高校行政办公室工作人员须具备的素质及提高途径

高校行政办公室工作人员须具备的素质及提高途径[摘要] 高校行政办公室作为展现学校风貌、联系学校内外的一个窗口,对办

公室工作人员具有特殊的要求。文章在阐述行政办公室工作人员基本素质的基础上,探索了行政办公室高效运行的措施,结合工作实际分析了行政办公室工作创新的途径,提出了强化服务、增强协调和工作创新等新思路。

[关键词] 高校行政人员基本素质创新意识

高校的行政办公室是高等院校内部设立的办理行政性事务的工作机构, 是设在领导身边,直接为领导服务的综合性部门, 起着沟通上下、联系左右的桥梁纽带作用, 其基本职能有: 指导、管理、参谋、咨询、服务、协调、监督等, 是一个具有辅助性和服务性双重性质的办事机构, 如何实现高校行政办公室的作用和职能, 工作人员的素质起着决定性的作用。

1高校办公室人员应具备的素质

办公室工作人员在政治、思想品德、业务、身心等方面素质修养的高低是高校办公室能否真正发挥其参谋助手、辅助决策、综合协调、信息沟通作用和功能的关键。那么, 作为高校办公室的工作人员, 应具备那些素质呢?

1.1坚定正确的政治方向高校办公室工作人员处在一个相对特殊的工作岗位。一方面, 办公室工作人员要为领导机关和领导服务、为同级机关部门服务、为下级部门和广大师生员工服务, 要能较快、较准地领悟并把握领导机关及领导决策的精神实质, 并在此基础上加以贯彻落实,这就要求办公室工作人员必须具备较高的政治理论水平和政策理解能力另一方面, 由于工作岗位的关系, 办公室工作人员接触的信息较多, 特别是一般人看不到、听不见的机密也接触不少, 这就要求办公室工作人员要有较高的政治素质, 即坚定正确的政治方向、严格的保密意识, 严守各级各类机密, 否则危害不小。作为高校办公室工作人员, 首先要培养的素质是必须具备积极向上的政治修养。

1.2良好的作风素质行政办公室人员的作风素质影响着办公室和学校领导班子的整体形象。作风是在工作中形成的一种对人、对事的态度、情绪、方法及习惯, 是政治素质在日常工作中的体现。一般来说,崇高的政治信仰和对党的事业高度负责的世界观和人生观会产生良好的工作作风。高校行政办公室既然是校领导设立的一个办事机构, 那么, 全校的师生员工就必然会通过办公室的工作作风来评判校领导的政治信仰和工作业绩, 因此, 校领导的形象是通过办公室的形象来实现的。要树立办公室良好的形象, 办公室工作人员就要做到:第一, 保持实事求是、忠诚老实、埋头苦干、任劳任怨的优良传统。第二, 要服从领导, 顾全大局。第三, 遵章守纪, 保守机密。办公室的工作人员要严格按规定办事, 维护学校领导班子的团结, 切不可和这个领导说这, 又和那个领导说那, 搬弄事非, 影响工作。对于机密级文件, 该看则看, 不该看的坚决不看。第四, 要谦虚谨慎、平等待人。行政办公室和各部门及师生员工打交道比较多, 要做到态度和气, 礼貌得

体, 对办事的师生员工决不能居高临下, 态度生硬, 要百问不厌。第五, 要举止端庄, 着装整齐。给领导和群众营造一个舒适、高雅的工作环境, 树立良好的办公室形象。

1.3熟练的业务能力办公室工作岗位的相对特殊性,要求每个工作人员具备多方面的技能和素养。第一,较强的记忆力。领导交办的事, 不能掉以轻心, 必须牢记心间, 按时完成。该向领导汇报的, 要及时请示, 能问答解决的当机立断给予解决。须向下级或有关部门协调的, 也绝不拖拉,这些都要求有较强的记忆能力。第二,分析理解、综合协调能力。办公室工作人员要分析理解领导及领导机关的意图和群众反映问题的实质, 以便更好地开展工作。而更重要的一步是需要进一步把事物或问题的部分、方面、要素进行综合, 从整体上去把握整个事物或整个问题, 这样才能全面的、完善的认识事物的本质和属性。第三,良好的口头和文字表达能力。办公室工作人员不可避免地要做接待工作, 要接触不同层次的人,这就要求办公室工作人员具备一定的口头表达能力。办公室是学校的窗口, 而办公室工作人员则是这个窗口形象的关键因素。因此, 办公室工作人员的谦恭有礼、谈吐的高雅不俗、仪表端庄、衣着得体无疑是十分重要的。

