订单发货方案

合同、订单、发货管理方案
签发：
为了规范合同、订单、发货的管理，明确相关工作流程，提高工作效率和明确相关责任，根据科学管理原则结合本单位的情况，特制定本管理方案。

一、合同的管理方案
（一）、合作意向
1、客户代表受理加盟合作意向时，不论其是口头、电话、面谈方式，都应将客户的信息记录备案；
2、客户代表要及时跟进有合作意向的客户，了解其情况，及时通报相关领导，并将跟进情况记录在案；
3、客户代表与客户达成口头合同后，应将合同谈判情况记录在案，以备签订书面合同的依据；
（二）、加盟合同（主合同）的订立生效、执行
1、客户代表与订立书面加盟合同时依据<合作意向表>里签定合同情况记录填写；
2、合同条款签定完毕后，由客户方先签字，再由客户代表签字，经总经理签字后，方可盖章，盖章后合同即生效；
3、合同生效后，合同中约定先付款的（后付款按照合同中的约定执行），必须在客户履行付款义务后，客户代表方可发放授权书、相关资质证书、技术资料等相关材料；
4、客户代表要及时跟进客户，做好客户工商税务、装修、设备采供、食材酒水的采供、开业促销方案的开业前准备指导工作，并将跟进情况记录在案；
5、客户开业后，客户代表要和客户、驻店人员随时沟通，将开业期间上客量、营业额、促销效果、客户满意度等情况记录在案，及时汇报有关领导，以便采取有效措施；
6、合同期间，客户代表及时跟进客户的经营情况，发生较大经营波动和非常情况应当记录在案，及时汇报有关领导，以便采取有效措施；
7、合作期间，客户单方面不愿合作的（包括转让的），原合同即行终止，转让合同的受让方应与公司从新签订合同，合同期限按原合同期限计算，合同政策采用原合同政策执行；
8、合同期满，客户在履行完有关义务的方可续签合同，续签合同的应当按新的合同政策执行(原合同有特殊规定的除外)。

（三）、附带购销协议（从合同）的生效、执行
1、加盟合同（主合同）签订生效后，购销协议（从合同）的即行生效；
2、客户代表要及时了解客户对购销协议（从合同）的履行情况，对不按公司技术方案和“VI”管理体系自行采购物料的，客户代表要及时通知有关部门采取停货等相关措施；
3、客户代表要及时通知客户关于公司物料供应和促销活动的安排，对于公司统一供应的物料必须从由公司统一采供，对于建议统一供应的客户可自由选择，对于公司不采供的一律不予供应；
4、购销协议（从合同）的具体执行以订单（合同）的内容为准，但不得违背加盟合同（主合同）和购销协议（从合同）的强制性条款的规定；
5、加盟合同（主合同）的终止，购销协议（从合同）的即行终止。

（四）、订单（合同）的生效和执行
1、订单员应当和客户对订货通知单的内容确认达成共识后，订单（合同）及时生效；
2、订单（合同）及时生效后，相关部门应当围绕订单展开工作，保证其履约率；
3、客户在发货前订单（合同）后，变更订单（合同）内容的，订单员应当和公司内部有关部门沟通，在不影响正常工作秩序的情况下最大限度的满足客户需求，内部达成一致的，作为订单（合同）的变更，按变更后的约定执行；
4、公司内部不能履约的，各部门应当及时通知订单员，订单员接到通知后，应当及时和客户沟通，达成谅解后，将结果通知相关部门，作为订单（合同）的变更，按变更后的约定执行；
5、客户不能履约的（特备是结算方式和金额），应当请示有关领导，经领导许可方可办理发货事宜。

6、按照订单（合同）的内容，完成备货、发货、收款的，订单（合同）即终止（“三包”按相关规定办理）
二、订单管理方案
（一）]定单受理
1、客户应当向订单员（特殊情况由客户代表转下订单，转下订单的应采用书面形式）直接下订单，下定单的方式包括口头形式、书面形式、电话形式，各种方式均有效具有同等效力；
2、订单员接到客户订单时，应当辨认客户身份，对于和公司签订加盟合同（主合同）和购销协议（从合同）的（对于没和公司签订的不予受理）应当将订单内容在口头&电话订单记录单做记录，并和客户二次确认品名规格、单位、数量，发货方式、发货时间等，且告知客户我方对上述内容的承诺和结算方式、付款方式、付款时间、付款金额(包括前欠款)，达成共识，订单（合同）即生效；
3、订单（合同）即生效后，定单员应当将其内容填写书面订货通知单（填写内容包括客户区域、客户名称、联系电话、品名规格、单位、数量、单价、金额、总价、结算方式、付款方式、付款时间、代收款项、货运方式、到货地址，发货时间、联系人及其电话等有关内容），传递到相关部门以便有内部协同工作。

