试析计划生育协会档案管理存在的问题及对策

试析计划生育协会档案管理存在的问题
及对策
摘要：计划生育协会业务工作的扩展，导致计划生育协会档案数量大增，这对档案管理工作提出了更高的要求，但目前计划生育协会档案管理还存在诸多问题，难以满足计划生育协会发展的需要，亟待采取有效措施加以改进。

关键词：计划生育协会；档案管理；措施
引言
目前我国计划生育档案管理模式正朝着信息化的趋势发展，庞大的工作压力也是传统的档案管理模式弊端逐渐显露。

在大数据时代的影响下，向信息化趋势进步是高效、准确开展工作的前提，也是社会发展的必然进程。

1提升计划生育档案管理的意义
1.1提高工作效率
在计划生育档案管理工作中，随着人口的不断增长，计划生育档案的内容也越来越多，这就间接的降低了计划生育档案管理的工作效率。

为了解决效率的问题，需要及时的提升计划生育档案管理工作，如利用更多的工作方式进行管理，并且制定合理的工作制度，从而提高计划生育档案管理工作的效率。

1.2便于查阅和参考
计划生育档案主要是用来查阅和参考的，通过对档案进行查阅及参考，能够掌握我国人口的增长情况，从而可以根据发展情况制定合适的计划生育制度。

在新形势下，提高档案管理工作的质量和工作模式，比如利用互联网技术对档案进行管理，这样能够高效的对档案进行查阅，不仅能够查阅到相关的信息还能够通
过特定的时段以及固定词语进行查询，由此可以看出，在新形势下对计划生育档
案工作进行提高，有助于档案管理的发展。

1.3完善计划生育制度
计划生育制度和计划生育档案管理工作有着重要的联系，计划生育制度是从
不完善发展到完善，并且逐渐的适用于我国，有助于我国的发展。

逐渐完善的过
程就是根据计划生育档案中的内容进行改革，结合当前的国情，以及外界的环境，制定更加科学的计划生育制度。

2计划生育协会档案管理现状
2.1档案意识不强，归档效率不高。

在计生协会档案管理工作中，不少计生
协会工作者甚至领导干部，都对档案信息收集重视程度不够，认识不到计划生育
协会档案工作在人口与计生政策决策中的重要性和必要性，导致档案信息资源开
发不足，归档率低，档案利用率不高。

2.2管理机制不健全，信息资源缺乏系统性。

目前国家制定的档案法律法规中，涉及到计划生育协会档案管理的制度、规范、标准较少。

由于管理制度不完善，计生档案收集、整理、归档、保管、利用没有政策依据，导致档案收集不齐全、整理不规范、归档不及时、保管不科学、利用不方便，档案信息资源的系统
性差，不利于计生档案科学管理。

2.3管理手段落后，数字化水平低。

由于计生档案管理部门长期处于封闭半
封闭环境中，档案工作理念仍停留在“重管轻用”上，导致档案管理硬件投入不足，档案技术设备落后，计生档案管理基本还停留在手工操作的模式上，跟不上
网络时代信息资源数字化管理的发展需求。

2.4档案管理人员不稳定，专业水平不高。

目前从事计划生育协会档案管理
的人员兼职多、调配频繁、流动性大，不适应档案工作稳步发展的需要。

在专业
素质方面，因其文化程度不高、知识结构单一、业务能力不足，又很难满足新兴
技术在档案领域使用的需求。

加之在计生事业人才培训中，没有将档案管理人员
培训纳入其中，让其无法通过进修学习来弥补先天知识、能力上的不足，因此计
生档案管理人员专业水平低、实操能力差、创新活力缺乏等影响计生档案工作发
展的弊病一直得不到有效解决。

3提升计划生育协会档案管理水平的对策
3.1提高档案意识
计划生育协会领导层和档案管理人员必须转变思想，提高认识，深刻领会档
案工作在计生事业发展的重要作用，以时不我待的紧迫感，根除影响计生档案工
作发展的顽疾，以全新的姿态投入到信息时代档案工作发展的洪流中。

