第五章,秘书辅助决策与信息调研工作案例

案例 “窗口”
某先进事迹报告团在巡回报告过程中，由 当地政府安排去外地参观游览。途中，一名 成员突发急病，不省人事，情况万分紧急。 而此处距市区医院尚有100多公里。陪同出行 的办公室胡主任果断采取了以下措施：
一、决策及辅助决策的含义
决策：是指围绕一定的目标，拟定多种可能的行动方案并从中进行 比较论证，选择一种最优方案的行动过程。
决策活动是领导部门的重要职责和任务； 而辅助决策是新时期秘书部门必须充分履行的极为重要的职责——
参谋职责。 辅助决策：是指秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采
取的各项辅助服务行为。
案例：万金一笑
穷地方作陪的。人从未见过如此丰盛的美餐，吃相可 不雅观。一顿饭三个钟头，等到李先生被人前拥后扶 地送进宾馆，已经是深夜十点半了。 “哥，你要的 地米菜春卷皮我带来了，你还要吗?”堂弟担心山珍海 味之后，堂兄已对家乡饭不感兴趣了。 “要，要， 快拿出来，我尝尝。”一见保温瓶里油光闪亮、皮焦 馅嫩的春卷皮，李先生现出一脸的孩提相，一连吞了 十多个，才停手。
在决策方案通过后，还必须进入实施阶段， 只有经过实施，决策才能达到最终目的，决 策方案的正确性才能得到检验。
因此，很多决策理论家都把决策方案的实施 与反馈也列入决策的程序之中，并认为是一 个非常重要的程序之一。
以上决策过程的五个基本程序，是科学化、 民主化决策程序的基本内容，决策唯有遵循 这些基本程序，才能保证其决策的正确性 。
副县长亲自用豪华轿车迎接这位“财神”，安排住在 最高级的宾馆，接风宴让李先生受宠若惊。县里四套 班子领导全体作陪，浙江的鱼翅、福建的海虾、东北 的野味、新疆的葡萄……县长也认不得这些美味，不 时地照着菜单介绍着。坐在李进财身边的堂弟李有财 小声地在堂兄耳边说：“县里对你可够意思，这一桌 整两万哪!”
科学决策的程序（续）
发现问题 问题是什么？分析之并找 出原因
确定目标 解决问题要达到的目的和 结果
拟制方案 要求方案要创新、可行、齐备、 互斥
评估优选 包括产生后果、实施过程 的评估
实施方案 试验、动员、检查、监督
反馈调节 对原决策进行修正、追踪
四、秘书辅助决策的四个阶段：
1、 决策准备阶段的秘书工作：广泛收集信息资料，开展调查 研究、摸清历史现实成败情况、为决策提供依据（理论政策法 律和实际情况依据），做好准备工作。
总之
秘书人员在辅助决策中具有：贯穿性和谋划性的重要作 用，秘书要做到
（一）提供准确全面的信息，当好参谋 （二）办理各方面的沟通联络事务，当好助手 （三）在决策的实施中注重调查研究，沟通协调，反
馈信息。 特别是要坚持信息原则，及时准确地收集各种有用信息，
不断帮助领导完善决策，弥补领导的不足。 可见，信息工作是秘书工作的一个非常重要的工作，秘
2．按照决策主体的人数和决策权力分配的 情况，可以把决策分为群体决策、集体决策 和个人决策。
3、按照决策权威的性质，可以把决策分为 传统权威决策、超人魅力型权威决策和理性 权威型决策。
4．按照决策所要解决的问题的范围和重要性， 可以把决策分为战略决策和战术决策。
5．按照决策问题所具有的可靠性程度，可以把 决策划分为确定型决策、风险型决策和不确定型 决策。
书的信息工作能力和技巧直接影响领导工作的成效。
秘书的信息工作
一、信息的含义与作用 二、信息的种类和特点 三、秘书信息工作的程序 四、秘书信息工作的主要内容 五、秘书如何做好信息工作
一、信息的作用与含义
人类生活在信息的海洋之中，信息是人类社会发展必备的 宝贵资源，是无形的知识和财富，是一切活动的基础。在 现代信息社会中，信息对领导工作、秘书工作和经济社会 发展都有极大作用。可以说，信息是效率，是质量，是生 命。
4、 决策执行阶段的秘书工作：通过各种形式宣传、动员、迅 速传达决策精神，并督促、协调各相关部门贯彻、落实，做好 信息情报反馈和总结工作，帮助领导修正完善决策。
五、秘书人员在辅助决策中的作用：咨询辅助、补偿辅助
