如何举行有效会议

会前准备-准备后期工作
#安排合适的开会地点 #准备必要的仪器 #准备足够的资料给与会者 #确定会场布置
会场布置
长桌型
“U”型
会场布置
圆桌型
教室型
会前准备-通知以及确认与会者
#提早通知与会者，确保他们有足够 的时间做计划以及会前准备 #让与会者有机会对议程表加上意见
主持有效会议的会前准备步骤
• 可暂停发言，询问对方是否要发表意见
对于“超级推销员”
• 肯定对方的成绩和重要性，提醒对方从 多个角度考虑问题
对于漫谈者
• 重申主题，要求对方就主题发表看法 • 如果漫谈者继续离题，则可感谢其发言，
邀请下一位与会者发言。
如何主持一个有效的会议？
做好会前准备 主持会议 结束会议
会议结束
*回顾会议议程，总结结论 *将结果记录下来 *统一下一步行动步骤 *明确任务，负责人以及下一步计划 *进行会议评论 *指出会议记录将会尽快发出
有效会议的原则
具有清楚，明确目标的会议议程，并 附有会议参加者的建议 每位参加者应做好充分的会前准备 在会议中创造相互尊敬，坦率及合作 的气氛 把握好时间 将小组与会者的协议转化成承诺和明 确的行动 使全体就确定清楚、具体的下一步计 划达成共识
如何主持一个有效的会议？
做好会前准备 主持会议 结束会议
人际关系 角色
与工作任务相关的角色
*提出意见-建议新的或不同的方法 *提供信息-提供手头工作的有关信息 *详细阐述-进一步阐述潜在的好主意 *澄清-提出相关的例子或重述问题 *测试-提出问题以测试与会者是否已作出一 致的决策 *总结-回顾讨论并将相关主意联系起来
人际关系角色
*消除紧张关系-适当运用幽默来消除负面情绪 *引导-引导较为沉默寡言的成员发言 *鼓励-称赞和支持他人 *控制-有效的处理制造麻烦的与会者从而保证会 议的顺利进行 *协调-调和分歧，尽力从双方得到最付佳的主意 *妥协-必要时接受可行的拆衷方案 *表达集体的感觉-体会食欲析感觉，情绪等并公 开表达出来
如果没有会议， 小组成员是无法进行工作
对于你 -主持会议意味着什么？
*它是一种小组沟通方式，以此帮助大家交流思想，互相 学习和达到共识 *它是集合小组的智慧去思考和解决问题的最有效方式之 一 *它需要你的领导能力以及良好的沟通技巧去领导整个小 组达到目标 *客观存在还能为你提供机会去改进你与他人有效工作的 技巧 *一个成功的会议能产生1+1>2的结果
EFFECTIVE MEETINGS
有效会议
课程目标
学习准备和主持有效会议 所需要的技巧
具体目标
• 你会学习和练习准备会议的技巧 • 你会学习和练习主持会议的技巧 • 通过以上技巧的学习，提高会议的效率
课程目录
会议总览 会议类型 有效会议原则 怎样举行有效会议 总结
我们为何需要举行会议？
需要合作/沟通 -以交流信息达到共识 -以思考及解难来做决策
小 组 讨 论：
举行会议时的最大挑战是什么？
会议的种类
以会议目 的来分类
以会议频 率来分类
信息型-指导型 解难型-做出决策
日常例会 每周或每月例会 不定期，非经常性的或 “特别项目”会议
信息型会议
协调活动 交流信息 鼓励士气，增强信心
解难型会议
识别问题 产生主意 评价各种建议 决策 发展实施计划
*确定会议目的/目标 *准备会议议程表 *准备后期工作 *通知及确认参加会议者
如何主持一个有效的会议？
做好会前准备 主持会议 结束会议
分组练习
－－主持会议
主持会议
会议开始 让与会者积极对与 有效控制会议局面 遵守会议议程表 记录会议决议和结果
选择解决办法
主持会议
主持者的角色
与工作任务 相关的角色
会议准备-准备会议议程表
Agenda
Time Topic By
#议题选择 -讨论项目是否符合开会的目的？ -这个讨论项目是否牵涉到所有组员？ -小组组员是否有权利去解决这件事情？ -这个讨论主题是否适合整个小组？ 与会者是否有足够用于讨论议题的资料？ #准备议程表的主要要素 -议题要有逻辑顺序 -每个议题的时间分配 -根据议题重要性而非紧急性安排
成功的会议主持人的特点
*透澈理解会议目标 *具有必要的背景知识 *很强的领导能力 *具有人际沟通技巧和控制能力
如何做一位有收获的与会者
如何主持一个有效的会议？
做好会前准备 主持会议 结束会议
会议主持者自我评估
1、提出会议目标和议程，以帮助会议的组织。 2、从与会者处获取信息，观点，想法。 3、提供信息并给出自己的意见。 4、总结各种不同的观点。 5询问大家意见，以判断已取得哪些共识还有什么尚未达成一致。 6、确保会后行动计划中各项均有专人负责。 7、消除紧张关系，适当运用幽默来消除负面情绪，理解并顾及 个人差异。 8、引导较为沉默寡言的面员发言，鼓励所有人参加。 9、通过复述发言内容来澄清所交流的信息。 10、回顾会议结果，并确保会后行动计划能按期完成。 11、即使没有书面的议程，主持人也必须作出会议计划。（通 常用于简单问题的解决会议） 12、总结会议并按会议结论来行事。
邀请下一位与会者发言。
对于没有完成任务者
• 特意征询对方对议题的意见，让其体会 到无备而来对会议的影响。
• 委婉地告戒对方下次不能再出现类似的 情况。
对于夸耀者
• 对对方的准备工作表示肯定
• 提请所有人留意会议时间，希望所有人 言简意赅地表达意见。
对于窃窃私语者
• 可在发言时停顿一会，暗示对方他/她的 声音在干扰会场
主持有效会议的会前准备步骤
*确定会议目的/目标 *准备会议议程表 *准备后期工作 *通知及确认参加会议者
会议准备-确定会议目的/目标
-会议类型是什么？ -举行这次会议有必要吗？ -我希望会议的结果是什么？ -需要邀请什么样的人参加以 及他们能对这次会议做出什么 样贡献？
分组练习
－－准备会议议程表
六类制造麻烦的与会者
Hale Waihona Puke Baidu
出言不逊者
没有完成任务者
夸耀者
窃窃私语者
超级推销员
漫谈者
小组讨论：
如何控制制造麻烦的与会者？
参考办法
对于出言不逊者
• 冷静对待 ，耐心解释他人意见的优点 • 请对方提出他认为完美的方案，并对该
方案予以客观评价 • 必要时提醒对方尊重他人 • 若对方依旧出言不逊，可感谢其发言并