机要档案管理制度

1．目的
规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。

2．范围
本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。

3．定义
机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。

机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。

4．职责
4.1总经办是公司机要档案归口管理部门，直接负责公司一类档案，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查、指导；
4.2总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等），并对档案资料的完整性负责；
4.3总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核；
4.4各二级部门，负责本部门档案室的管理。

5．流程图
6．流程说明
7．激励措施
7.1 有下列事迹之一的，各部门应当给予奖励：
7.1.1 对机要档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
7.1.2 对违反机要档案管理要求的行为及时检举，或立即采取补救措施，避免或减轻损害后果的。

7.2 有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚5-50分；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失：
7.2.1 未按要求移交应归档材料；
7.2.2 档案建账不完整、库房管理不符合要求；
7.2.3 未配备档案员或档案员异动未及时备案。

7.2.4 借用档案未按时归还；
7.3 有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚50-100分,情节严重的予以辞退。

7.3.1 擅自提供、抄录、公布应当保密的档案；
7.3.2 损毁、丢失或者擅自销毁档案；
7.3.3 涂改、伪造档案；
8．附件
附录1 《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》
附录2 《机要档案分类和保管期限表》
附录3 《档号章及相关内容填写要求》
附录4 《档案库房管理要求》
附录5 《机要档案利用审批权限表》
附表1 《归档资料移交清单》
附表2 《机要档案利用审批表》
附表3 《机要档案利用登记表》
附表4 《机要档案盘点记录表》
9．附加说明
本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理
附录1：机要档案收集范围、整理要求与归档时限
附录2：机要档案分类和保管期限表
1.类目设置
根据机要档案的收集范围，档案产生的领域范畴，档案记述的内容性质，结合各档案的管理方式、著录要求，确定为十四个一级类目。

2.档号编制及标识
档号组成方式为“全宗号—分类号—年度号—件号”。

分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成(部分由一、二、三级类目代号组成)。

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，二级类目、三级类目的标识，采用阿拉数字“双位制”。

具体请见主表如示。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

件号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。

附录3：档号章及相关内容填写要求
全宗号:合资公司给每个部门的代号。

各新增事业部需到合资公司机要档案申请全宗号。

年度:文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如
2017。

保管期限:归档文件保管期限的简称。

分为永久、15、10三类。

室编件号:文件的排列顺序号。

各档案室在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“0001”开始标注。

馆编件号：不需要填写。

机构(问题):分类方案中的二级类目名称。

如:2017收到的第100份有关经营的文书档案档号章的填写方式：
附录4：库房管理要求
1.机要档案室应合理配置专门档案库房等档案工作用房，并配置防盗、防火、防高温、防潮等必要设施。

2.档案库房应远离存有易燃易爆物品等不安全的场所，原则上不得设置在地下楼层或顶层。

3.库房内档案装具应统一编号，排列有序，便于档案上架（入柜）和利用。

4.每年1月30日前完成上一年度进出档案的盘点，并填写机要档案盘点记录表。

5.库房应保持卫生清洁。

要每周定期进行打扫，并注意拉好窗帘，防止强光进入。

6.库房内尚未整理的文件材料不得随处堆放，要有序的存放在档案柜内。

7.库房严禁存放私人物品、非机要档案归档范围的寄存物品。

8.每天进行巡查库房防火防盗设施及空调、除湿机等设备的运转情况，发现隐患应当及时处理或报告；下班前，必须关好库房门窗，切断电源。

经营
2008永久
0100
附录5：机要档案利用审批权限表
1档案移交部门可对其档案中不宜向其它部门开放的部分提出限制利用的意见。

电子文件的使用需求等同于借用档案原件。

附表1:
归档资料移交清单
本清单共＿＿页＿＿＿项，一式两份。

交接日期：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日。

移交部门：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿，移交人：＿＿＿＿＿＿＿。

接收部门：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿，接收人：＿＿＿＿＿＿＿。

特别声明：本移交清单经双方签字后正式生效，资料未作特别注明的均视为原件。

移交资料清单：
附表2:
机要档案利用审批表
特别声明：档案未作特别注明的均视为原件；“利用序号”为6位流水号。

附表3:
机要档案利用登记表
特别声明：档案未作特别注明的均视为原件；“利用序号”为6位流水号。

附表4:
机要档案盘点记录表
盘点人：盘点日期：。