2021年档案信息化解决方案企业组织架构及部门职责

档案信息化解决方案企业组织架构及
部门职责
2021年11月
目录
一、组织架构 (3)
二、主要部门职责 (4)
(一)档案工程部 (4)
(二)研发中心 (4)
(三)市场部 (5)
(四)保障部 (5)
(五)财务部 (5)
(六)经管部 (6)
(七)综合部 (6)
(八)商务部 (6)
(九)人力资源部 (7)
附件：服务流程 (7)
档案信息化解决方案企业组织架构及部门职责一、组织架构
二、主要部门职责
(一)档案工程部
1、评估项目规模，商谈项目招标事宜，制定相应的项目方案，签订项目合同，统筹项目的开展进度；
2、制定并执行操作流程、质量管理制度、保密制度；
3、安排并调配人员、设备、软件，确保项目的正常实施；
4、及时解决项目实施过程中的服务器调试及软件问题，确保档案信息化应用软件的稳定运行，并协助客户及时更新相关的软件；
5、负责项目所用设备和物品的申请、购买、保存、维护、调配、管理；
6、落实项目验收报告单的如期签字工作和项目款项的按期回款工作。

(二)研发中心
1、制定并执行研发规范、研发管理体系和研发中心的发展规划方案，设计、开发、调试、登记软件产品，编写软件产品的使用说明书；
2、制定、实施新产品开发预算和研发计划，组织研发成果的鉴定和评审；
3、协助市场部做好新产品调研、论证、开发、用户需求调研和技术可行性方案制订；
4、协助市场部做好售后服务环节的技术支持和软件功能的改进与升级,确保应用软件的稳定运行；
5、确保公司信息化产品的软件开发与应用维护工作的正常开展；
6、制定研发中心的团队建设规划，实施研发人员的培训计划，做好研发中心及其他相关部门技术人员的选拔和培养输送工作；
7、了解档案信息化行业的相关软件产品，不断改进公司产品的技术和功能，使公司软件产品与行业内的最新技术水平趋于一致。

(三)市场部
1、负责公司业务的市场拓展和客户关系的维护；
2、负责公司档案信息化项目的设计及方案撰写工作；
3、负责软件产品的应用演示、宣传资料的设计及制作工作；
4、协助档案工程部门进行技术档案的整理、制作；
5、制定部门的管理制度，实施员工培训计划，做好员工的选拔和培养输送。

(四)保障部
1、充分与公司各业务部门沟通，对拟采购的材料、设备进行详细市场调研；
2、负责供应商的考核和储备工作，优选2-3家供应商作为公司相对固定的供应商；
3、定期对每个供应商的产品质量、价格、服务、信誉等进行评估，并建立档案；
4、负责按时、按质、按量采购公司档案工程部及其他部门所需的物资；
5、负责采购合同或协议的洽谈、签订和管理工作，保障采购全过程的有效控制；
6、组织市场动态、同业动态、新材料成本对比等市场调查与分析，制订采购策略方案汇报与执行；
7、负责公司公共用车的派遣，做好对司机的管理和交通安全管理工作；
8、负责办公室安全问题的传播、指导、监督工作，制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作。

(五)财务部
1、负责制定各部门资金的预算表并监控各部门资金的使用情况；
2、制定并执行财务管理制度，组织编制各类财务报表及财务分析报告；
3、组织现金、存货、固定资产等资产盘点清查工作，协助外部审计、税务部门完成固定资产盘点工作；
4、依法开展税务筹划、税
务申报与缴纳工作，配合外部审计单位、税务单位的检查；5、设计并制定公司融资方案，降低融资成本，维护融资渠道；6、及时组织公司项目决算，进行成本费用分析，向管理层提出公司提升盈利的建议；7、加强应收账款的管理工作和财务部门的员工培训工作。

(六)经管部
1、负责建立公司各项规章制度，并根据执行情况及时修订完善；
2、负责制定各部门的工作职责，并督促各部门的员工履行职责；
3、建立考核体系，制定考核方案和考核细则，组织日常工作考核；
4、定期分析公司运营的实际指标与计划指标的差距，找出管理薄弱环节，为考核和管理决策提供依据；
5、负责组织制订中长期发展战略规划，组织制定公司不同阶段的发展计划；
6、制定合理的薪酬福利制度，对员工绩效进行评定；
7、研究与公司经营相关的法律、法规、政策，做好相关全员培训工作。

(七)综合部
1、参与编写公司制度、重要文件，起草综合性文件，负责重要事务的督办工作；
2、负责公司重要活动、会议的安排，并负责公司工作人员的考勤与休假管理工作；
3、负责公司文件的管理工作和公司资质管理及证照的年检工作；
4、负责公司印章的管理工作，严格执行印章的使用规定；
5、负责公司网站、内部电话、OA系统、网络、电脑等的维护工作；
6、负责公司办公设备的管理工作和公司的文化建设工作。

(八)商务部
1、负责招标信息的收集及筛选工作、拟招投标项目的资料整理工作和组织实施工作；
2、负责公司各项资质的认证工作和各项产品著作权、专利的申请工作；
3、负责公司各项政府及科技资金的申请工作，规划公司重要资质的认证事宜；
4、负责公司商务专项方案的设计工作；
5、制定商务部的员工建设规划和部门管理制度，实施并制定员工培训计划，做好员工的选拔、培养工作。

(九)人力资源部
1、根据公司发展战略和经营计划，制定公司的人力资源计划，组织各种形式的人员招聘、选拔、聘用及调配工作；
2、负责劳动合同的签定、员工档案的管理工作，并负责劳动关系的管理工作；
3、负责办理公司员工的各项社会保险手续和大学生就业见习手续；
4、协助档案工程部调配、管理项目员工，以保障档案工程部项目的正常进行；
5、制定公司的年度培训计划，使公司的培训制度化、常态化，实施新员工的岗前培训，确保新老员工为公司创造最大的价值；
6、实行多岗位交流机制，建立人才选拔方案，加大人才储备；
7、制定公司员工激励机制、福利保障制度和劳动安全保护措施；
8、部门工作流程及制度的制定、落实和执行，实施部门员工培训计划，做好员工的选拔和培养输送。

附件：服务流程
公司档案工程部对客户进行需求调研后，向河南省多个地市的检察院及法院提供档案信息化相关软件及档案信息化服务，致力于成为一家综合性的档案信息化解决方案供应商。

公司向客户提供的档案信
息化服务主要为纸质档案的数字化服务。

纸质档案数字化业务的基本环节主要包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、查重查漏、质量检测、数据挂接、档案装订归还库房等。