TS16949文件编写导则

文件编写导则
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文件编写导则
1.目的:
使公司编制的各种文件的编写要求、编写格式、编号方法统一，以便于相关文件的管理。

2.范围:
公司经营管理文件和质量系统内各相关文件。

3.定义:无
4.编写导则:
4.1基本要求
4.1.1 符合性：应符合并覆盖所选标准条款（包括任何裁减）的要求；
4.1.2可操作性：应符合公司的实际情况。

具体的控制要求应以满足公司需要为度，而不是越多越严就越好；
4.1.3 协调性：文件和文件之间应协调，避免产生不一致的地方。

4.2 文字要求
4.2.1 职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）4.2.2 结构清晰，文字简明；
4.2.3 格式统一，文风一致。

4.3 文件的通用内容
4.3.1 文件名称、文件编号；
4.3.2 编制、审核、批准；
4.3.3 生效日期；
4.3.4 修改状态；
4.3.5 发放编号；
4.3.6 ……
4.4 编写格式规定
4.4.1文件标准纸张大小、版面边界规定与装订规定：
A．纵向A4格式(210×297㎜)与B5格式(182×257㎜)，版面边界设定，上、下及右边界均为1cm，左边界为2.5cm，装订于左。

B．横向A4格式(297×210㎜)与B5格式(257×182㎜)，版面边界设定，左、右及下边界均为1cm，上边界为2.5cm，装订于上。

4.4.2 字体原则上采用宋体，“小四”大小，标题为“三号”（记录标题为四号）；行间距为1倍。

4.5 序号的引用格式与对齐方式如下
4.5.1序号的引用格式：(适用于质量体系文件参照)
4.5.2 对齐方式：靠左贴齐网格线。

4.6 质量手册的编写规定
4.6.1 依主题概述公司(或部门)的程序及管理方式的大原则。

4.6.2 对识别出来的公司所拥有的顾客导向过程、支持过程、管理过程，采分段叙述的原则，其序号引用参照本文“4.
5.1”序号的引用。

4.7 二级程序文件编写规定
4.7.1 目的：叙述该程序欲达成的目标。

4.7.2 范围：界定该程序所涵盖的人、事、时、地、物。

4.7.3 定义：即名词解释，于程序文件中所叙及的单词或名词，须特别解释或界定其意义者。

若无则注明“无”。

4.7.4 职责：说明该程序的权责单位，可分为部、工段、组等。

4.7.5 程序：简要说明每一事项或作业。

4.7.6 注释：该程序的作业执行人员、时间、地点、方法及内容等相关说明。

4.7.7 相关/支持性文件：该程序的相关支持程序、作业指导书。

4.7.7记录：该程序后附录的相关记录、表格。

4.8三级支持性管理文件编写可按目的、范围、定义、职责、内容……的方式编写，但若有特殊需求，则不在此限。

4.9 质量体系文件的编码原则：
4.9.1文件分类，按文件的范畴分为：
a.质量体系文件；
b.经营管理文件；
c. 技术文件 ；
d. 外来文件。

4.9.2 对质量手册的各章节分别编号
如：质量手册 1.0管理职责的编号为：
QM/SMT1.0
4.2二层次质量程序文件
QP/SMT □□□-□
如：业务计划控制程序 编号为：QP/SMT1.0-1 4.3三层次质量管理作业指导书
QW/SMT (□□□-□)□□□—□
第三层次文件流水编号（从001起开始顺编）
第二层次文件号 (若为质量手册直接引用，则为质量手册的章节标题编号)
质量指导/圣马田
如：新产品开发评审规定 编号为：QW/SMT(3.0-1)001-TH
5经营管理文件（计划、通知、报告、报表、申请、人事等）的编号原则：
公司缩写（圣马田）
编制部门
发文年度
流水编号
文件类别
部门编码
5.1公司拼音简称：SMT
5.2部门编码：
总经理室：GM 技术部：TH 质量部：QA 制造部：MA
市场部：MK 物流部：AT 综合部：CG
5.3文件类别编号：
BB——报表 HR——人事 JH——计划 GW——岗位职责
TZ——通知 BG——报告 SQ——申请 CZ——操作规程
GD——规定办法类 ZD——作业指导书
如：2004年一月份生产部的生产计划编号可编为：ZX/SCJH-001-2004 5.4以公司名义的发文，省去部门类别。

如公司2004年业务计划编号可为：SMT /JH001-2004
6.技术文件资料的编码原则：
6.1生产作业指导书
文件类别
圣马田
6.2其他技术类文件资料
SMT/ □□-□□□-□□
圣马田/文件类别零件图号（零件号实际数位）子顺序号
6.3技术文件类别：
过程流程图——P 控制计划——CP 作业指导书——ZW
FMEA——F 检测——TE 计量JL
测量系统分析MS
说明：需要时可以在文件编号的尾部加注特别符号以示不同的区别。

如：S—表示试生产用的资料；Y——表示在样件生产时用的资料；PPK—表示某个零件的初始性能指数；CPK——表示某个零件的过程性能指数；MSA——表示某个零件的测量系统分析。

7.外来文件的编码原则：
□□□-□□-□□□□
（流水编号月份年份）
8.版次编码原则：
8.1为了使新旧文件有所区分及管理,并确保工作场所保持最新版本的使用状态,公司
各部门必须严格按文件编写导则的相关规定实施执行。

8.2质量手册、二级程序文件、三级质量管理作业指导书版次修改原则：版本号针对
于一份文件而言，初始为A/0，当文件有修改，则在修改状态栏版次号后标注1、2、3等修改次数以表明文件的最新修订状态（如：A/1、A/2、A/3等），在文件修改超过10次（不含10次）以上时，则依次换版为第B版,第C版……依次类推。

8.4技术文件的更改：按《技术文件更改控制程序》执行，对按更改程序规定实施的
局部更改或增添时，可以不用换新版文件，可直接在原文件中划改，并做好标识。

同时还要有更改签名和日期，但直接更改最多5处，超过5处更改必须换版。

9.页次编码原则：
9.1为确保文件之完整性。

9.2页次编码原则如下：
第a页共A页
a：表示目前的页数。

A：表示本文件资料之总页数。

10.文件编号、页码以阿拉伯数字为使用文字，如：（1、2、3、4……依次类推）
11.生效日期
11.1生效日期的登录,规定为文件核准发行的生效日期。

11.2日期的写法，以年、月、日填写，年份四位阿拉伯数字写全，月、日则以阿拉伯
数字填写，如：二零零四年一月一日，填写为：2004.01.01或2004.1.1。

12.为了各类文件、资料、记录的存档管理，可按类别对其编制流水编号。

如：各类
文件、资料、记录标上的“№：”号，公司定流水编号用3位数字表示，按顺序依次编码。

例№.001；№.002；……。