购物中心商户档案管理制度.doc

商户档案管理制度

商户档案管理制度一、目的为了确保商户档案资料的有用性、完整性、和保密性。

二、适用范围公司商管部对商户档案的管理工作。

三、职责按照归档范围、要求，将商户档案资料的收集、整理、按时归档。

商管部人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

四、工作程序1、从商户签订铺位租赁或定金协议之日起，商管人员按本管理规程收集、整理、归档。

2、以商户签订协议日期的前后顺序排列作为档案编号，按户设档，一户一档一编号，所有整理的资料归入档案。

3、商管人员应对档案资料进行目录编写以便查阅。

4、铺位的商户发生变动，档案资料应即时调整。

5、所有商户档案资料实行保密管理，除司法机关执行公务查询外，任何第三方不予查询。

公司各部门如需查阅商户档案，必须经过总经理批准或填写（<1>档案借阅申请单）后方可查阅。

6、商户档案由行政部统一保管。

五、档案归档要求1、各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交相应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

填写（<2>档案借阅延期单）。

2、各部门向公司行政部移交档案时，要严格履行移交手续，填写（<3>档案移交表格）。

3、归档案卷的总要求是：遵循商户档案的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，按照楼层业态建档、归档便于日后保管和查询。

具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

归档的商户档案应包括如下文件：接铺位通知书、铺位验收确认书、租赁合同复印件、商户有效证件复印件、商户联系电话、（营业执照、税务登记证、组织机构代码、商标注册证、商品的质检报告、如有进口商品要出具报关单等复印件），如果是代理或托管还要出示相关授权书，商户/委托代理人签字的管理公约、装修工程申请表（附装修设计施工图纸）、装修工程切结书、商户提供的其他材料，及特殊情况领导审批确认书。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、通知与确认、商户提供的相关材料等形成的同一文件立在一起，不得分开。

购物中心档案管理制度

三、对借阅的文件要妥善保管并及时归还档案处，不得私自泄露档案。
四、未经档案管理处许可，任何人不得私自将档案进行复制或拿走。
五、档案管理员要对所保管的档案了如指掌，按档案管理流程规范化、合理化的进行逐一归类，以高度的责任心和严谨的工作态度把档案管理做到更好。
标题
档案管理制度ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
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编号
行政部—010
为了进一步使我公司的档案规范化、合理化，确保档案的安全和保密性，便于日常查阅参考，特对档案做出如下管理事宜及岗位描述。
一、公司所有的文件资料由专人进行整理与保管，其它员工须积极配合，不得截留，私自保存。
二、任何人不得私自翻阅存档文件，如需借阅的，须报本部门主管同意后，填写文件借阅清单，方可借阅。

购物中心商户档案管理制度

一、总则为规范购物中心商户档案管理工作，提高档案管理效率，确保商户档案的完整、准确、安全，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 购物中心商户的基本信息，包括商户名称、法定代表人、注册地址、联系方式等；2. 购物中心商户的经营许可证、营业执照、税务登记证等；3. 购物中心商户的合同、租赁协议、财务报表等；4. 购物中心商户的投诉、纠纷处理等相关资料；5. 购物中心商户的促销活动、宣传资料等；6. 其他与购物中心商户相关的资料。

三、档案管理职责1. 购物中心商户管理部门负责商户档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；2. 购物中心各部门应积极配合商户管理部门做好商户档案的管理工作；3. 商户应配合购物中心管理部门提供真实、完整的档案资料。

四、档案管理要求1. 档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改、销毁；2. 档案资料应分类存放，便于查阅；3. 档案资料应按照规定的期限进行归档；4. 档案资料应采取有效措施，确保其安全、完整；5. 档案资料借阅应履行审批手续，并注明借阅人、用途、归还日期等；6. 档案资料销毁应按照规定的程序进行，确保信息安全。

五、档案保管与维护1. 档案管理部门应设立专门的档案室，配备必要的档案柜、档案架等设施；2. 档案室应保持通风、干燥，防止档案资料受潮、霉变；3. 档案资料应定期进行整理、清理，确保档案资料的整洁、有序；4. 档案管理部门应定期对档案资料进行备份，防止档案资料丢失；5. 档案管理部门应定期对档案资料进行安全检查，确保档案资料的安全。

六、档案借阅与查询1. 档案借阅应履行审批手续，由商户管理部门负责办理；2. 借阅人应遵守档案借阅规定，爱护档案资料；3. 档案查询应通过商户管理部门进行，确保查询信息的准确、完整。

