王纹SAP财务管理大全267页

SAP财务管理大全-王纹
前言
翻开本书的读者想必对SAP并不陌生。

SAP是全球最大的企业管理软件供应商、全球第三大独立软件供应商。

财富500强80%以上的企业使用了SAP的管理方案，因此SAP又被称作“500强背后的管理大师”。

SAP提供包含财务、人力资源、物流、ERP（企业资源计划），SCM（供应链管理）、CRM(客户管理管理)、SRM(供应商关系管理)、PLM(产品生命周期管理)、NetWeaver集成平台等一系列跨行业软件方案，以及在这之上的28种行业解决方案。

SAP秉承严谨务实的工程师文化，在企业管理软件累计投入了近100亿美元的研发费用，构筑起管理软件领域绝对的技术高地，在普遍浮躁的市场环境中可谓一支独秀。

早在1992年，SAP就开始同中国国营企业进行项目合作，并取得了成功的经验，至今已经有13个年头。

在这13年中，通过不断的本地化、“种子计划”和“灯塔计划”，已经为各行业超过600家优秀的中国企业提供了企业信息化管理方案，并以每年50％以上的速度向上增长。

与此同时，SAP作为众多跨国公司的管理主干平台，更以推广项目(Roll-out)的形式和外资企业一起落户中国。

可以说，SAP作为全球企业管理的崭新平台，正在席卷中国，企业的管理因此发生了深刻的变化。

这种变化体现在企业运作几乎所有的领域内，其中财务管理实践更是发生了
根本性的变化。

迅速增长的同时，也带来了一些现实的问题。

高素质顾问团队的缺乏一直是掣肘行业发展的难题。

大量的实施项目，需要大量的实施顾问。

虽然每年都会有大量的新生力量投入到SAP实施顾问的职业中来，但是由于项目的大量增长、SAP自身技术的更新和发展，顾问资源依然紧张，优秀的顾问更是一将难求。

几年来，具有较高专业素质的独立咨询顾问的人天费始终保持在3500元/天的水平。

如果是短期的项目，人天费更在5000元/天以上，而大咨询公司的价格甚至更高。

顾问资源的相对不足，一方面使现有顾问必须超负荷工作来保证项目的进度和质量；另一方面，也使项目实施的成本居高不下，从而在一定程度上限制了行业的发展。

五年前，我们开始在一些杂志的ERP专栏以连载的形式对SAP的财务管理和实施进行分专题的介绍。

一方面将自己的实施和学习心得和同行以及企业管理人员进行交流，另一方面也是有感于入行之初学习的艰苦，希望能为后来者铺平道路。

在我们的文章、书籍出版后，得到了各界的积极反馈。

这些反馈有来自企业界的，有些高层管理人员坦言这些文章和书帮助他们做出了实施SAP，实施ERP的决心，这在让我们备感高兴的同时，也感到了责任的重大。

而有些反馈来自于跨国企业的项目经理，推广项目被认为较为简单，但是在他们的肩上一样承担了总部模板和本地实践相结合，以及系统切换等一系列的压力。

而辗转而来的顾问电话以及行业内外读者的来信，更让我们坚定了在今后继续这种交流和知识转移的决心，也让我们更深刻的感受到了SAP对于企业管理的推动
力和顾问工作的价值。

这本书是对于SAP财务管理系统而全面的介绍，也是我们多年实践和学习的总结。

在本书中我们更重视的是各行业典型企业的案例分析，是财务分析计算全过程，是管理思想涉及的财务概念，是数据来源分析，而不是简单
的操作手册和屏幕拷贝。

当然，受限于时间和个人水平，书中难免遗漏和错误，也希望广大行业同道批评和交流。

SAP是分模块管理的，其中运营层面的财务管理模块包含了财务会计、管理会计、资金管理和集团企业控制等领域。

本书将就这些领域中的关键点和难点，结合各个行业国内外著名企业的实际运作情况逐一展开。

其中，《第一章财务管理模块总览》
[转帖] 财务管理模块总览-王纹
企业资源计划系统（Enterprise Resource Planning，ERP）是一种可以实现跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统。

