农业技术学院公文处理办法(WORD7页)

校区办公室公文处理办法
第一章总则
第一条为使本办公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和仲恺农业技术学院公文处理有关规定，结合实际，制定本办法。

第二条公文处理是指按照一定的程序对本单位收文和发文进行办理、管理、整理（立卷）和归档等工作。

第三条在公文处理中，应坚持精简、高效的原则，确保及时、准确与安全。

第四条行政（综合）部是本办公文处理的管理机构，主管本办的公文处理工作并指导本办各部门的公文处理工作。

第二章常用文种
第五条本办常用文种主要有：
（一）通知
通知大多用于下行文，但也可用于主送平级和不相隶属的单位，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（二）函
函属于平行文，适用于不相隶属机关之间的工作商洽、询问、答复问题，向有关主管部门请求批准时使用的公文。

（三）报告
报告属于上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的咨询。

报告中不得夹带请示事项。

（四）请示
请示属于上行文，适用于向上级机关请求指示、批准。

请示时，应一文一事，讲明请示原因、事项。

请示与报告应严格区分，不得混用。

（五）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。

会议纪要准确记载会议的主要内容、决定事项和参加人员。

（六）通报
适用于表彰先进、批评错误、传达上级重要精神，公布重要情况。

（七）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

第三章发文办理
第六条发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审稿、签发、校对、缮印、用印、登记、分发、归档等程序。

第七条草拟。

草拟公文时应注意：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的办法、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当注明紧急原因，并根据需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文先引标题，后引发文字号。

引用外文应注明中文含义。

日期应明确具体年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第八条审核。

公文草拟后，拟稿部门负责人应对初稿进行审核，审核后填写发文呈签单，再送行政（综合）部审核。

审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。

第九条呈签。

行政（综合）部审核完毕呈领导签发。

（一）一般业务公文按分工向分管副主任呈签。

（二）上行文如请示、报告等一律呈主任签发或由主任授权签发。

（三）事关全局或重要事项的平行文或下行文或分管副主任认为确有必
要由主任签发的必须呈主任签发或由主任授权签发。

（见发文办理流程图）
第十条编号与缮印。

文件经领导签发后，由行政（综合）部根据发文内容、性质，统一编排文号。

各种对外正式公文均由行政（综合）部统一缮印，样稿由拟稿人进行校对。

校对过程中，不得擅自更改签发人意见，确需修改，须经签发人同意。

各种公文均由行政（综合）部负责归档。

归档内容包括发文呈签单、签发稿、正式文件一式三份。

第四章收文办理
第十一条收文办理是指收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等程序。

第十二条签收。

外单位来文实行“一个窗口接收”的原则，统一由行政（综合）签收和拆封；如果由其他部门代为收取的，须及时归送行政（综合）部签收和拆封。

来文说明个人亲启的，由行政（综合）部签收后，送收件人拆封。

第十三条登记。

行政（综合）部根据来文的内容、性质、紧急程度、保密级别等进行分类和登记，在文件上加具编号章，做到分类科学、登记准确。

对承办件、传阅件、其他收件进行登记时应当编号，会议通知应当登记但不编号。

来文登记后须及时分类处理。

第十四条拟办与批办。

所有来文由行政（综合）部或行政（综合）
部批转相关业务部门提出拟办意见后呈本校区办公室分管副主任批办，交有关部门办理；会议通知由行政（综合）部分管副主任拟办或批办。

（一）外单位一般业务来文按分工呈本校区办公室分管副主任批办。

（二）上级领导批示、交代的事项及上级单位来文一律呈本校区办公室主任批办或由主任授权批办。

（三）事关全局或重要事项的外单位来文或下级单位来文或分管副主任认为确有必要由本校区办公室主任批办的必须呈主任批办或由主任授权批办。

（见收文办理流程图）
第十五条承办。

拟办或批办后的文件应及时分发到承办部门。

承办部门应指定固定的文件签收人，固定签收人不在时，承办部门应指定代理签收人。

承办部门应及时、认真、准确地办理文件。

急件和要件应当在领导批示的时间内办毕；一般件原则上应在一周内办毕；特殊件经主管或分管领导同意，应在两周内办毕。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的文件，应及时退回行政（综合）部并说明理由。

承办部门对需办复的文件，应在规定时间内办理完毕，将承办结果报有关领导或知照相关部门，并答复（电话或行文）来文单位，在文件上注明处理结果，签署姓名和日期后归档处理。

涉及多个部门承办的文件，由主办部门牵头协商，协办部门应积极配合，共同将文件办理完毕。

如有分歧，主办部门负责人应主动协调，协调
不成的，应报分管领导协调或裁定。

第十六条督办。

呈领导阅批或送有关部门办理的文件由行政（综合）部负责催办与督办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期督办。

对未按督办时限办理的文件，行政（综合）部发出督办通知，如还未能按规定办理的文件再呈报分管副主任或主任。

第十七条归档。

办毕的公文由行政（综合）部统一处理。

文件持有人应严格按照“文件哪里来哪里回”的要求，在办完公文并注明办理结果后，及时将文件交回行政（综合）部归档。

第五章附则
第十八条本办内部各部门之间的文件来往，由各部门领导负责处理。

各部门呈送领导审批或审签的文件，须注明受件人、呈送事由、呈送日期、经办部门和经办人。

第十九条本办各部不得对外正式行文。

第二十条本实施办法自下发之日起执行。

收发文办理流程图
发文办理流程图收文办理流程图。