（一）提供信息，当好参谋
贯穿性、谋划性
（二）办理事务，当好助手
（三）搞好服务，摆正位置
谋与断两个 步骤，随意
性强
科学决策
群体参与、集体决策
发现问题-确定目标-拟订 方案-分析评估-择优-实
施反馈等程序严格
个人的智慧、 调查研究，客观准确信 经验、胆识 心材料、科学方法技术
定性方法
具体简单的 常规性事项
定性+定量
广泛复杂重大的全局性 事项
三、决策的基本程序
(一) 收集信息（发现问题） 这是决策过程的第一个基本程序。信息是决策的基础。决
案例：万金一笑
李先生回去就离开县城，和堂弟一道回老家吃 春卷皮，喝红薯粥，捐资十万元给村里建学校， 然后从省城走了。
临走时他留给堂弟一封信： “…此次回乡， 感受颇多。家乡如此贫穷，自己一笑万金，深 感不安。本有意投资家乡建设，然见政府官员 如此不善理财，多少资产能经这般花费?我不 能冒这个险，捐资办学，惟盼培养出善理财之 人．．．．．．”
必须确定所要达到的具体目标，使决策具有针对性和可评 估性。
(三)设计多个决策方案 是一个非常重要的程序，应该花较多时间去进行这项
工作，尽可能在掌握大量较为准确和全面信息的基础 上，设计出高质量的方案，决策的正确性也才有可能。
设计过程，既有领导者的思维创新，体现自己的施政 方略，更有专家和秘书人员的智力投入。
2、 决策制定阶段的秘书工作：综合情况，撰拟提供决策草案、 组织讨论、 论证，并对分析讨论的意见信息进行汇总整理，形 成详细的文字方案，供领导参考定夺。
3、 决策审批阶段的秘书工作：带有方向性、全局性、长期性 和关键性的决策方案，须经法定会议（常委会、代表会、全会 等）通过或领导人批准，为此秘书要进行组织沟通协调联系工 作。
（四）沟通协调，督促落实
（五）调查研究，反馈信息
六、秘书辅助决策的原则 （一）定位原则：辅助服务，不专权不推诿 （二）超前原则：主动收集信息、提供方案 （三）信息原则：准确、全面、及时 （四）系统原则：注重事物级信息间的联系 （发挥秘书的参谋助 手职能
当然，从秘书在辅助决策的各个阶段的工作来看， 案例反映了秘书许多工作没做到位：
1、 决策准备阶段：秘书要进行调查研究、摸清情 况、收集信息，做好准备工作。
2、 决策制定阶段：秘书要掌握全面正确信息的基 础上，撰拟提供多个决策方案、进行分析比较评估、 供领导参考定夺。
3、 决策执行阶段：秘书要及时进行沟通联系，并 做好信息情报反馈工作，帮助领导追踪完善方案。
（一）秘书信息工作的重要作用
1、信息工作是辅助领导科学决策的前提和基础。
2、信息工作是实行科学管理必不可少的条件和保证。
3、信息工作是沟通协调各方、提高单位工作效率的纽带。
4、信息工作是秘书办文、办会、办事的基础和依据。
可以说，秘书工作千头万绪，概括起来就是收集、整理、 传递、保管和利用信息。因此，信息工作是秘书人员的一 项重要业务工作和必备的基本能力。信息工作是秘书人员 开展各项工作的前提和基础，条件和保证；信息工作的可 靠性、充分性和及时性直接影响秘书工作的成败。
(五)实施与追踪反馈决策方案 实施决策并随时追踪反馈信息，检验方案的正确与否，随时修正。
以上五个基本程序，是科学化、民主化决策程序的 基本内容，决策唯有遵循这些基本程序，才能保证 其决策的正确性 。
案例中的失败，主要原因在于没有严格遵循这些程 序，特别是没有坚持信息原则，导致信息收集不准 确、不全面，导致决策的失败。
使舵；既要守口如瓶，又大胆献策；既如履薄冰， 又大胆创新。
案例：万金一笑
穷山沟里传递着一个消息，老华侨李进财要回乡探亲 了。他给家乡亲人的信中说，人到老时倍思亲，叶落 归根。他要利用回乡的机会，为家乡经济建设出把力。
县领导知道后，专门开了几次会，对外开放引进外 资，机会难得。接待方案数易其稿，直到“十全十美” 才定下来。
(四) 分析、论证与选择决策方案 对决策方案的分析评估，比较论证；既要有专家的参
与，对决策方案科学性的评估；也要有相关利益群体 代表的参与，对决策方案所涉及的不同利益群体之间 利益分配的综合平衡。因此决策方案的比较、评估与 选择过程既是一个科学化的过程，也是一个民主化的 过程。