七、档案销毁1. 档案销毁应按照规定的程序进行，由商户管理部门负责办理；2. 档案销毁前，应进行审查，确认档案资料已无保存价值；3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。

商户档案管理制度

第一章总则第一条为加强商户档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有商户档案的管理工作，包括商户的基本信息、租赁合同、经营状况、财务数据等。

第三条商户档案管理应遵循以下原则：1. 集中统一管理：商户档案由公司档案管理部门统一负责管理，确保档案的完整性和安全性。

2. 分类管理：根据商户档案的性质和内容，进行科学分类，便于查找和利用。

3. 保密管理：对商户档案实行保密管理，未经授权不得对外泄露。

4. 规范化、制度化：建立健全商户档案管理制度，确保档案管理的规范化、制度化和科学化。

第二章管理机构及职责第四条公司档案管理部门负责商户档案的管理工作，其主要职责如下：1. 制定商户档案管理制度及实施细则；2. 组织商户档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；3. 指导、监督各部门商户档案管理工作；4. 对商户档案进行鉴定、整理、归档和销毁；5. 定期对商户档案进行清理、检查，确保档案的完整性和安全性。

第五条各部门负责商户档案的日常管理工作，其主要职责如下：1. 按时向档案管理部门移交商户档案；2. 对商户档案进行分类、整理、归档；3. 严格遵守商户档案管理制度，确保档案的完整性和安全性；4. 协助档案管理部门开展商户档案管理工作。

第三章管理程序第六条商户档案的收集：1. 商户签订租赁合同或协议后，各部门应及时将商户档案资料收集齐全；2. 收集内容包括商户的基本信息、租赁合同、经营状况、财务数据等；3. 收集的档案资料应真实、完整、准确。

第七条商户档案的整理：1. 按照商户档案的性质和内容进行分类；2. 对档案资料进行编号、编目，建立档案目录；3. 档案资料应按照时间顺序排列，便于查找和利用。

第八条商户档案的归档：1. 档案资料整理完毕后，应及时归档；2. 归档时，应按照档案目录进行编号、编目；3. 归档的档案资料应完整、无损坏。

第九条商户档案的保管：1. 档案管理部门负责商户档案的保管工作；2. 保管档案时应遵循防盗、防火、防潮、防虫等原则；3. 定期对商户档案进行清理、检查，确保档案的完整性和安全性。