一个强大的ERP系统能够使财务的管理控制真正和业务紧密联系在一起，从而使计划，预算，监控，分析的触角伸到
企业各个职能部门的最末端，为企业的运作提供决策支持。

SAP公司是全球最大的管理软件企业。

财富500强企业中80％以上使用SAP公司的管理解决方案。

在全球更有120多个国家的两
万多个集团使用SAP系统。

SAP在跨行业的通用产品外，还开发了23种行业解决方案和行业特殊应用，几乎覆盖所有的行业。

由于上述原因，本书中谈到的ERP系统的管理思想和功能都是基于mySAP ERP系统的。

如图1-1所示，mySAP ERP系统包含三个层面：战略层面、运营层面和技术架构层面。

其中运营层面中又分为以下几大块内容：物流管理(LO)、财务管理(FI)、人力资源(HR)和跨模块组件(CA)。

图1-2是运营层面的模块一览。

图中下方的跨模块组件是指在物流、财务、人事三个模块中公用的功能，比如工作流，钻取报表，分类管理等。

第1节ERP系统两个主要的特点：
谈到ERP，就会谈到集成。

集成几乎成了ERP的代名词。

但是一个真正的ERP系统，并不应该只是一个集成化的系统，它必须同时又是一个标准化的系统－一个基于配置而不是基于开发的系统。

基于配置，才能最大限度降低实施系统时的开发量，也就是最大
限度降低了实施的风险。

同时，只有标准化的系统才可能是一个真正高度集成的系统。

试想一下，现场临时开发，简单的测试，显然只能满足表面化的需求，是不可能将系统中数以万计的功能进行统一协调完善的，集成只能流于空谈。

需要指出的是，集成化和标准化不仅仅是ERP系统的两个核心特点, 也正是财务管理模块的主要特点。

一, 集成的系统
我们以业务部门的一个简单操作为例，看一下在SAP系统中业务是怎样和财务集成的。

场景一：如图1-3, 假设A公司的财务部下设四个子部门：计划部、资金管理部、投资部和会计部。

图当中的圆圈代表业务部门。

某天，在业务部门（如仓库）发生了一个简单的业务操作―收货，让我们来看看这笔业务对于整个财务部的一系列影响。

1，会计部
首先，这笔收货可能不是一个单独的动作，它是采购定单的一个执行步骤。

收货完成后，我们会收到供应商的发票，这时候会计部门会进行发票校验。

发票校验在SAP系统中并不是一个单独的输入，而是作为收货和采购定单的一个后续事务。

在收货和收到发票后，系统会自动进行“三单”匹配的校验。

“三单”指的是采购定单、收货单和发票。

校验的内容包括：发票上的数量是否与收货的数量相一致，发票的单价是否与采购定单的单价相一致，发票日期和采购定单日期是否一致等等。

另外，在系统里还可以设定相应的容差。

如果三单匹配的结果有差异，而差异在容差的范围内，业务就可以顺利流转下去。

容差的目的在于一定授权下，微小的差异不会干扰总体业务的执行，这体现了重要性原则。

2，计划部
这笔业务的影响才刚刚开始。

在发票校验时，SAP会自动进行预算检查，即检查本次采购支出是否有足够的预算。

试想一下：如果我们和某供应商签订了合同，对方按时按质交货，货物也验收入库了。

财务部在核对发票时，却通知说因为预算不够这张发票将被冻结。

这不仅对供应商来说是不能够接受的，从公司的管理流程角度来讲也是不合理的。

所以在SAP中自动预算检查的控制点并
不只是在发票校验时。

通常在采购定单创建时，系统就会对此笔定单进行预算检查。

