传真收发文件打复印管理规定
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XXXX有限公司
作业文件
《传真收发、文件打/复印管理规定》
编制部门：总经办
编制：
审核：
批准：
文件编号：
版本号：
受控状态：受控（加印章）
1.0目的
1.1为确保公司文件传输准确无误及保密性，制定此规定。
2.0范围
2.1本规定适应于公司所有传真收发、文件打/复印工作及长途电话的使用。
3.0引用文件
3.1 无
4.0定义
4.1 无
5.0职责
人力资源部对此项规定进行监督。
6.0策略
6.1公司传真机、复印机及长途电话由人力资源部负责管理，收发传真及复印文件时应由人力资源部人员负责操作。
6.2人力资源部发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应立即将传真文件交给发件人。
6.3员工因为工作需要而发送传真的，应填写《文件打印、复印、传真申请单》，经部门经理对传真或复印内容进行审核，如部门经理确认则递交上一级领导审批。
人力资源部人员在接收到审批后申请单后方可进行操作。
6.4对发送保密性高的因为有人，可由人力资源部人员进行指导，由员工亲自发送，并提前以电话方式通知收件人现场接收。
对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。
6.5员工不得利用公司传真机发私人资料、文件。
6.6普通传真由人力资源部接收后送交相关部门。
6.7遇有重要传真，相关部门可提前通知人力资源部注意接收，或与对方明确接收时间后在人力资源部等待传真。
6.8传真的接收及发送，文件的打印、复印，长途电话的使用均需在人力资源部人员在记录。
7.0注意事项
7.1 无
8.0相关文件
8.1无
9.0相关记录
9.1《文件打印、复印、传真申请单》
9.2《文件打印、复印及传真记录清单》。