商户档案管理制度

商户档案管理制度商户档案管理制度一、背景与意义商户档案是指商户的基本信息和经营数据的记录和归档，包括商户注册信息、经营信息、税务信息和风险管理信息等。

商户档案的建立和管理，可以帮助机构对商户的经营状况进行监管和评估，及时发现风险隐患，保障机构和商户的利益。

二、适用范围本制度适用于所有与商户交易的机构，包括银行、支付机构、贸易公司等。

三、档案管理原则（一）信息真实性原则档案应当真实、准确、完整，不得歪曲、隐瞒或篡改。

（二）安全性原则档案应当安全可控，遵守相关的保密、安全政策和标准，防止信息泄露和滥用。

（三）保管期原则档案应当按照国家规定和机构内部规定的保管期限进行保存和管理，不得随意销毁或外借。

（四）主动公开原则机构应当尊重商户的信息权利，主动向商户公开与商户有关的信息，并及时响应商户的查询请求。

四、档案管理要求（一）档案建立机构应当在商户与机构建立业务关系时，开展商户信息核实工作，建立商户档案。

商户档案应当记录商户的基本信息、经营信息、税务信息和风险管理信息等。

（二）资料更新机构应当定期或不定期进行商户信息核实和更新工作，保证商户信息的准确性和时效性。

（三）资料存储机构应当为商户档案建立相应的存储系统和流程，确保档案的安全和可控。

机构应当根据保管期原则，按照规定的时限进行档案的归档、存储和销毁。

（四）信息公开机构应当根据主动公开原则，主动向商户公开与商户有关的信息，并接受商户的查询请求，及时解答商户的问题。

（五）风险评估机构应当根据商户档案中的信息，对商户的风险进行评估和分类，采取相应的风险控制措施，防范风险。

五、档案管理流程（一）档案建立1、机构开展商户信息核实工作，获取商户相关信息。

2、机构将商户相关信息录入电子档案系统，并进行验证核查。

3、机构开立商户账户，记录相关信息。

4、机构将商户档案存入对应的独立存储系统中。

（二）资料更新1、机构定期或不定期对商户信息进行更新，保证商户信息的准确性和时效性。

商户档案管理制度范本

商户档案管理制度范本第一章总则第一条为了加强商户档案管理，确保商户档案资料的真实性、完整性、准确性和安全性，制定本制度。

第二条商户档案管理应遵循依法、科学、规范、公开的原则，建立健全的档案管理制度，为公司开展各项工作提供有力的资料保障。

第三条商户档案由公司商管部负责管理，各级部门、员工应当严格执行档案管理制度，保证档案管理的规范化、制度化和科学化。

第四条公司应当为档案管理工作提供必要的经费、设备和人员，保证档案管理工作的顺利开展。

第五条商户档案管理应当遵守国家和地方有关档案管理法规、规章和标准，维护国家档案资源的完整性和连续性。

第二章商户档案管理机构第六条公司商管部设立商户档案管理机构，负责商户档案的管理和保管工作。

第七条商户档案管理机构的主要职责为：（一）制定商户档案管理制度和规章制度。

（二）组织全公司商管部门档案工作的计划、协调和指导。

（三）监督各部门档案管理工作的实施情况。

（四）制定档案管理计划和档案分类目录。

（五）负责商户档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。

（六）制定档案管理工作的考核办法。

第三章商户档案管理流程第八条从商户签订铺位租赁或定金协议之日起，商管人员按本管理规程收集、整理、归档。

第九条商户档案编号按照商户签订协议日期的前后顺序排列，按户设档，一户一档一编号。

第十条商管人员应对档案资料进行目录编写以便查阅。

第十一条铺位的商户发生变动，档案资料应即时调整。

第四章商户档案资料的保密管理第十二条所有商户档案资料实行保密管理，除司法机关执行公务查询外，任何第三方不予查询。

第十三条公司各部门如需查阅商户档案，必须经过总经理批准或填写《档案借阅申请表》后方可查阅。

第五章档案归档要求第十四条各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交相应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

第十五条各部门向公司行政部移交档案时，要按照规定的程序和要求进行，确保档案的完整性和准确性。

商户档案管理制度范本

第一章总则第一条为加强商户档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有商户档案的管理工作。

第三条档案管理应遵循真实性、完整性、连续性、规范性的原则。

第四条档案管理部门应定期对商户档案进行审查、整理和归档，确保档案质量。

第二章档案内容第五条商户档案包括以下内容：1. 商户基本信息：包括商户名称、法定代表人、注册地址、联系电话、经营范围等；2. 商户资质证明：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等；3. 商户合同与协议：包括租赁合同、合作协议、采购合同等；4. 商户财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等；5. 商户业务记录：包括销售记录、库存记录、往来款项记录等；6. 商户重大事件记录：包括开业庆典、活动策划、突发事件处理等；7. 商户荣誉与奖励：包括获得的奖项、荣誉称号等；8. 商户变更记录：包括商户名称、经营范围、法定代表人等变更信息。

第三章档案管理职责第六条档案管理部门负责商户档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第七条各部门应指定专人负责商户档案的日常管理工作。