检查的结果会直接影响后续的采购步骤。

而发票校验时的自动预算检查是对前次检查的复核。

所以说
一个真正的ERP系统，其财务控制是贯穿业务流程的，而不只是在记账时进行事后的核算。

3，资金管理部
同时，发票一旦校验通过，一般将在中短期内被支付，所以这笔业务对于资金管理部的资金安排是有影响的。

而SAP也正是这样设计的：发票校验通过时，会自动更新资金部的中短期资金预测，这种预测在系统中被称之为流动性预测。

和预算检查控制点设在采购定单创建时相类似，采购定单的创建也会自动更新流动性预测。

在发票校验后，系统会根据发票校验的数据对此采购定单影响的流动性预测值进行修正。

4，投资部
集成的影响还远没有结束。

采购定单一般不是业务的起点，它可能是运行MRP（物料需求计划）的结果。

在图1-3中，我们假设此采购定单来源于一个项目，如石油行业的油井安装项目或设备大修项目。

这种项目一般会包含很多项作业（也称活动，Activity），其中有些作业可能被外包出去，其外包合同就是一种类型的采购定单。

还有些作业可能由企业自己完成，但是需要采购一些原材料或服务，这些采购也是通过采购定单来执行的。

这种情况下，采购定单就成了一个项目中某项作业的执行手段。

系统会在项目管理模块里对其进行控制。

由此，收货业务开始影响到投资部。

同样，收货和收发票这些采购定单的后续步骤也会出现在这个项目管理的全貌中。

但是项目管理也并不是管理的起始点。

在图1-3的场景中，如果项目是一个新油井的设计施工和安装项目，那此项目就是集团的一个投资行为。

投资部根据整个集团的投资规划和资金情况，综合考虑各种项目和拨款请求，通过一系列的计划、分析和审批，最终确定投资落实到哪些具体项目中去，并在项目管理模块中进行处理。

因此投资部的投资管理模块和项目管理模块也是实时集成的。

最后，收货这个动作在会计部会进行自动记账，也就是自动生成一笔会计凭证。

而发票校验也会自动形成一笔分录，我们称之为物料凭证。

从这个简单的场景我们可以看到
对业务涉及影响的深度和广度的挖掘是集成的关键。

只有具备足够的深度和广度，才能够保证大型企业集团对其繁复的业务流程进行迅速，灵敏和全过程的有效管理，让大象跳起舞来。

二, 标准化的系统
集成是对业务在模块间流动的深度和广度的挖掘，而标准化则是对模块本身功能的深度和广度的挖掘。

这里我们仍以A公司为例来讲述系统的标准化。

场景二：假设A公司刚刚获准在纽约上市。

因此A公司必须在原先只向中国主管部门递交财务报表的基础上，开始向美国证券管理机构递交基于美国会计准则的财务报表。

假设美国会计准则(US GAAP)和中国会计准则（PRC GAAP）对固定资产的认定以及固定资产的折旧处理的要求都有所不同。

那么，A公司必须在原有账目的基础上进行调整，使报表数据符合美国会计准则的要求。

A公司使用的是SAP系统，目前系统中只有基于中国会计准则的数据和报表。

A公司希望系统能自动对固定资产按两种不同会计准则的规定进行平行记账，并实时生成符合中国会计准则和美国会计准则的报表。

同时，新功能的实现将不再请咨询公司来实施，而是由A公司财务部员工自己来完成。

这就对系统提出了两大要求：
（1）能同时按不同会计准则对数据进行实时的记录，核算和分析，且使用的方法是合理而高效的；
（2）为满足功能需要而在系统中进行的实施工作是简单方便而且少量的。

