.1在办理不了商务签证的同时，行政部负责与旅行社或签证机构联系，协助办理旅游签证，方便员工因公出行。

旅游签证的签证实施
同商务签证3.1.1 。

3.2.2节假日期间，如果员工个人需要办理旅游签证的，行政部帮联系旅行社，由个人自行办理。

3.3因公签证
3.3.1员工需要办理因公签证的，按公司《外事工作管理规定》，本人提交申请报告、《xx市因公出国（境）任务申报、审批表》或《xx 省因公出国（境）任务申请、审批表》，并给总经理签字同意后，由行政部和员工一起将报告递交给公司，公司董事长审批后，再按公司的要求准备签证材料。

签证实施同商务签证3.1.1 。

3.3.2员工用因公护照出访，出访不得超出xx省外事部门的规定，每次出访不超过3个国家和地区（航班中转不得出机场）。

境外停留时间包含旅途时间，以离、抵我国国境为结算时间，出访1个国家和地区不超过5天、出访2个国家和地区不超过8天、出访3个国家和地区不超过10天；赴拉美、非洲等须航班中转的国家，出访2国不超过9天。

因公出国回到境内后，10天内将因公护照交回给公司外事专管员或xx省外事部门。

3.3.3办理因公出国（境）手续后，实际出国（境）的人员，请将完整行程提前报备行政部。

3.4 xx省外事部门的邀请函
3.4.1适用于部分国家的客户需要xx省外事部门的邀请函。

3.4.2员工按要求提供材料（如审批表、邀请函、申请报告、公司担保函、外国人员护照原件电子版等，其中申请报告和担保函需要副总
及以上人员签字），行政部收齐所有材料后交公司办理，因公邀请外国人员来赣，须报经董事长批准，办理时间为一个月左右。

3.4.3行政部从外事专管员处领取外事部门出具的《被授权单位邀请函》和公司出具的邀请函，再交给相应的业务部门。

3.4.4外国人员凭此邀请函实际入境的，请相关业务部门将外国人员的实际入境口岸、停留天数、出入境时间等，报行政部备案，以便南昌市公安局出入境管理处备查。

3.5港澳签注
3.5.1员工需要自己办理好港澳通行证，每一次因公去港澳，可将通行证交由行政部，代为办理签注（签注时效一年一次或三个月一次）。

3.5.2商务签注只适用于公司有需要经常前往香港的高管人员，由行政部办理（签注时效三个月多次）。

3.6因公护照、因私护照、港澳通行证、入台证等出国证件的保管3.6.1 备案的中层以上干部，以上证件由公司集中保管，个人不得保管证件。

如需因公、因私出国，按公司规定办理取证、还证手续。

3.6.2除因公护照外，以上证件公司员工自行保管。

如在国外遗失证件的，或在国外期间更换护照的，请立即报备公司行政部。

4.签证费用
4.1商务签证的费用，由办理的各部门向财务借款给行政部，行政部按各自发生的费用汇给北京签证专员或其它相关部门，每次签证完毕后，将各使馆的收据交与员工销账。

4.2旅游签证的费用，每次签证完毕后，各员工将签证费用自行交与
旅行社或签证机构。

4.3港澳签注的费用，每次签注完毕后，各员工按发票金额将签注费用交与行政部。

4.4公司代办的因公签证费用，由办理的各部门向财务借款给行政部，行政部按各自发生的费用汇给公司，每次签证完毕后，将公司给予的外事部门收据交与员工销账。

5.附则
5.1本制度自签发之日起开始执行。

5.2本制度解释权归公司行政部。