第八条档案管理部门应建立健全商户档案管理制度，明确档案管理的流程、要求和责任。

第九条档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，严格执行档案管理制度。

第四章档案管理流程第十条档案收集：各部门在商户经营过程中产生的档案资料应及时收集并报送档案管理部门。

第十一条档案整理：档案管理部门对收集到的档案资料进行分类、编目、立卷，确保档案的完整性。

第十二条档案归档：档案管理部门根据档案的保存期限和重要性，将档案归档至档案库房。

第十三条档案保管：档案管理部门应定期对档案进行检查、维护，确保档案的安全。

第十四条档案利用：档案管理部门应提供档案查阅、复制等服务，确保档案的充分利用。

第五章档案安全与保密第十五条档案管理部门应采取有效措施，确保档案资料的安全。

第十六条档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露商户档案中的敏感信息。

商家档案管理制度

第一章总则第一条为规范商家档案管理工作，提高档案管理水平，保证档案的真实性、完整性、准确性和安全性，特制定本制度。

第二条本制度适用于本商家所有档案的管理工作，包括但不限于文件、资料、图纸、照片、录音、录像等。

第三条本制度遵循依法、科学、规范、公开的原则，加强档案管理的工作机制，建立健全的档案管理制度，切实保护商家档案，为商家开展各项工作提供有力的资料保障。

第二章档案管理机构及职责第四条商家设立档案管理部门，负责商家档案的管理和保管工作。

第五条档案管理部门的主要职责如下：（一）制定和实施商家档案管理制度，组织实施档案管理各项工作。

（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

（三）负责档案检索系统的建立和维护，确保档案信息的准确性和完整性。

（四）负责档案库房的安全管理，确保档案的防盗、防火、防潮、防虫、防尘等工作。

（五）负责档案利用工作的指导和监督，提高档案利用效率。

第三章档案管理流程第六条档案收集（一）档案收集范围：包括商家在日常经营管理、技术研发、生产制造、市场营销、人力资源、财务会计等各方面形成的文件和资料。

（二）档案收集方式：采取主动收集和被动收集相结合的方式，确保档案的齐全完整。

第七条档案整理（一）档案分类：按照档案内容、形式、时间等因素进行分类，确保档案的有序性。

（二）档案编号：为每份档案赋予唯一的编号，便于检索和保管。

（三）档案装订：按照档案类别和保存期限要求进行装订，确保档案的整洁。

第八条档案归档（一）档案归档时间：按照档案保存期限要求进行归档。

（二）档案归档要求：确保档案的完整、准确、真实。

第九条档案保管（一）档案库房管理：确保档案库房的安全、整洁、干燥、防潮、防虫、防尘。

（二）档案查阅：实行严格的查阅审批制度，确保档案的保密性。

第四章档案利用第十条档案利用原则（一）档案利用应当遵循真实性、准确性、完整性、保密性原则。

（二）档案利用应当为商家经营管理工作提供有力支持。

商户归档管理制度

商户归档管理制度第一章总则第一条为规范商户档案管理工作，提高商户档案管理效率，保证商户档案的完整性、真实性、准确性和保密性，制定本制度。

第二条本制度适用于全公司商户档案管理工作。

第三条商户档案管理是公司的重要资产，商户档案管理工作是公司的一项基本管理工作。

第四条商户档案管理的目的是规范商户档案的建立、利用、保存、借阅和销毁，确保商户档案的安全和保密。

第五条全体员工必须遵守本制度，并严格执行。

第二章商户档案管理的范围和内容第六条商户档案管理的范围包括商户的基本信息、申请资料、经营情况、合作协议、财务资料等。

第七条商户档案管理的内容主要包括商户档案的建立、整理、借阅和销毁等工作。

第八条商户档案管理的原则是实事求是、保密严格、便于查阅和使用、确保安全。

第三章商户档案管理的组织管理第九条公司设立商户档案管理组织机构，负责商户档案的管理、保管、利用和监督工作。

第十条公司商户档案管理工作的领导负责人由公司领导任命，直接领导商户档案管理组织机构的工作，并对商户档案管理工作负有全面的责任和监督。

第十一条公司商户档案管理工作的具体负责人由商户档案管理组织机构负责任命，直接负责商户档案管理组织机构的日常管理工作，并对商户档案管理工作的执行负有全面的责任。