这两点要求其实也就是对系统标准化的要求。

系统标准化是
要让软件在按ISO和CMM标准组织管理的软件工厂中开发出来，而不是在系统实施时在各行各业的客户的办公室里做现场开发。

不同的行业，不同的业务类型，不同的规模，不同的企业特质的排列组合会使客户的需求千变万化。

以一个标准化的系统来满足层
出不穷的管理需求，必须依靠两个原则：首先，这必须是一个可配置的系统，可以通过灵活的配置实现各种业务需求。

其次，这个系统必须立足于最佳业务实践，即把各个行业先进的管理思想和最佳的业务处理模式兼收并蓄到系统中来。

回到场景二，我们看一下SAP系统是怎样实现业务需求的。

在图1-4中，圆圈里是固定资产模块。

我们在固定资产模块对固定资产进行管理。

图1-4是SAP财务在运营层面的模块总览图，从中可以看到固定资产模块是财务会计模块下的一个子模块。

在介绍实施方案之前，我们首先介绍一下SAP固定资产模块的组织结构。

如图1-5所示，一个大型的集团公司，其各家子公司可以分别使用不同的科目表和折旧表。

折旧表中又可以并行处理不同的折旧范围。

每个的折旧范围对应一种特定的折旧方法。

比如在很多国家，财务和税务上对固定资产折旧计算的规定会有所不同。

针对这种情况，就可以分别设置财务折旧范围和税务折旧范围来并行核算。

多个折旧范围的设立，使对资产的并行估算成为可能。

资产的并行估算是在资产明细账等级上进行的。

在固定资产模块中，除可以做到根据折旧范围对资产进行估算外，还可以自由决定某一个折旧范围的估算值是否需要更新总账。

这样对于具体的某一项资产来说，系统按照它所属的折旧表中的多个折旧范围对它的价值进行并行估算后，会实时将估算值计入它所分配的科目表的总账科目中去。

这项资产也就按相应的可以按多套折旧方法来核算和记账了。

同样，对于使用同一个折旧表但不同的科目表的公司来说，在按照折旧范围估算所有资产后，系统会找到每个公司代码分配的科目表，将估算值计入到对应的总账科目中去。

资产管理的另一个组织结构就是资产分类，比如我们可以按厂房和建筑物，机器设备，车辆等定义资产分类。

在折旧范围中，我们可以定义资产分类的各种默认折旧方法，包括使用年限，残值率，开始和结束期间确定，直线法或其他方法等等。

每个资产既可以继承资产分类中的默认折旧方法，也可以维护自己的折旧方法。

这些资产我们会在固定资产章节详细讲述。

图1-5就是固定资产在SAP中的组织结构和可配置的一些内容。

再回到场景二。

场景二中的情况在SAP中有一个很简单的解决方案，这其实就是一种最佳业务实践。

具体解决方案如图1-6。

在图中有三个平行的折旧范围，一是符合中国会计准则的折旧范围（PRC GAAP），二是符合美国会计准则的折旧范围（US GAAP），三是两者之间的差异－GAAP调整折旧范围。

其金额为US GAAP折旧减去PRC GAAP折旧。

折旧运行后，PRC GAAP 的折旧范围与GAAP调整的折旧范围里的数值都将直接更新总账。

而US GAAP的折旧范围里的数值将不更新总账。

基于这样一种设置，并行折旧的计提以及总账的过账在系统中得以顺畅地运行。

图1-7是系统中平行折旧方法的账务处理。

在科目表设计时，主体部分是按中国会计制度设计的（图中上方框中的科目）。

同时设置GAAP的调整科目（图中下方的科目）。

业务流程从固定资产的原值入账开始（来源于在建工程的转入或采购定单的收货或者是手工的固定资产入账）。

在所有后续的业务中，无论是计提折旧，本年利润结转，未分配利润结转，固定资产报废，SAP系统都会根据三套折旧范围中的折旧方法来进行计算，并自动在两类科目中记账。

当出具报表时，图1-7中左边方框中的科目属于中国的资产负债表，中间方框中的科目应用于中国的损益表，右边方框中的科目应用于中国的利润分配表。

在出具符合美国会计准则的报表时，只要将两类科目相加即可。

通过场景二我们可以了解SAP实现标准化的两种手段：
（1）可配置。

如可以配置不同的折旧表和折旧范围（最多达99种），资产类别，折旧方式，折旧年限，残值等。

（2）是最佳业务实践。

SAP在向全球120多个国家2万多家集团公司提供商务解决方案的同时，也吸收了其中一些行业领袖公司的先进管理理念和优秀业务实践，并将这些管理流程在系统中予以固化和优化。