3.2健全档案管理机制
随着科学技术的发展，档案管理手段也将进一步改进和完善。

计生档案部门
必须建立与之相适应的、科学的、规范的档案管理体系，明确职能，规范标准，
使计生档案管理与人口计生业务同步考核评估、同步发展进步，解决计划生育协
会进入转型期给档案工作带来的诸多新问题，推动计生档案事业健康稳步发展。

3.3实现档案数字化管理
借全社会步入信息时代的良机，计生部门要加大资金投入，引进档案数字化
管理所必需的现代化技术和设施设备，将现有档案进行数字化转化，并对以后的
档案进行电子化归档要求，以节省归档时间、储存空间，提高工作效率，方便利
用服务，实现资源共享。

在档案管理工作中结合信息化技术，通过信息化技术来
对档案进行管理，能够对大量的数据进行统计，不仅更加高效，也减少了出错率。

通过信息化技术也便于进行查阅，通过搭建档案管理系统，能够根据特定的字符
进行查阅，高效的统计出某段时间内的计划生育情况，根据这些数据，能够制定
出正确的计划生育制度，这主要是依赖于信息化技术中的大数据技术。

故在计划
生育档案管理制度中提高对信息化技术的重视是非常重要的。

3.4加大硬件设备的资金投入力度
现代电子信息技术的发展，使档案管理工作必须朝向信息化的趋势发展，而
计算机设备的运用，能够提升计划生育档案管理的工作效率与工作质量。

此外，
相关管理部门也应配备专业的、全套的计算机设备，并对从业者进行基础的操作
培训，使日常档案资料的调取与存储工作都能更加便捷。

3.5提高档案利用率
对计划生育档案进行管理，其目的是便于后期的查阅，从而制定完善的计划
生育计划，为了达到这样的目标，就需要提高档案的利用率。

通过各方面的途径，让计划生育档案的内容达到半公开，相关人员能够准确的对内容进行查阅，并且
将查阅到的信息利用起来，这对于计划生育制度的完善是非常重要的。

提高档案
利用率的根本方式是提高档案的质量，只有档案质量得到了提高，才能够让其他
工作人员对其进行查阅，这也就提高了档案的利用率。

3.6制定完善的流程
档案管理流程的完善也是新形势下提高档案管理工作的思路之一，档案整理
流程大体可以分为，归档、编号、整理、存储以及维护等。

在档案管理工作中，
需要对整体流程进行整理和规划，在完善的流程管理下，计划生育档案管理能够
高效的开展，有助于档案的保护，避免出现档案丢失的情况，特别是利用信息技
术后，档案容易受到外界的影响，这需要定期的对存储空间进行杀毒以及加强网
络防护。

通过对档案管理流程进行整理以及维护，有助于计划生育档案的保护，
对其后期的适用有着重要的意义。

3.7提高工作人员的素质
工作人员的素质是影响计划生育档案管理的原因之一，由于工作人员的素质
不高，导致档案容易丢失以及整理的不合格等情况的出现。

为了解决这样的问题，需要提高计划生育档案管理工作人员的素质，首先，提高工作人员的思想，让其
意识到档案管理工作的重要性，对档案管理工作有初步的认识，并且能够在工作
中避免出现记错等情况。

其次，对工作人员进行定期的培训和考核，通过这样的
制度，不仅能够提高工作人员的专业素质，使其能够掌握专业技术，这对于档案
管理是非常重要的。

最后，建立专业团队，有了专业的管理团队，能够将档案管
理中所遇到的问题进行及时的解决，并且能够根据时代的变化改变档案管理制度，
从而让档案管理工作高效的进行，只有档案管理工作能够高效的开展，对计划生育制度的开展有着积极的意义。

4结语
就我国目前的计划生育档案管理中存在的问题而言，在现代电子信息技术的影响下，提升档案管理的信息化程度，是最为有效的解决办法。

而加大人才的培养，提升从业者的专业素质，健全计划生育档案管理工作的相关制度，能够为社会人口普查工作提供持续保障。

参考文献：
[1]邓卫红.详述计划生育档案管理存在的问题及解决办法[J].价值工程，2018，（08）.
[2]殷涛.浅谈计划生育档案管理存在的问题及解决办法[J].重庆文理学院学报，2018，（16）.。