第四章商户档案管理的建立第十二条商户档案的建立是商户档案管理工作的重要环节，是商户档案管理工作的前提。

第十三条商户档案的建立主要包括商户的基本信息、申请资料、经营情况、合作协议、财务资料等。

第十四条商户档案的建立必须真实、准确、完整、规范、清晰。

第十五条商户档案的建立必须按照规定的流程和权限进行，不得违反国家的法律法规和公司的相关规定。

第五章商户档案管理的整理第十六条商户档案的整理是商户档案管理工作的重要环节，是商户档案管理工作的保障。

第十七条商户档案的整理主要包括商户档案的整理、分类、编号、归档和备份等。

第十八条商户档案的整理必须按照规定的流程和权限进行，不得违反公司的相关规定。

商铺档案管理制度

一、目的和意义商铺档案管理制度是为了规范商铺档案的管理工作，确保商铺档案的完整、准确、安全，提高商铺档案的利用率，为商铺的经营管理、决策提供可靠依据。

通过建立健全商铺档案管理制度，有助于商铺实现规范化、科学化管理，提高商铺的整体竞争力。

二、适用范围本制度适用于本商铺内所有商铺档案的管理工作，包括但不限于商铺的设立、经营、变更、终止等各个环节产生的各类档案。

三、管理职责1. 商铺档案管理员：负责商铺档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

2. 商铺负责人：负责商铺档案管理工作的领导、监督和协调。

3. 商铺各部门：负责本部门产生的商铺档案的收集、整理、归档等工作。

四、档案分类及编号1. 档案分类：商铺档案分为以下几类：（1）商铺设立类档案：包括商铺设立申请、审批文件、营业执照、税务登记证等。

（2）经营类档案：包括商铺租赁合同、经营合同、财务报表、税务报表等。

（3）变更类档案：包括商铺名称变更、经营范围变更、法定代表人变更等。

（4）终止类档案：包括商铺终止经营、注销登记等。

2. 档案编号：商铺档案编号采用分类编号和流水编号相结合的方式，具体格式如下：（1）分类编号：根据档案分类，使用两位数字表示，如“01”表示商铺设立类档案。

（2）流水编号：在同一分类内，使用六位数字表示，如“000001”表示该分类内的第一份档案。

五、档案收集与整理1. 档案收集：商铺档案管理员负责收集各类商铺档案，确保档案的完整性和准确性。

2. 档案整理：商铺档案管理员对收集到的档案进行分类、整理、编号，并编制目录。

3. 档案归档：商铺档案管理员将整理好的档案按照分类、编号、目录进行归档。

六、档案保管与利用1. 档案保管：商铺档案管理员负责商铺档案的保管工作，确保档案的安全、完整。

（1）档案室应保持通风、干燥、防潮、防尘、防火、防盗。

（2）档案柜应使用符合国家标准的档案柜，确保档案的存放空间。

（3）档案管理员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

商户档案管理制度

商户档案管理制度
一、目的
为确保商户档案资料的有用性和完整性。

二、适用范围
适用于管委会对商户档案的管理工作。

三、职责
管理部管理员负责对大楼商户档案资料的收集、整理、归档。

四、工作程序
从商户签订摊位租赁或购买协议之日起，管理员按本管理规程收集、整理、归档。

以商户签订协议日期的前后顺序排列作为档案编号，按户设档，一户一档一编号，所有整理的资料归入档案。

管理员应对档案资料进行目录编写以便查阅。

房屋的产权发生变动，档案资料应即时调整。

所有商户档案资料实行保密管理，除司法机关执行公务查询外，任何第三方不予以查阅。

公司各部门如需查阅商户档案，必须经过运营经理批准后方可查阅。

商户档案由行政部管理员统一保管。

五、档案资料内容
接楼通知书房屋验收确认书购房(租房)合同复印件商户／委托代理人有效证件复印件商户／委托代理人联系电话、地址入伙登记表商户／委托代理人签字的管理公约装修工程申请表（附装修设计施工图纸）装修工程切结书商户提供的其他材料。

商户档案管理制度

商户档案管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范商户档案管理工作，提高商户信息的准确性和实时性，保障企业的合法权益，订立本制度。

