信息时代办公室文书档案管理工作的改革和创新

信息时代办公室文书档案管理工作的改革和创新
摘要：在信息时代，人们的生活和工作方式都发生了重大改变。

将现代信息技
术应用于办公室文书档案工作中，不仅大大提高了办公室文书档案管理工作效益，也有利于推进企业的信息化管理和发展。

文书记录了事业单位的发展、业务开展
情况、人事变化等多方面的信息，是事业单位开展工作计划的重要凭据，其管理
内容是事业单位管理中非常关键的部分。

一般事业单位的发展状况、企业的形象
等在办公室文书档案管理工作中都会有所体现，文书档案管理工作是一项繁复的
工作。

而传统的办公室文书档案管理工作，存在一定的局限性，有的甚至和现代
社会的需求相去甚远。

长此以往，会制约企业的发展进步。

所以，我们要重视计
算机技术和现代信息技术在办公室文书档案管理工作中的应用。

关键词：信息时代；办公室文书档案管理；改革和创新
引言
在企业的发展运营过程当中，文书档案是重要的历史记录。

为了保证文书档
案能够更加有效地发挥其实际价值，企业必须重视办公室文书档案的管理工作。

办公室文书档案的管理是企业整体管理的一个重要组成部分，在企业开展管理事
务的过程中，办公室将事务过程中产生的文书进行归纳整理，形成档案，是事务
办理完成后的必要步骤。

随着社会经济的发展和企业改革的推进，文件档案管理
工作成为关系企业利益，制约企业决策的重要依据，面对愈加复杂的经济发展形势，企业必须增加对文书档案管理的重视，不断提高文书档案管理工作的效率和
质量，这样做能够促进企业整体管理水平的提升。

1办公室文书档案管理基本特征
办公室文书档案管理区别于一般管理活动，其包含多方面特征，主要表现为：第一，以资料的收集与保存为重点。

办公室文书档案中，包括的内容较多，如关
键文件、物品存档、人事书报、过程记载、事件发生等为主。

一般文书档案记载
形式以纸质或电子版形式为主，在管理中应包括收集、管理、编册编目以及保存等。

第二，文书工作部分。

文书档案管理中，将文书工作作为重点，其涉及的内
容有文件登记、立卷、归档与运转，这一过程实质也为档案形成过程。

所以档案
管理工作应将文书工作作为基础，其影响极为明显。

第三，文书档案载体多样性。

文书档案包含的内容较多，如会计档案、新设备档案、科技档案、党群管理，而
在保存载体上，有责任书、合同、协议、录像、录音、照片或电子档案等。

2办公室文书档案管理中的问题
2.1制度不够完善
办公室文书档案文件，一般是放在档案室中，相关的办公室工作人员由于工
作繁忙无法及时将办公室文件归类存放，这使得办公室文书档案文件的查找比较
麻烦和繁琐。

由于办公室文件存放和归类的工作比较单一和简单，一般的企业和
机构不会专门设置归类存放文件的相关工作人员。

各个工作部门都由本部门的人
员去放置办公室档案文件，放置文件的时间没有记录，所以一旦出现问题，无法
确定错误文件的放置人员，办公室的工作因此会受到障碍。

办公室档案管理工作
没有得到相对应的重视，档案管理的制度也不够完善，工作的透明度也不高，造
成管理上的麻烦。

另一方面，办公室放文件的存放和使用相当的频繁，档案室文
件过于频繁的出入让办公室工作人员忽略了档案文件管理的重要性。

2.2专业的文书档案管理人员缺乏
在大多数企业中，文书档案的管理人员一般为兼职人员，并不具备专业的文
书管理知识和技能，通常情况下，文书档案管理工作由办公室秘书负责或职能部
门行政管理人员兼顾，但在实际工作中，办公室秘书和行政管理人员都有自己的
本职工作要完成，无法专注完成文书档案管理工作。

由此可以看出，专业文书档
案管理的人员数量不足，即使有这样的文书档案管理人员，也不具备工作要求的
较高专业素质。

如果长期处于这样的专业人员匮乏的状态，将会对企业的发展产
生十分不利的影响。

3信息时代办公室文书档案管理工作的改革和创新策略
3.1提高对文书档案管理信息化发展的认识
要推进办公室文书档案管理的信息化发展，就要提高文书档案管理工作人员
对信息化管理的认识，使他们对文书档案管理信息化管理的看法及时更新。

现代
社会是信息化、智能化的社会，各行各业的发展都离不开信息技术的支持，因此
事业单位必须重视文书档案管理人员对信息化发展的认识，可以适当增加对其培训，让他们了解信息技术在办公室文书档案管理工作中的优势，改变他们的认识，进而提高办公室文书档案信息化管理，有利于提升办公室文书档案管理的工作效率。

3.2完善办公室档案检索系统
在信息化时代下，传统的文件查询方式就不适合了。

文件储存方式有书面储存，电子信息储存，而且储存数量巨大，传统的手工查阅方法会消费巨大的时间
和精力。

检索系统的完善，给文件查阅带来了巨大的方便，也节省了很多的时间。

检索系统要对所储存的文件有明确的分类，重点文件需要加密以及设置查阅权限，保证重要信息的保密性和安全性。

分类的检索系统也方便检阅人员的查阅和资料
获得。

电子信息储存以及扫描可以引进先进的技术，减少信息转化的误差，保证
信息的准确性和完整性。

检索系统也需要有相对应的工作人员，对检索设置进行
时间管理以及维护。

检索系统的资金投入可以在条件允许情况下适当的增加，确
保检索系统的工作效率。

3.3提高文书档案信息化管理的安全性
办公室文书档案管理工作的安全性是事业单位管理工作的重中之重，文书档
案的信息化管理要注重信息安全性的提高，确保文书档案管理信息化发展是安全的，这就需要事业单位重视科学信息平台的打造，重视文书档案信息化管理技术
水平的提高。

科学化信息管理平台的构建，直接影响到办公室文书档案管理的安
全性，它关系到文书档案管理的科学化及机密性，因此对文书档案管理的信息化
发展，数字资料平台的构建，要特别关注其安全性。

对文书档案的数字化管理，
要确保其储存条件是安全有效的，在文书档案存入电子档案资料库时，要保证其
资料的完整性。

此外，办公室文书档案的管理要重视保密系统的建设，人们日常
查阅和利用也要保证其保密性及便捷性。

3.4加强工作人员的培训
信息全球化使得信息的更新和传播的速度越来越快。

而办公室正是信息生存
的环境，办公室对信息的技术掌握决定了办公室管理工作的水平。

因此，提高办
公室管理工作人员的素质能力是很重要的。

以往的文件一般采取简单的分类存放，相对应的工作人员能力也得不到很大的提高。

激烈的市场竞争提供了很多的培训
机会，公司可以挑选优秀的培训机构让工作人员参加培训，借此提高公司的核心
竞争能力。

公司的管理人员时刻保持信息敏感性，对市场潮流变化有明确的了解，在员工培训的资金投入给予充足的帮助，公司的市场竞争力就会越来越高，其他
领域的工作人员也会把就业方向转向为办公室文书档案管理工作方面，管理工作
领域的市场规模得到了放大。

结语
总之，信息化背景下办公室文书档案管理的改革和创新发展是十分必要的，
信息技术在文书档案管理中的应用，有利于提高办公室文书档案管理的工作效率，有利于事业单位的进一步发展。

参考文献：
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