经过近30年的积累，在SAP系统中对于各类型企业的通用情况和行业的特殊流程都有标准的解法。

因而，可以说SAP
通过高度可配置和最佳业务实践两种手段，不仅降低了企业的二次开发量，规避了风险，更将先进的管理思想传达给企业，从而提高了管理平台的稳定性和可拓展性。

第2节自动记账和并行账
在第1节的场景一中，我们通过仓库的一个收货动作来简单介绍了集成。

我们看到，集成带来的影响也包括了自动记账。

图1-8是全景式的自动记账。

在最上面的物流层，我们可以看到物流中的各项业务，如销售开票，销售发货，采购收货，发票校验，盘点等等。

其中，只要是和财务管理相关的都会自动记账。

而SAP的账务处理采用的是平行账的概念。

不同的账套满足不同的功能。

比如
财务会计、管理会计、资金管理、合并报表账、特殊目的分类账等等。

而不同的组织结构（如公司代码）可以共用一个账套。

从集成的角度来说，物流和人力资源的业务会自动更新与财务相关的不同的账套。

这样对于一个大型的集团来说，无论有多少分子公司，信息都可以集中统一管理（如图1-9）。

而通过严密的权限管理功能，又能保证信息的安全。

第3节财务的模块结构一览
在第一节中，我们介绍过，mySAP ERP包含三个层面：战略层面、运营层面和技术架构。

财务管理的内容主要包含在mySAP ERP 的运营层面中，如图1-10所示。

图1-11是运营层面的模块一览。

如果把其中的财务管理模块进一步展开，就可以看到图1-12所示的财务管理子模块的全貌。

如财务管理模块可以分为：财务会计、管理会计、资金管理、投资管理、项目管理、不动产管理等子模块。

在财务会计模块中又包含了总账、应收账款、应付账款、固定资产、银行会计、特殊目的分类账、基金管理和差旅管理等子模块。

除此之外，在mySAP ERP 的战略层面，涉及到平衡计分卡，价值动因树，管理驾驶舱等内容，这些都是财务管理整体的一部分，我们将在以后的章节做详细介绍。

介绍了财务管理模块的结构，并以仓库收货这一单纯的业务动作对会计部、计划部、资金管理部、投资部的影响以及资产按不同会计准则并行记账为例对ERP系统的两个重要特点：高度集成和标准化进行了概述。

本书中，属于财务会计领域的章节有：
《第二章集成的财务会计系统》
转帖] 集成的财务会计系统-王纹
高度集成是ERP系统区别于其他软件系统的一个显著标志。

在第一章中，我们以仓库的收货为例，介绍了一笔业务对财务部产生的一系列影响。

本章我们要着重介绍的是整个物流模块和财务会计模块的集成关系，我们将就以下7个集成点：销售开票，销售发货，采购收货，发票校验，其他收发货，盘点和估价来逐一展开，来看看财务会计模块是如何完全融入到企业整体流程中去的。

图2-1描述了在集成环境下的财务会计模块。

第1节销售开票
销售开票的过程其实是在系统中生成一张开票凭证（Billing Documents）。

发票，形式发票，红字发票和贷项凭证都是不同类型的开票凭证。

我们通常提到的发票（如增值税专用发票或普通发票）是根据系统中的开票凭证在金税系统中套打出来（或直接套打出来）的实物凭证。

在下文中如果不特别指明实物发票，则“发票”都是指系统中保存的开票凭证。

ERP系统是集成的，而销售开票又是销售流程的最后一个环节。

因此发票在系统中不是孤立的，它一般是参照先行的其他凭证（如销售定单或发货单）建立的，系统会根据一定的规则自动的复制这些先行凭证的信息，这使得开票的过程尽可能的简单，从而在很大程度上避免了人为错误的产生。

一, 发票的结构
发票是由一个发票抬头和多条行项目构成的。

发票抬头中记录了整张发票的信息，比如付款方（客户），开票日期，整张发票的净金额，币种，付款条款，国际贸易条件，售达方（有时候付款方和售达方是不同的），价格条款（比如针对整张发票的折扣）。