1.4积极地创新意识办公室工作的创新意识, 体现在要协助党委和行政探索新形势下解决问题的有效途径, 创造性地开展工作。首先, 办公室工作人员必须解放思想、更新观念, 努力培养、锻炼自己用新的思维方式进行工作, 不断推出新思路、创出新模式。其次, 要积极认知新生事物, 探索新规律。办公室工作讲究高效率、高水平, 而要实现这一目标就需要对工作进行不断地改进, 使之完善、提高。因此, 新时期办公室工作人员必须大力倡导开拓创新、敢于突破的工作意识, 树立敢为人先的创业精神。

1.5健康的身体心理素质健康的身、心素质是办公室工作人员胜任工作的前提。只有身体素质强健, 良好思想素质、文化素质和才能素质才能充分发挥作用。健康的身体是高质量完成工作的保证。办公室工作人员必须注意自己的生物节律, 加强身体锻炼, 使自身肌体随时都能处于一种应激状态, 精力充沛、精神饱满地投人工作, 确保工作质量。正确的自我观念、和谐的人际关系、健全的人格、良好的情绪自控能力、正确对待挫折, 这些良好的心理素质是办公室工作人员有效地进行工作、学习的防波堤。

2提高自身素质的途径

一般地讲, 办公室管理人员的业务素质越高, 则办公室管理工作的质量也越高, 相反的,则越低, 可以说, 办公室管理人员的水平决定着办公室管理工作的水平。

2.1抓紧学习, 加强研究。办公室工作人员要应付纷繁复杂的工作, 及时地传达领导决策的精神实质, 就必须加强学习和研究, 从各方面提高自己。要学习邓小平理论和“ 三个代表” 重要思想, 全面落实贯彻科学发展观,加强自身政治素质修养学习新知识、新技术, 提高自己的业务水平和知识水平, 掌握现代化办公工具如计算机、传真机、复印机、摄影机、互联网等基础知识要经常阅读报刊杂

志, 了解社会动态, 把握时代脉搏, 使自己的思想与社会发展的步伐保持高度的一致, 只有这样, 才能真正地完成自己的本职工作。

2.2强化服务意识人类已进入信息社会,行政办公室作为联系校内外的窗口机构,会接触到各种各样的信息。作为行政办公室工作人员,首先要做好信息的收集、整理、分类等工作。信息是高校各项决策的基础和依据,直接影响到决策的正确性。行政办公室是政策制定者了解情况、获取决策信息的重要渠道。办公室人员要深入学校各部门了解实际情况,为决策者掌握第一手材料,保证决策的正确性,还要使决策者了解决策落实的基本进程,修正和完善决策,更好地把握全局,指导工作。其次,要充分理解决策者的思想、意图,围绕教育改革与发展这一中心,了解高等教育形势及热点问题,及时、准确、全面地了解国内外关于高等教育的各种趋势和动态,既要做好具体工作,又要研究大事,全力以赴为决策服务。

2.3理论联系实际, 加强实践锻炼。办公室工作人员要理论联系实际, 要严格遵循“ 三个代表” 的思想积极开展工作。在实际工作中磨炼自己, 摸索、体会、获得宝贵的工作常识和经验要从失误中总结经验教训, 加速自身的成熟要敢于任事, 要多干实事,从小事干起, 点点滴滴地积累工作经验要在实践工作中敢于提问, 多向内行请教, 多向上级、同行、基层群众请教, 不要因为是领导不敢问, 不要因为是同行不愿问, 不要因为是群众不屑问。只有这样, 才能使办公室的工作得以全面地开展。

2.4为人师表, 加强自身修养。办公室工作人员是学校窗口形象的关键因素, 因此, 办公室工作人员的谦恭有礼、谈吐的高雅不俗、仪表端庄、衣着得体无疑是十分重要的。高校办公室工作人员不单为领导和机关服务, 还肩负着为师生员工服务的重任, 是不上讲台的老师。因此要从日常工作中、生活中严格要求自己, 以身作则, 为人师表。办公室管理人员还可以在日常的工作中, 注意观察、认真总结、勤于和其他相关人员进行交流、不断探讨一些相关问题, 为自己创造学习机会, 使自己的知识积累越来越丰厚, 达到能完全胜任高校办公室管理工作的要求。

随着高校的发展和涉外性事务的增多, 对办公室工作人员的素质要求也越来越高, 因此, 提高个人素质, 不仅仅是本职工作的需要, 也是事业发展和时代的要求。作为高校的办公室工作人员, 我们迫切需要提高自身的素质以顺应时代发展的要求。

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