公文写作(厦门大学漳州校区 蒲晓业)

如何写好公文？
反对文牍主义 反对官僚主义、形式主义
公文基本知识概述
公文的基本结构
公文
文种
事由
收发机关
生效日期
公文文体介绍及写作要求
经常使用的几种文体介绍
办公用文 公告、通告、通知、通报等知照类公文 报告、请示、批复等报请类公文 函 会议纪要与会议记录 常用文书 计划、总结、调查报告、讲话稿、新闻稿 推荐信、表扬信、倡议书、申请书
公文文体介绍及写作要求
情况繁杂 平淡无力 缘由欠当
公文写作过程中常见的错误
公文结尾的常见错误
（1）结尾要求失当 （2）结尾结论过分拔高 （3）结尾语言累赘
公文写作过程中常见的错误
公文中使用数目字常见的错误
发文编号、版头左上角的编号、印发纪录处的 封发日期与印发份数都使用阿拉伯数字。 成文日期使用小写汉字
公文写作过程中常见的错误
如何写好公文？
（5）进行必要的撰写实践
语言要求 文体要求 积累常用词
如何写好公文？
（6）公文修改的必要性 修改的范围 （1）公文所要表述的思想观点与基本方针政策一致 性的问题 （2）文种选择是否准确恰当 （3）行文意图是否清楚，观点和材料是否达到统一， 措施是否具体，切实可行 （4）材料是否真实，使用是否恰当 （5）谋篇布局是否合理，层次是否清楚，详略安排 是否得当 （6）用语是否符合规范，有无语法错误 （7）行文格式是否规范，标题是否准确，正文是否 清楚，项目是否齐全
“一文一事”原则；主送一个主管机关 ；请示的理由要客观、 充分，请示事项要明确、清楚请示语言要求尊重、谦敬，不得使 用命令词语；请示未获正式批准前，不能抄送给下级机关和同级 机关 ；两个或两个以上单位联合行文时，必须在事前确定主办单 位；不得事事请示 。
公文文体介绍及写作要求
请示与报告的区别
（1）目的要求不同。 （2）内容不同。 （3）写作时间上要求不同。 （4）作用范围不同。 （5）对于文中所陈述的事项及意见，请示的发 文机关没有认定，尚需上级指示；报告的发文 机关一般已经认定，只需上级机关知晓或批转 有关部门。
公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
其行文主体主要是国家机关的高层组织。不可 随意使用。
通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周
知的事项。
两者的差异：
第一，发布范围不同 第二，事项的重要程度不同 第三，发文机关的范围不同
公文文体介绍及写作要求
通知 属于批转下级机关的公文，转发上级
机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机 关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任 免人员的行政公文。 类型：印发转发性通知、指示性通知、知晓 性通知、任免通知
某市科委给市财政局送文，申请追加3%的农 业科研基金，以适应“菜篮子工程”的需要。
公文写作过程中常见的错误
公文标题拟制错误
（1）标题不合格（2）标题不准确 （3）标题不简要（4）标题中标点符号使用不妥 （5）标题与落款矛盾
公文写作过程中常见的错误
公文开头常见的错误
开篇离题 引据不当 态度不明 事物不清
公文即公务文书的简称，是指党政机关、社会
团体、企事业单位在执行公务管理过程中具有 法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进 行公务活动的重要工具。
注意：应用文与公文的关系
公文基本知识概述
狭义的公文，主要是指依法规定和确 认的、各级各类机关、团体、企事业单 位普遍使用的公文，主要是2000年国务 院发布的13类公文。 广义的公文则包括除了依法确认的13 类公文之外的用于各种公务活动中的文 书形式，如计划、规划、总结、制度、 章程、细则、调查报告、讲话稿等等。
语言表达错误
语不对体
叙述事实滥用文学语言
公文写作过程中常见的错误
公文结构常见错误
（1）结构不严 （2）层次混乱 （3）段落组织松散无力 （4）层次段落重叠交叉
公文写作过程中常见的错误
公文行文常见的错误
多头主送
上下级机关党组相互行文 上下级机关联合行文 行文请示抄送下级 平级之间使用上行或下行文种 上级部门给无指导关系的下级部门行文指挥 上级部门向下级机关行文指挥 行文给领导者个人
外在形式——文字公文、声像公文、图形公文 、 电信公文 公文来源——收来公文、自制公文 行文方向——上行文、下行文、平行文 密级程度——平件、秘密件、机密件、绝密件、公 布件 办文时限——特急件、急件、平件 使用范围和制发机关——通用公文、专用公文 内容特点和作用——规范性公文 、指挥性公文 、 报请性公文 、知照性公文 、记录性公文
公文文体介绍及写作要求
函——适用于不相隶属机关之间商洽工作，
询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