行项目中则记录了仅对该行有用的信息，比如商品，数量，该行净金额，重量和体积，参照凭证的编号（比如，该发票针对的发货单号），价格条款（比如货款，运费，折扣，增值税等等）。

从上文我们可以发现，系统中的发票所保存的信息大大超过了在出具实物发票时所需要的信息。

在套打实物发票时，系统会根据各
国家和企业的规定选取其中相关的信息，按规定的格式打印出来。

二, 开票方式
发票一般是参照先行的其他凭证建立的。

在实际操作中，系统提供了各种简便灵活的方法来参照凭证（定单或发货单）生成发票。

只要某些数据吻合，系统允许合并多张不同的凭证（销售定单和/或发货单）的全部或一部分，开出一张发票。

前提条件是：首先，需要从这些参考凭证中复制的发票抬头数据在这些凭证中都是一致的。

其次，拆分开票的条件不成立。

比如在处理到期的开票清单时，系统会合并那些具有相同的客户编号，销售组织和开票类型的参照凭证，如果上述的前提条件都满足，系统将开出一张发票。

某些情况下，需要分开出具发票，比如要求同一张交货单上的很多商品按不同的商品组分开开票，这时可以通过定义拆分开票规则来实现。

系统允许针对每张销售凭证开一张发票，比如每张发货单一张发票。

在具体执行开票时，系统又提供了如下方法：
发货单个别开票。

我们可以针对整张定单，个别行项目或行项目的部分数量进行个别开票。

处理到期开票清单。

我们可以使用到期开票清单来处理开票。

在这种情况下财务人员不需要针对某张销售定单或发货单单独开票。

我们只需要输入选择条件，系统会自动挑选那些符合条件的定单或发货单，生成到期开票清单。

经过手工编辑和模拟后就可以实际开票了。

自动处理到期开票清单。

为了减少处理时间和人力，可以将到期开票清单的处理安排在系统后台完成，比如每天下午四点由系统自动生成。

三, 财务会计过账
当开票这一业务处理在系统中完成后，通过SAP系统的集成功能，在财务会计模块会自动生成相应的会计分录。

图2-1中“开票”标签所指的箭头就代表了这种自动过账。

但是为了增强灵活性，也可以对于某些类型的开票凭证自动冻结过账，这样在流程设计时在正式过账前可以加入控制点。

而当控制完成后，过账也仅仅是一个按钮的工作了。

对于会计科目，系统是综合4个数据自动判断的，它们分别是销售组织，客户组，商品组和价格条款。

这样系统可以自动将货款和增值税分别计入“产品销售收入”和“应交税金－增值税－销项”科目中。

同样的，如果价格条款中还有运费和折扣，可以分别计入“产品销售收入”的二级科目中。

此外这种科目确定的机制也使得我们可以根据销售组织，客户组和商品组设置二级或三级科目。

不过需要指出的是虽然系统提供了这些灵活性，但是在实际实施中我们未必需要这样做，特别是当我们同时实施了获利能力分析模块时，此类分析将没有必要通过科目来完成。

获利能力分析将在第11章中具体介绍。

对于金额的确定，系统是根据发票中各价格条款的金额来决定的。

定价功能是SAP销售模块的一个非常有力也非常有趣的功能。

本书不做详细的介绍。

需指出的是，我们在实施时，可以根据企业的实际情况和管理要求，决定开票时是直接从销售定单复制价格呢，还是允许修改或重定价（这种配置是基于发票类别的）。

消费税的计算和过账是定价功能和科目自动确定功能在系统中的应用。

我们可以在销售定价模板中增加一增一减两个价格条款，它们的计算规则是货款的百分比，两者分别指向“产品销售税金和附加－消费税”和“应交税金－消费税”科目，同时消费税率维护在和商品相关的定价表中。

因为消费税是价内税，所以我们的实物发票中并不体现，但是财务会计上却即时地记账了。

这个问题的另一个解决方法是月末定期地运行报表计算消费税额，并自动批输入过账。

这两种方法都是可行的，也都可以自动生成纳税申报表，前者的好处是记录的实时性，从而有利于盈利分析。