第二条适用范围本制度适用于我公司全部经营业务相关的商户档案管理工作。

第三条定义•商户：指与我公司签署合作协议，进行商业合作的个人或机构。

•商户档案：指包含商户基本信息、业务合作信息等内容的有关商户的文件、记录和资料等。

第四条职责分工•财务部负责商户档案的建立、归档和维护工作。

•销售部负责商户信息的收集和更新工作。

第二章商户档案管理第五条商户档案建立1.商户档案的建立应在与商户签署合作协议后的3个工作日内完成。

2.商户档案应包含以下基本信息：商户名称、法定代表人、经营住址、联系方式等。

3.商户更改信息应及时更新，并在商户档案中进行修改。

第六条商户档案归档1.商户档案应依照年份进行归档管理，确保档案有序、易于查阅。

2.归档后的商户档案应存放于财务部指定的文件柜中，并进行密封保管，严禁私自移动和丢弃。

第七条商户档案维护1.财务部应定期对商户档案进行审查和整理。

2.商户档案中的信息显现错误或过时时，应及时进行修正和更新，并在档案中进行记录。

3.商户档案应依照国家相关法律法规和企业要求进行保密，并严禁向外界泄露商户信息。

第三章商户信息收集和更新第八条商户信息收集1.销售部应在与商户初次接触时，收集商户的基本信息，并填写商户信息手记表。

2.商户信息手记表应包含以下内容：商户名称、法定代表人、经营住址、联系方式、主营业务、合作意向等。

3.销售部应将商户信息手记表及时报送财务部，以便进行商户档案的建立和维护。

第九条商户信息更新1.销售部应及时了解商户的更改信息，并在商户档案中进行更新。

2.商户更改信息包含但不限于：商户名称、法定代表人、经营住址、联系方式、主营业务、合作意向等。

第四章违反规定的处理第十条惩罚措施对未依照本制度执行商户档案管理工作的部门或个人，将依照公司相关规定进行处理，包含但不限于：口头警告、书面警告、扣减绩效奖金等。

商户档案管理制度

商户档案管理制度1. 背景和目的为了规范和优化企业与商户的合作关系，提高商户管理的效率和质量，确保商户信息完整、准确和安全，订立本商户档案管理制度。

本制度的目的是明确商户档案的建立、维护和使用的管理标准，确保商户档案的完整性、保密性和可追溯性。

2. 适用范围本制度适用于全部与企业建立合作关系的商户，包含供应商、分销商、代理商等。

3. 定义和缩写•商户：指与企业建立合作关系，向企业供应商品或服务的组织或个人。

•商户档案：指企业对商户的基本信息和合作协议等相关文件的整理、存档和管理。

4. 商户档案建立与维护4.1 商户信息登记•企业职能部门负责对新商户进行登记，收集商户的基本信息，包含但不限于商户名称、联系人、联系方式、经营范围等。

•商务部门负责核实商户信息的准确性，并在商户档案中做出记录。

4.2 商户合作协议•企业职能部门负责与商户签署合作协议，并将合作协议的副本存档于商户档案。

•商户合作协议应明确合作双方的权责、期限、付款方式等关键事项，并经过法律事务部门的审核。

4.3 商户资质管理•企业职能部门负责定期对商户的资质进行审核和更新，并做出相应的记录。

•商务部门在与商户合作过程中发现商户资质存在问题时，应及时通知企业职能部门进行处理。

4.4 商户信息更改•商户有关信息发生更改时，商户应及时通知企业职能部门。

•企业职能部门应在商户档案中做出相关记录，并核实商户信息的更改准确性。

•商务部门应依据商户信息更改情况进行相应的合同更改或停止。

5. 商户档案使用与访问5.1 访问权限管理•企业职能部门应对商户档案的访问权限进行合理授权，并定期审核和更新权限。

•未经授权的人员不得擅自查阅或操作商户档案，一旦发现违规行为应及时通知企业职能部门进行处理。

5.2 商户档案查询•商务部门在与商户合作时，需要查询商户档案中的相关信息，如合作时间、付款记录等。

•商务部门应向企业职能部门提出查询申请，企业职能部门应及时供应相应的商户档案信息。

商户档案管理制度

商户档案管理制度1. 引言商户档案是企业与商户之间业务合作的基础，对于建立和维护良好的合作关系、管理商户信息、评估商户信用等方面特别紧要。

为规范商户档案的管理，确保商户信息的准确性和安全性，提高工作效率，订立本商户档案管理制度。

2. 目的和适用范围本制度的目的是规范商户档案管理的流程和要求，保障商户档案的完整性、准确性和安全性。

适用于企业职能部门负责的商户档案管理工作。

3. 职责和权限3.1 职责商户档案管理的职责包含但不限于：—收集、整理和归档商户相关资料；—更新和维护商户档案；—供应商户信息查询和报告服务；—帮助其他部门进行商户信用评估。

3.2 权限商户档案管理人员应具备以下权限：—访问和修改商户档案信息；—依据工作需要对商户档案进行备份和存档；—依据要求供应商户信息报告。

4. 实在流程和要求4.1 商户档案的建立与归档4.1.1 商户信息收集•商务部门负责向商户索取必需的合作资料，包含但不限于公司名称、法定代表人、联系方式、营业执照等；•商户档案管理人员负责归档商户提交的相关资料，并录入系统。

4.1.2 商户档案的归类与编号•商户档案依照肯定的分类标准进行归类，例如按行业、产品类别等；•每个商户档案都应有唯一的编号，方便日后查询和管理。

4.2 商户档案的更新与维护4.2.1 定期更新商户信息•商户档案管理人员应定期与商户进行联系，及时了解商户的最新信息；•商户档案管理人员负责更新商户档案中的联系方式、经营范围、许可证等信息。

