企业内控应用手册采购业务-流程描述

流程描述
本流程涉及制度
●《集团采购管理规定》
●《招投标管理规定》
●《保利地产（集团）采购合作单位合作情况评估制度》
流程总述
本流程包含以下内容及主要步骤：采购计划管理、采购方式的选择、采购执行、供应商管理。

本流程旨在规范公司采购行为，促进企业合理采购，满足经营需要，防范采购风险。

主要涉及部门有：成本管理中心、投资管理中心、财务管理中心。

业务环节
1.采购计划管理
2.采购方式的选择
3.采购执行
4.供应商管理
1.采购计划管理
1.1集团采购工作计划
每年，成本管理中心集团采购专员根据过去一年的集团采购工作开展情况，对各种材料、设备的使用量及采购情况进行统计及分析，编制《年度集团采购工作计划》，报成本管理中心领导、主管副总审阅。

1.2实施可行性研究
成本管理中心专员与相关部门讨论，并到各地开展深入调研，针对拟纳入集团采购范围的设备、材料等实施可行性研究，初选集团采购模式（集团采购或区域集团采购），编制《设备、材料集团采购可行性研究报告》，报成本管理中心领导、主管副总、总经理、董事长审阅并签署评审意见，
2. 采购方式的选择
2.1采购招标
对于可行性研究通过审查的设备、材料，公司通过招标程序，选择实力强、产品质量好、信誉好的品牌单位进行合作。

成本管理中心为集团采购招标的经办部门，负责组织、协调各部门完成招标工作。

集团采购专员编制《招标文件》，列明招标项目综合说明、招标范围、技术与质量要求等，由技术研发中心、投资管理中心签署意见。

同时，集团采购专员分析采购需求，从资质、供货能力、产品质量、产品价格、售后服务等方面对供应商进行预审，从合格供方库中选择并提议不少于五个以上具备承担招标项目的能力、资信良好、实力相当的合格供方参与投标。

拟选择参与投标的合格供方名单和招标文件报主管副总、总经理审核，董事长审批确定后，方可进行招标活动。

2.2采购开标、评标与定标
开标时按“先开技术标、后开经济标”的原则进行，技术标评审不合格的单位，其经济标不予开启。

具体的开标、评标程序如下：
1.技术研发中心从技术参数、设计技术要求、主要部件产地、合同条款等方面进行技术标评标，形成《技术标评标报告》，并以工作联系单方式将技术标评审结果书面通知成本管理中心。

2.技术标评审完成后，成本管理中心领导召集相关部门人员，进行经济标的开标。

经济标开标应由投资管理中心、成本管理中心、财务管理中心等部门领
导、业务骨干等参加。

会议由成本管理中心人员负责唱标，投资管理中心派员负责记录，填写《开标情况统计表》，唱标结束后由与会人员签字确认。

3.开标会议结束后，评标人员进行评标工作。

评标小组经过认真评定、协商一致后，确定三家以上洽谈单位，排定名单次序，提交公司领导审定。

4.在确定洽谈单位名单次序后，由成本管理中心领导组织相关部门人员与投标单位进行竞争洽谈，采取优胜劣汰的原则，选定不少于两家作为中标单位。

5.依据最终洽谈结果，成本管理中心集团采购专员填写《招投标结果呈批件》及定标报告，详细说明该次招投标活动的过程、定标结果等，报主管副总审核，总经理审批后，向中标单位发出《中标通知书》。

3. 采购执行
3.1签订集团采购协议
公司成本管理中心集团采购专员与中标单位进行沟通磋商，达成一致意见后，拟定《集团采购协议》以及《采购合同样板》文本。

成本管理中心集团采购专员在明源系统中发起合同呈批流程，依次经成本管理中心领导、技术研发中心领导、投资管理中心合同审核岗、投资管理中心领导、财务管理中心合同审核岗、主管副总经理、总经理审核，董事长最终审批。

合同呈批完成后，公司法定代表人或其授权代理人与集团采购合作单位签订《集团采购协议》，并加盖本单位公章或合同专用章。

同时，成本管理中心集团采购专员更新《集团采购设备、材料目录》，并向相关部门、各地分子公司发布。

3.2执行采购与月度汇报
各子公司办理涉及集团采购目录中的材料、设备采购事项时，必须从确定的集团采购供方中选定采购单位，并洽商签订具体的采购合同。

《采购合同》签订时不再商谈《集团采购协议》已明确的价格及合同条款（样板合同约定可调整除外）。

如子公司发现相同品牌材料、设备有比该结果价格更低的供方或集团采购结果无法满足项目需求，可在向机关本部成本管理中心备案后自行选择供方，但应将该次采购的合同及供方信息报机关本部成本管理中心。

每月，成本管理中心集团采购专员向集团采购合作单位收集集团采购月度签约情况，更新《集团采购签约数据库》，并跟踪项目情况与及时解决在合作中存在的问题等。

4.供应商管理
4.1合供方选择与评审
公司建立合格供方数据库。

合格供方的选择以技术力量强、产品质量好、信誉好为标准。

备选单位由成本管理中心推荐，主管副总、成本管理中心、投资管理中心、技术研发中心及其他相关部门实地考察，填报《合格供方考察审批表》，参与人员签字认可，经公司总经理、董事长审核批准后，可进入合格供方数据库。

合格供方数据库由预算部负责维护更新。

4.2合供方后评估管理与年度总结
于每年中及年底，各子公司对采购合同执行过程中的问题进行反馈，并按要求填写《合格供方使用情况反馈表》交机关本部成本管理中心。

成本管理中心集团采购专员汇总各供方履行合同的情况作为更新供方的依据。

每年末，成本管理中心集团采购专员编制《集团采购年度报告》，对集团采购情况的各方面进行回顾与分析，对存在的问题进行反思，总结经验与教训，并对未来一年的集团采购工作提出方向性建议。

《集团采购年度报告》提交至成本管理中心领导、主管副总、总经理、董事长审阅并批示意见。

4.3材料、设备供应商信息及采购资料管理
集团采购合作单位、供应商信息及采购资料由成本管理中心集团采购专员分类保管，招标文件、合同等过程文件及时送交公司资料室归档保存。