(五)实施决策方案与追踪反馈
充分发挥秘书的参谋助手职能一弥补领导的不足脑力体力二转变秘书职能三提高秘书素质八秘书人员如何发挥参谋辅助作用增强参谋意识破除不求有功但求无过的陈旧观念
第五章 秘书辅助决策与信 息调研工作
一、决策的含义与程序，秘书辅助决策工作 二、信息的含义、特征和种类，信息的作用与秘书的信息 意识，信息的收集、整理、传递方法和技巧。 三、调查研究内容、特点和作用，调查研究的方法和调查 报告的写作技巧 案例
简析
从决策的基本程序来看：
(一) 收集信息（发现问题）：老华侨李进财要回乡探亲了。 信息是决策的基础。决策的正确与否，与信息的准确性和全面性直接
相关。
（二）确立目标：吸引他投资
决策者希望通过决策实施所达到的状态。 (三)设计多个决策方案：如何吸引他投资（招待、参观） 应该花较多时间去进行这项工作，尽可能在掌握大量较为准确和
原来，酒宴上李先生眼看着两万元一桌的山珍海味， 想到家乡三餐不保的乡亲，根本吃不下去。他感叹道： “我在海外无论接待什么贵客，都不会这样摆阔。如 此吃法，金山银山也会被吃光。”
案例：万金一笑
第二天，县办公室主任陪同李先生游览家乡风光。穷山僻 壤， 自然景观独具一格。山峦峥嵘，奇石各异，有的如勇 猛的斗士，有的如含春的处子，有的如远征的行人，有的 如望夫的怨妇。李先生早年离家，如今见到故乡的美景， 引起了无限乡情。
6．按照决策者的思维反应模式，可把决策分为 理性决策和非理性决策
7．按照使用的决策方法的先进程度，可以把决 策分为经验决策和科学决策。
8．按照决策的时间先后顺序，可以把决策分为 原有决策和追踪决策。
经验决策、科学决策的区别
决策主体 形式
决策程序
决策依据 决策方法 适用范围
经验决策
个人或少数 人决策
秘书辅助决策的意义： 它既是秘书人员要实现的“四个转变”之首，又是秘书部门和秘书
人员在机关中重要枢纽地位的要求和体现。 （一）弥补领导的不足（脑力、体力） （二）转变秘书职能（助手－参谋） （三）提高秘书素质（低级－高级）
二、决策的种类
根据不同的划分标准，可以对决策进行不同 的分类：
1．按照决策主体在决策权力系统中的地位， 可以把决策分为高层决策、中层决策和基层 决策。
（一）弥补领导的不足（脑力、体力） （二）转变秘书职能 （三）提高秘书素质
八、秘书人员如何发挥参谋辅助作用 增强参谋意识，破除“不求有功，但求无过”的陈
旧观念； 加强自身的素质修养，多学习，多积累，提高参谋
辅助的有效性； 妥善处理与领导的微妙关系，正常发挥参谋作用。 做到既参谋又不越位；既领会领导意图，又不见风
突然间， 山谷中响起了隆隆的雷声，一条宽数十米、高达 百尺的瀑布，从天而降。阳光朦胧，彩虹灿烂。办公室主 任吟道： “飞流直下三千尺，疑是银河落九天”。李先生 正要说“好”，雷声戛然而止，滴水全无。办公室主任见 李先生大惑不解，忙解释道： “这是专门从上游水库放下 来的，开闸放水四十分钟，让您欣赏山涧奇观。”堂弟小 声地介绍：“这水贵着哪，我们乡抗旱，开闸一小时，就 花了十万元。”李先生的游兴全无，连连说： “罪过罪过， 我李某何德何能，这一笑万金，是我的罪过啊!”
全面信息的基础上，设计出高质量的方案，才能保证决策的正确 性。 这需要领导者的思维创新，更需要有秘书人员的智力投入。
但案例中这一重要过程没有重视，没有设计多个方案。
(四) 分析、论证与选择决策方案 决策方案的比较、评估与选择过程既是一个科学化的过程，也是
一个民主化的过程。案例中缺乏这一重要过程。
策的正确与否，与信息的准确性和全面性直接相关。 （二）确立目标 决策者希望通过决策实施所达到的状态。 目标从层次上看，有总目标、子目标、二级子目标等； 从内容上看，具有政治目标、经济目标、社会目标等；
从范围和数量看，有宏观目标、中观目标和微观目标、单 目标和多目标；
从期限上看，有长期目标、中期目标、近期目标； 从程度上看，又有主要目标和次要目标等。