4.2.2 及时归档商户沟通记录•依据与商户的日常沟通和合作，商户档案管理人员应记录紧要的商户沟通内容，包含会议纪要、协议更改等。

4.3 商户信息查询与报告4.3.1 商户信息查询•内部员工需供应正当理由，并经过授权，方可查询商户档案中的信息；•商户档案管理人员应依据授权范围供应查询服务，并记录查询情况。

4.3.2 商户信息报告•商户档案管理人员应依据需求编制商户信息报告，如商户信用评估报告、经营情况分析报告等；•商户信息报告的编写应依据公司内部规定的格式和要求进行。

购物广场商户档案管理制度

购物广场商户档案管理制度一、背景及意义随着购物广场行业的迅猛发展，商户数量与种类不断增加，商户档案管理问题也逐渐凸显出来。

购物广场商户档案管理制度的建立，不仅有助于规范商户的经营行为，提高管理效能，还可以为广场提供更科学、更全面的商家信息，为广场经营决策提供基础资料和依据，是购物广场管理体系建设的重要组成部分。

本文旨在探讨和提出购物广场商户档案管理制度。

二、档案管理内容（一）档案的建立广场应规定商户档案的建立、调整和保管办法，由广场负责建立商户档案。

商户档案分为实体档案和电子档案，实体档案中包括商户基本信息、商家证照、合同协议、经营场地位置、经营品类等，电子档案包括商户基本信息、营业执照、经营许可证、税务登记证、组织机构代码证等。

（二）档案保管商户档案应妥善保管，实体档案应按不同类别、不同年度存放在对应的档案室内，特别是保管有限期内的各类经营许可证件和合同协议。

未经许可，不得私自调阅和篡改商户档案。

电子档案应妥善保管在专人操作的计算机服务器内，并加以加密和备份，确保安全可靠。

（三）档案核对与更新广场应在商户签约协议、商户经营期满等情况下进行档案核对与更新工作，及时更新商户档案信息。

如有商户经营情况变更，广场应及时调整档案，并进行审批。

如商户停业、违规经营等异常情况，广场应及时跟进处理，并在调整档案时进行相应注记。

（四）档案合规性筛查广场应每年对商户档案进行全面筛查，对商户的证照和许可证等证明文件进行认真核对和审查。

对于存在违规经营行为的商户，广场应及时做出处理，并报经有关部门处理。

三、执行规范（一）宣传制度广场应通过各种途径，向商家宣传商户档案管理制度。

在广场服务中心、管理支持中心等场所宣传展示，将商户档案管理制度编制成册子或宣传手册，并定期刊发通知、告示等形式，使商家充分了解广场档案管理制度要求。

（二）定期培训管理部门应对广场工作人员进行规范的商户档案管理知识培训，提高管理人员的专业素质，加强对广场商户档案把握和管理，并定期向商户提供商户档案管理的操作指导和后续问题的解答。

商铺档案管理制度

一、总则第一条为规范商铺档案管理工作，提高档案管理水平，保证档案的真实性、完整性、准确性和安全性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有商铺的档案管理工作。

第三条商铺档案管理应遵循依法、科学、规范、公开的原则，加强档案管理的工作机制，建立健全的档案管理制度，切实保护商铺档案，为公司开展各项工作提供有力的资料保障。

二、档案管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责商铺档案的管理和保管工作。

第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定商铺档案管理制度和规章制度。

（二）组织全公司商铺档案工作的计划、协调和指导。

（三）监督各部门商铺档案管理工作的实施情况。

（四）制定商铺档案管理计划和档案分类目录。

（五）负责商铺档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。

（六）制定商铺档案管理工作的考核办法。

三、档案收集与整理第六条商铺档案收集范围：（一）商铺租赁合同、协议书等法律文件。

（二）商铺装修设计图纸、验收报告等工程资料。

（三）商铺经营许可证、营业执照等证照文件。

（四）商铺员工档案、薪酬福利、培训记录等人事资料。

（五）商铺财务报表、收支凭证、审计报告等财务资料。

（六）商铺安全生产、消防、卫生等管理资料。

第七条档案整理要求：（一）档案分类应科学合理，便于查找和利用。

（二）档案编号应规范统一，便于管理和检索。

（三）档案装订应整齐美观，便于保存和保管。

（四）档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅。

四、档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案室应保持整洁、干燥、通风，防止档案受潮、霉变、虫蛀。