会议记录是在会议的进行过程中，由会议的
记录人员对会议进行过程、会议发言和议决事 项等各种原始情况的书面记载。它是整理会议 纪要、会议决议以及了解会议决定形成过程的 重要依据。
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定
标题、称呼、正文、结尾、落款 注意：内容要有新的时尚和精神，要切实可行，不违 反国家方针政策；背景目的要交待清楚，理由充分； 措辞要恰切，情感真挚，富于鼓动性；篇幅不宜过长
公文写作过程中常见的错误
文种使用错误
经常容易混淆的几种文体，把“函”误用成 “请示”，把“请示”错用成“报告”，该用 广告、启事的却错用“公告”、“通告”。
必不可少，浓墨重写。
存在问题和教训：精炼、简洁。 结尾——今后的设想和安排
公文文体介绍及写作要求
总结常用的结构形式
四段式：工作情况、经验和体会、存在问题和教训、 今后设想和安排 阶段式：时间顺序 分方面阐述经验体会的方式 纵横交叉式
总结写作注意事项
掌握全面情况和整个工作过程；实事求是；善于抓重 点；要写出规律性的东西；对照计划，认真检查；结 构紧凑；语言朴实；写出特色，切忌平庸。
公文文体介绍及写作要求
调查报告是根据调查研究成果写出来的反映客观事物
的书面报告。
调查报告的结构及写法
标题：可以用双标题 导语：即总述、概述、前言（写清楚调查对象的基本情况、调查的 目的和调查研究的结果） 主文：主干核心，是导语的引申和发展，又是结语的依据。（纵式 结构、横式结构、综合式结构） 结语：总结全文，深化主题，以提高阅读者的认识； 提出新问题，指出努力方向，启发人们进一步探索； 提出有关建议，供领导参考； 补充交待在正文里没有涉及到而又值得重视的情况和问题。
公文基本知识概述
公文的特征
政治性与政策性 法定性和权威性 可靠性 定向性 时间性 规范性
当然，除此之外公文还具有一般应用文体所 共有的实用性等特点。
公文基本知识概述
公文的作用
领导和指导作用 规范和准绳作用 交流和联系作用 宣传和教育作用 依据和凭证作用 档案和史料作用
公文基本知识概述
公文的分类
事项。
公文文体介绍及写作要求
计划
一般由标题、正文、文尾三部分组成。
正文组成部分：
开头部分——导语（政策依据、基本内容概括、实际 状况、工作目的） 主体部分——目标、措施、步骤 结尾部分——可有可无。
写作要求：
吃透政策、群众路线、可行性、灵活性、内容具体明确
公文文体介绍及写作要求
总结பைடு நூலகம்
总结的特征：自我性、回顾性、客观性、理论性 写作格式和要求 开头要求开宗明义，高度概括，使人们在阅读主体之 前，对工作全貌有总的了解。 主体 基本情况：工作环境、工作任务、工作过程 成绩和收获：实质性的东西，落实到事实和数据上 经验和体会：是总结的核心，是在前面基础上的理论升华。
现实中，我们很多同学面对写作特别是 应用文写作的状态是“一听就懂，一看 就会，一写就错”。为什么会出现这样 的情况？ 大学学生干部从事工作的必要工具。
公文基本知识概述
应用文：社会团体、政党、国家、机关、企
事业单位和人们在日常工作、生活中，为处理 公私事务而经常使用的具有某些比较固定各式 的一种实用文体。
公文写作基本知识
厦门大学漳州校区
蒲晓业
公文写作的重要性
叶圣陶说过：“大学毕业不一定要能写 小说、诗歌，但一定要能写工作和生活中 实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不 可。” 《大趋势——改变我们生活的十个新 方向》美国未来学专家约翰.奈斯比
公文写作的重要性
科学管理的需要
培养科学管理人才的需要
公文写作的重要性
如何写好公文？
（1）熟悉文体
识记13种行政公文文体以及常用的几种事务 性公文文体；掌握公文的基本结构。
（2）掌握公文写作的几个要求
原则性与程序性 政策性与可行性 真实性与艺术性 道德与法律的制约 具有亲和力
如何写好公文？
（3）掌握各种政策方针（党和国家、学校、校 区、工作站、社团等等） （4）提高撰写公文写作的素养 良好的职业道德 完善的知识结构 精湛的调查研究能力 较高的理论水平 独立的人格意识
推荐信结构与写法
一般包括标题、称谓、正文、祝颂语、署名和日期 注意：推荐理由要充分；措辞要讲究分寸；语言要精 炼，不要过多分析论证。
公文文体介绍及写作要求
倡议书
是为了更好地完成某项任务，个人或集体提出某些合 理化建议或创造性措施，向广大群众或单位公开发出 倡议，希望大家响应所用的一种专用书信。
倡议书的结构与写法
怎样才能写好调查报告？
公文文体介绍及写作要求
讲话稿
报告稿、开幕词、闭幕词 欢迎词、欢送词、答谢词
讲话稿的写作技巧：
恰当运用表达方式；讲求语言艺术；明确要求， 了解听众；确定论题，明确观点；典型事例， 生动感人；波澜起伏，有张有弛。
公文文体介绍及写作要求
推荐信
是学校、其他单位或有关部门及个人，从有利于 工作出发，把人才或其他事项推荐给对方所用的一种 专用书信。