来往函件管理制度范文

来往函件管理制度范文
来往函件管理制度
一、目的和适用范围
1. 目的：
本制度的目的是规范和管理组织内外部来往函件，确保函件的高效、快速传递和妥善保管，以提高工作效率和服务质量。

2. 适用范围：
本制度适用于所有组织内外部的来往函件管理，包括电子邮件、纸质函件、传真等形式。

二、责任与权限
1. 权限：
(1) 发文权限：根据岗位职责和权限的不同，确定各岗位的发
文权限，并在相关系统中进行设置。

(2) 收文权限：根据岗位职责和权限的不同，确定各岗位的收
文权限，并在相关系统中进行设置。

2. 责任：
(1) 发文责任：发送函件的人员要负责编写函件内容、选择适
当的发送方式、标注收件人、抄送人等，并确保函件内容真实、准确、规范。

(2) 收文责任：接收函件的人员要确认函件的真实性和准确性，及时处理并妥善保管函件，确保信息的传递和存档。

三、函件的编写和传递
1. 函件的编写：
函件应根据实际需要，简洁明了地表达要点，避免冗长和重复，确保语法正确、用词准确、格式规范。

2. 函件的传递：
(1) 电子邮件：使用组织内部指定的电子邮件系统发送，附件
应尽量使用常见的格式，并在邮件正文中注明附件内容，避免恶意软件或病毒的传播。

(2) 纸质函件：使用组织内部指定的信纸、信封，并装订好文件，函件必须密封，注明发件人、收件人、日期等信息，并通过特快专递或信使服务等方式寄送。

(3) 传真：使用组织内部指定的传真机，确保传真的清晰度和
完整性，同时将传真的副本妥善保管，并及时通知收件人。

四、函件的管理和保管
1. 纸质函件管理：
(1) 登记：每份纸质函件在收到时应当进行登记，包括函件的来源、主题、收件人、日期等信息，并按照规定的编号进行标示。

(2) 分类：将纸质函件按照主题、收件人等进行分类归档，并标注关键词和文件编号，以方便查询和检索。

(3) 保管：纸质函件应妥善保管，采取防火、防水、防盗等措施，确保函件的安全性和完整性。

(4) 存档：纸质函件的存档期限根据相关法律法规和组织内部制度进行规定，存档的函件应妥善保管，并在规定的时间内归档到档案室。

2. 电子邮件管理：
(1) 存档：根据组织内部的系统设定，对重要的电子邮件进行自动或手动存档，并按照分类进行归档，确保电子邮件的安全和隐私。

(2) 清理：定期对无关紧要的电子邮件进行清理，删除不必要的附件和垃圾邮件，减少存储空间的占用。

五、函件的保密和安全
1. 保密：
(1) 根据文件的保密级别，对涉密函件进行正确的标识和控制，并采取必要的措施，如加密、密封等，确保信息的机密性。

(2) 发稿前应认真审查函件的内容，避免泄露重要信息，如有
需要，可请上级主管或安全专家审阅。

2. 安全：
(1) 对电子邮件、纸质函件等进行加密和保护，防止非法获取、篡改或丢失。

(2) 对重要的函件应定期备份，确保信息的安全和可恢复性，
以防止意外情况的发生。

六、违纪与处罚
1. 对于违反本制度的行为，将按照组织内部的纪律和行为规范进行相应处理，并给予相应的纪律处分。

2. 对于故意泄露、篡改或损毁函件的行为，将追究相关人员的法律责任。

七、附则
1. 本制度的解释权归组织相关部门所有。

2. 本制度的修订，应经组织相关部门审批，并及时通知组织内
外部的相关人员。

3. 本制度自发布之日起正式执行。

以上是关于来往函件管理制度的相关内容，希望能够对您有所帮助。

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