档案信息自动化管理探析

档案信息自动化管理探析
【摘要】档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程。

【关键词】档案；信息化；管理
加快档案信息自动化系统建立，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术根底和重要手段。

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于应用。

加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。

如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。

1.档案信息自动化管理建立要立求高起点
根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建立的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应到达一定水平，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

局部节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。

当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。

鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进展较高水平的试点，以取得值得
推广的经历，对整个系统是有利的，但其根本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

2.档案信息自动化管理应从根底工作抓起
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、标准化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。

目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。

笔者认为对这一问题取得共识是系统建立思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。

档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要标准，档案标准要建立健全和真正实施。

档案标准和标准本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建立，必须抓好档案标准化、标准化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

3.充分发挥档案信息系统的技术优势
信息技术的飞速开展成为当代技术革命的主要特征。

网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的开展对档案管理工作产生了深远的影响。

网络技术的开展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建立和开通。

在信息技术开展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。

档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差异，要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的开展，再进展
每一项具体的决策。

4.不断完善档案信息管理的数据库建立
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建立。

开发和建立数据库系统是国家档案信息工程的核心和根底，是工程的主体。

数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进展科学的管理和方便的使用。

建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。

经过试点，数据库经历中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库开展等。

当前假设能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

5.强化档案信息系统的集中统一管理
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。

人机结合是自动化系统的建立方针，这也是研究自动化系统管理时必须考虑的原那么之一。

档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。

目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业根底上开展起来的和系统建立起步较晚有关。

应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术标准、标准，硬软件的选用，
上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。

也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。

建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术构造，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

6.加强档案信息自动化建立的协调开展
当前我国档案工作改革和开展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，正确领导和协调起着重要作用。

因此，要求提高行政决策的科学性和决策过程的民主化，行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门共同研究，组织专家论证，从档案改革的需求、传输技术的可行性、人财物力的可能性、社会经济效益等多方面进展分析。

要加强档案信息自动化建立的协调工作，讨论并提出系统建立中长期开展目标和指导方针，协调自动化系统建立中各有关方面工作，审定系统建立的阶段目标、技术路线、标准标准、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行。

为使重大问题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询小组，这为提高行政决策水平建立了制度保证。

7.重视培养档案信息管理的高精人才
推进档案信息自动化的关键是人才。

加强培养教育，造就一大
批档案管理的复合型人才，已被广泛关注。

档案信息自动化系统的骨干力量是档案管理队伍，其素质水平直接影响档案管理自动化水平的提高。

当前有些单位的档案队伍不稳，有人才流失现象。

档案管理人员的计算机技术培养教育是一个重要课题，要有针对性地对他们进展思想教育，培育其事业心和奉献精神；有方案组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最正确人才构造等方面都需要给予重视。

在管理上，还需要研究如何增强档案管理人员的活力，例如引入竞争机制，对某些工程实行工程管理，在保证完成档案建立的前提下，开展对社会有偿效劳等等。