（二）档案柜应使用防盗、防火、防潮、防尘、防虫等设施。

（三）档案资料应定期检查、清点，确保档案的完整和安全。

（四）档案查阅应实行登记制度，严格控制档案的借阅范围和次数。

第九条档案利用要求：（一）档案查阅者应遵守档案保密制度，不得泄露公司商业秘密。

（二）档案查阅者应爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、撕毁档案。

（三）档案查阅者应在规定时间内归还档案，不得无故拖延。

商家档案管理制度模板

第一章总则第一条为加强本商家档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本商家实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本商家所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条本商家档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性原则；3. 保密性原则；4. 便捷性原则；5. 信息化原则。

第二章档案管理机构及职责第四条本商家设立档案管理部门，负责档案管理工作的组织实施和监督检查。

第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定档案管理制度和操作规程；2. 负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；3. 组织开展档案管理人员培训；4. 监督检查各部门档案管理工作；5. 定期向领导汇报档案管理工作情况。

第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 依法应当归档的文件、资料；2. 具有查考利用价值的文件、资料；3. 各部门报送的档案材料。

第七条档案整理要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行整理；2. 每份档案应标明档号、档名、卷号、页数、密级等信息；3. 档案整理应保持档案的原貌，不得随意涂改、剪贴、抽取。

第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施；2. 档案库房应保持适宜的温度、湿度，防止档案霉变、虫蛀；3. 严格实行档案出入库登记制度，确保档案安全。

第九条档案利用要求：1. 档案查阅应遵守国家保密法律法规，不得泄露国家秘密；2. 查阅档案应填写《档案查阅登记表》，并经批准；3. 档案利用人员应妥善保管档案，不得擅自复制、传播。

第五章档案销毁第十条档案销毁应当遵循以下原则：1. 依法依规，确保档案安全；2. 鉴定档案价值，严格控制销毁范围；3. 档案销毁前，应进行登记、审核、批准。

第十一条档案销毁程序：1. 档案管理部门对拟销毁的档案进行鉴定；2. 经鉴定后，填写《档案销毁清单》；3. 经领导批准后，由两人监销，确保档案销毁彻底。

店铺档案管理制度

第一章总则第一条为规范本店铺档案管理工作，提高档案管理水平，保证档案的真实性、完整性、准确性和安全性，特制定本制度。

第二条本制度适用于本店铺所有档案的管理工作。

第三条本制度遵循以下原则：1. 依法、科学、规范、公开；2. 保护档案资源，确保档案安全；3. 简便快捷，便于查阅；4. 严格保密，防止泄露。

第二章档案管理机构及职责第四条本店铺设立档案管理机构，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案管理机构的主要职责：1. 制定本店铺档案管理制度和实施细则；2. 组织、协调、指导各部门档案管理工作；3. 监督各部门档案管理工作的实施情况；4. 负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁；5. 对外提供档案查询服务；6. 负责档案管理人员的培训和考核。

第三章档案分类及收集第六条本店铺档案分为以下类别：1. 人力资源管理档案；2. 财务管理档案；3. 物流管理档案；4. 营销管理档案；5. 门店管理档案；6. 法律法规及合同档案；7. 其他重要档案。

第七条档案收集原则：1. 完整性原则：确保档案收集全面，无遗漏；2. 及时性原则：及时收集归档，确保档案的时效性；3. 准确性原则：确保档案内容的真实、准确；4. 保密性原则：对涉及商业秘密和个人隐私的档案，严格保密。

第四章档案整理与保管第八条档案整理原则：1. 分类整理：按照档案类别、时间、内容等进行分类整理；2. 编号归档：对每份档案进行编号，建立档案目录；3. 标签清晰：档案标签应清晰、规范，便于查阅；4. 文件顺序：按照时间顺序或重要性顺序排列档案。

第九条档案保管原则：1. 安全保管：确保档案安全，防止丢失、损坏、变质；2. 恢复整理：定期对档案进行恢复整理，确保档案的完整性和准确性；3. 温湿度控制：保持档案室温湿度适宜，防止档案受潮、发霉；4. 防虫害：定期对档案室进行消毒、防虫处理。

第五章档案利用与销毁第十条档案利用原则：1. 依法利用：按照国家法律法规和本制度规定，合理利用档案；2. 保密原则：对涉及商业秘密和个人隐私的档案，严格保密；3. 便捷原则：为用户提供便捷的档案查询服务。