4、因客户变更订单（合同）内容、公司内部不能履约、客户不能履约而变更订单（合同），协商一致后，应当予以受理
（二）定单传递
1、订单员填写完订单后，经审核后，将由订单传递到结算员，结算员应当核对单价、金额，总价，往来款欠款和预付情况，确认符合结算政策的签字，作为准予发货的依据；
2、订单员将经结算员签字后订货通知单传递到仓储员，仓储员核对库存后，确认不缺货的签字，备货，作为出库前的准备；
3、订单员将经结算员、仓储员签字后的订货通知单传递到物流员，物流员应当核对货运方式，发货时间，确认客观上可以履约的签字、备车，作为发货前的准备
4、订单员依据结算员、仓储员、物流员的签署意见，经和客户充分沟通，达成一致的，即可开发货单，予以发货
5、订单员予客户达不成一致的，应当尽量协调内部工作，将协调意见并下达各部门和客户，各部门应将订单员最终意见标注到订货通知单上，作为变更的依据，各部门按变更后的执行。

（三）定单的执行
1、订单员将最新有效的发货单传递到结算员、仓管员、物流员后，相关部门按照订单内
容有做好工作计划；
2、订单员依据订单内容开具发货单，订单的具体执行以发货单为基准，各部门要根据定单内容核对发货单，有异议的及时和订单员沟通。

3、发货单执行完毕，订货单即兴终止。

三、发货管理方案
（一）发货的受理
1、订单员依据签字生效的定单，开具发货单，传递到相关部门；
2、相关部门接到发货单，即使组织收款、出库、（内部）物流工作；
3、物流员发货前，核对发货单上注明已付款的即可发货，未标明的在必虚在接到
由订单员转发结算员确认客户履行完付款义务后方可出厂。

（二）发货单的传递
1、订单员将发货单传递到结算员，结算员将其与订单核对，确认后后签字，作为
准予发货的依据。

2、订单员将发货单库房联传递到仓管员，仓管员和发货联核对，一致后，签字发
货
3、订单员将发货单发货联和客户联（密封）传递到物流员，物流员同仓管员核对，
一致后，签字装货
4、物流员将发货单经客户签字发货联和货运单传递到结算员,有代收货款的出具收
据，结算员核对无误后，作为确认销售的依据。

5、结算员将发货单记账联、收据、发货联及货运单传递到会计员，会计员核对无
误后作为原始凭证编制记账凭证，登记账簿，编制报表
6、出纳员将结算员处的现金收回，并在缴款单上签字，由结算员交予会计员。

（三）收款
1、现金的，由结算员收款后，在记账联上注明“收讫”,作为收款凭证。

2、汇款的，由结算员通知订单员通知客户汇款，款到后，在记账联上注明“收讫”,
记账量、作为收款凭证。

3、货到收款的，由物流员将现金交与结算员，在记账联上注明“收讫”,作为收款凭
证。

4、预收款的，收到款后由结算员出具收据（注明预付款），作为发货单冲预收的依
据
5、代收款的，收到货运部代收款时，由结算员出具收据（注明代收款），作为客户
付款的依据
6、欠款发货的，收到回款的，由结算员出具收据（注明欠款），作为客户付款的依
据
7、挂账的，收到回款的，由结算员出具收据（注明挂账款），作为客户付款的依据
（四）出库(及退库)
1、仓管员收到发货单仓管联合和物流员所持的发货联及订货单核对，确认无误的，
发货。

2、每日营业结束后，将所有应发未发的发货单，退回订单员，再次发货时由订单
员更正日期或重新开具。

3、退货时，由物流员所持客户的退货单开具“红字“的发货单，仓管员验收签字
后办理退库。

（五）物流
1、物流员收到发货单的发货联时和仓管员的仓库联及订货单核对，确认无误的，
装货。

2、提货的，物流员应当在装货完毕后，让客户在发货联上签字后返回结算员，作
为已发货的依据
3、送货的，物流员应当在到达后卸完货后，让客户在发货联上签字后返回结算员，
作为已发货的依据。

需要收款的同时收取款项，交予结算员
4、托运的，物流员送达货运部，收取货运单，作为已发货的依据，将货运单和发
货联一同交与结算员，需要收代收款的同时收取款项，交予结算员。

5、每日营业结束后，将所有应发未发的发货单，退回订单员，再次发货时由订单
员更正日期或重新开具。

6、退货时，由物流员所持客户的退货单开具“红字“的发货单，经仓管员验收签
字后，将发货联交予结算员，作为冲减收入和应收账款的依据。

本方案适用于本公司。

本方案从年月日起执行，执行起与之相关的规章制度同时作废。

2012年4月15日。