加强物资采购过程控制确保物资供应规范管理

加强物资采购过程控制确保物资供应规范管理

作者：侯喜珍

来源：《现代经济信息》2020年第12期

摘要：本文以加强物资采购过程控制、确保物资供应规范管理为探讨主题，针对当前公司物资采购与供应管理的发展现状，提出严格控制准人办理程序、检查资质标准、审核准入资质等规范化管理采购渠道的有效措施，强调加强物资采购预算管理、优化采购招标、完善价格规划、把关验收环节等，为物资采购质量与规范管理提供坚实保障。

关键词：物资采购;过程控制;供应管理

近年来，我国运输生产力布局实现了战略化调整，物资系统呈现整合建设的发展状态。对于大部分地区的企业公司而言，物资采购与供应过程中存在较多实际问题，这迫使企业自身需正视改革形势的严峻性，并采取有效措施强化物资采购控制，明确物资管理职能作用，构建严格有效的监督管理机制，积极挖掘物资管理过程中存在的疏漏与问题，促进物资采购、供应规范管理的高效发展。

一、严格审核准入流程。规范化管理采购渠道

（一）严格控制准入办理程序

准入办理是进行物资采购供应的首要工作，在办理准入批准的具体工作过程中，管理人员应严格化准入办理程序操作，为业务审核阶段工作的顺利开展做好铺垫。由专门的业务管理科室进一步审核物资采购单位的准入资格，然后准人管理委员会对审核结果加以核准，确保相关单位的采购资质符合企业标准要求，最后完成准人手续的办理工作。对于各个分管科目来说，应设定专门的业务员逐笔逐项地认真监督并审核分管物资，以确保物资采购厂商作业资质符合要求为前提，详细审查物资的采购流程与采购渠道。审核与管理工作应由各业务科室统一进行，通过物资准入管理委员会的全面检查后再予以审批。

（二）严格检查资质标准

我国企业的物资采购过程中普遍存在较多问题，要使得物资采购管理问题得到切实解决，应准确识别问题的根源所在。例如物资资质界限未明确划分，对于这一问题相关人员便可以咨询有关部门，针对问题根源进行详细阐述;或利用上网查询的方式，明确物资资质界限，确保自身管理的物资产品具备必要的认证资料，且处于标准规定范围内。开展细化资质标准工作过程中，需提前了解国家对于物资采购与物资供应管理的相关规定，并以其详细的说明为基准，

规范化管理采购流程。与此同时，采购、管理与其他部门应加强交流合作，将各项物资的资质管理标准进行具体细化。

（三）严格审核准入资质

对于企业物资供应管理，我国相关部门进行了具体规定，双兑换活动便是标准规定之一。供应范围兑现与准入资质兑换是双兑换的基本内容，主要用于提高物资采购与供应管理的审核效率，对于所有厂商的准入范围与准入资质，组织企业内全体的工作人员对相关资料予以仔细核对与科学管理，并全面核查采购供应计划流程，将存在的问题及时挖掘出来，采用正确手段加以解决。收集并整理各项准人资质的档案资料，以分门别类的方式进行单独存放。可以采取动态管理方式管理准人证件，强化日常监督管理各个物资准入单位的行为规范与作业流程。

二、加强物资采购预算管理

对于采购预算额度管理工作，企业应构建完善的物资采购预算管理制度，按照规章制度要求严格执行规范化的预算管理工作。若没有预算，则不予发料，若超出预算，则停止发料，树立严格的预算工作准则。在开展规范化管理物资供应工作过程中，企业需加快科学化改革物资采购预算管理方式，以财务科室工作制度为起点，做好预算调整与管理工作，并切实落实到物资采购过程与供应管理过程中。对于个项项目而言，财务人员应预先做好物料需求统计，合理控制预算，在满足物资处相关管理要求的前提下，以采购预算作业标准流程为依托加以严格操作执行，实现项目受理、调查实施、预算调整与监督管理等一系列采购预算流程的科学化发展。以优化采购预算控制管理方式为目的，以强化核查监督力度为手段，促进企业物资采购预算管理走向高效化的进步渠道。

与此同时，财务科室应完善预算额度修订制度，若各个科室存在剩余的预算额度，应以二十天为期限随着预算更新对其预算总额加以修订。企业物资发料方式主要分为两种：一是库房发料，二是网点供应发料，对于这两种发料方式与渠道，管理人员需加强对发料流程的管控与监督，合理把握物资供应的预算范围。对于大部分企业公司的预算管理工作而言，最重要的工作是确保紧急物资的及时供应，这便需要财务人员学会如何将有限的预算资金进行合理分配，确保企业运营紧急需要的物资能够及时到位，提高资金预算的使用效率。

三、优化采购招标。完善价格管理

采购招标是大部分企业分包物资供应项目的普遍方式，对于物资采购招标工作而言，普遍面向的是整批量、大规模的采购供应项目。物资供应单位可以在采购批量物品时争取得到价格折扣，或将运输费用与仓储费用节省下来，以此提高物资供应经济效益。若企业选择招标方式处理物资采购供应工作，应成立专门的项目招投标小组或招标工作室，选择适宜的小组成员，设定具有招标经验的人员为领导负责人，制定完善的招投标工作流程方案。项目招标书是招标工作的纲领性文件，应预先制定并结合实际情况充实条款内容，系统化明确招标项目的各项条

文与规定，并向具有准人资质的投标厂商发放完整的招标书。在充分结合考虑招投标规定内容需要与自身企业发展现状的情况下，投标厂商便可以酌情确定项目报价，然后在项目招投标工作正式开展时投递报价，最后对投标结果加以确认。

对于小批量局部物资的管理工作，企业可以实行局部指导方式，构建局部物资价格管理制度，若物资的市场价格存在更新或变动情况，财务部门重新填写物资采购指导价审批表，调整原有的指导价格标准。若一次性的物资采购超过了指导价格，应将相应的审批表予以仔细填报。提高采购价格指导标准的合理性，通过动态管理的方式优化物资采购价格管理模式，做到对市场价格信息的及时、准确掌握。价格管理方式不应该是一成不变的，应随着市场物资公允价格的变化情况进行动态调整。

四、把关验收环节。保证物资质量

安全是生产运输工作的基础，质量是确保安全经营的基本保障。企业生产运输工作效率与安全性一定程度上与物资供应质量是否符合标准具有直接联系，要提高企业单位生产经营的工作效率与安全性能，需要牢牢掌控物资采购与供应过程，将物质质量审查置于把关验收环节的第一位，明确权责划分，严格检查物资供应质量，建立以岗定责的管理模式，谁负责采购项目、谁为物资质量问题负责。优化企业内部的质量监督核查体系，在物资采购、产品验收与货物存储等各个流程设置专门的验收小组，提高质量监督管理力度。

由于应用途径存在差异，物資的发料方式较为不同，一般包括直发料与段发料两种。在日常管理过程中，工作人员均应结合各自特点做好质量检查与管理工作。对于直发料的质量管理，明确生产厂商的资质是关键工作内容，物资供应单位应提供必要的准入依据或证明，证实物资定点生产厂，为企业生产开展及时、有保障的物质供应。

五、结语

物资采购与供应管理是企业经营生产的关键工作内容，如何结合实际运营情况提高物资采购质量、规范供应流程是领导人员需要面临的重要课题，强化控制物资采购工作流程、构建具有科学性与可行性的物资供应监督管理制度、构建企业内部项目预算管理机制，有助于推动采购工作与供应链的高质量发展。