Word文档操作常见问题解答

Word文档操作常见问题解答
按：
3月24日，人力资源部聘请党政办公室主任李宪寅为培训班人员讲解了Word文档的操作知识并进行了现场的实际操作。

为使大家进一步掌握相关内容，现将有关学习材料以问答的形式整理后发给大家，以供参考应用。

一、Word排版
（一）页面设置的上、下、左、右边距设为多少合适？
答：一般设为A4页面。

建议上设“2.5厘米”，下设“2.6厘米”，左设“3厘米”，右设“2.8厘米”。

也可根据实际稍作调整。

或者，可直接应用Word的初始页面设置数据。

（二）字体设置
（1）正文标题设多大字体？
答：一般设为二号字体、宋体加粗，或者设为黑体。

（2）正文设多大字体？
答：一般设为三号字体、仿宋。

（3）正文序号有什么要求吗？
答：一般设为三级即可，即：“一、”、“（一）”、“1．”。

如果分级比较多，也可设为：“一、”、“（一）”、“1．”、“（1）”、
“1）”、“①”、“a.”……但要注意标点符号的写法，见下表：
从以上可以看出，凡是带“（）”、“X）”、“○X”的，后面均不加任何标点符号，凡是英文字母的，均不加“、”，但要加“.”。

（4）那么，正文中各级标题的字体、字号该如何设置呢？
答：一级标题可设为宋体加粗。

二级标题可设为黑体。

三级标题可设为楷体加粗。

其他标题，均可设为同正文的字体一样，即仿宋、三号。

（三）正文中的表格，如何快速处理？
答：先将表格与正文字分页，分页时可在表格标题的前面按“Ctrl+Enter”，即可分开。

排版时，先排文字，再排表格。

分别排好后，合并即可，即删除硬回车，即可实现合并。

（四）我在操作合并文字、表格时，出现了表格跨页，怎么处理？
答：一种方法，表格不合并，但要将后面的部分文字提到前一页，在相应的地方注明“见表X”；如果前面的文字较多，
可以通过增加行间距的方法，使前面的文字尽可能地填满这一页。

另一种方法，表格与文字合并，但这样操作可能会使表格跨页。

为了自动显示表格的表头，可以选中第一行，选“表格”-“在各页端以标题形式重复出现”，以达到目的。

（五）表格的排版与正文的排版一样吗？
答：为了突出正文，建议将表格的内容设置为小四号、宋体，将表格第一行设为小四号、宋体、加粗。

行距选择“单倍行距”；或者“最小值”，然后选择数值。

具体也可根据实际进行设置。

（六）正文中有图片，怎么排？
答：类似表格的排版。

可先分、后合。

但图片的标题一般放在图片正下方、居中。

而表的标题，一般放在表格的正上方、居中。

（七）有附件时，如何设置？
答：在此举例加以说明。

以下均为规范的排版。

（1）有两个以及的附件排法：
附：
1．GB/T21470－2008《锤上钢质自由锻件机械加工余量与公差盘、柱环、筒类》
2．GB/T21471－2008《锤上钢质自由锻件机械加工余量与公差轴类》
说明：序号前要空两格。

如果附件的内容超过一行，则换行时，后面的行要与第一行的文字对齐，而不是与序号对齐。

（2）只有一个附件的排法：
附件：GB/T21470－2008《锤上钢质自由锻件机械加工余量与公差盘、柱环、筒类》
说明：此时采用自动换行即可。

不同点还有，两个以及时用的是“附”；只有一个附件时用的是“附件”。

（八）写任何材料都需要有落款吗？
答：不一定。

但请示类、报告类材料，都必须有落款和日期。

时间一般排在右下方；落款排在时间的正上方；时间和落款之间一般不能空行。

二、关于Word文档的校对
（一）校对的内容包括哪些？
答：一般包括文字校对、格式校对、序号校对。

（二）怎样快速发现格式排版上的问题？
答：在全选状态下，很容易快速发现问题。

点击“编辑-全选”，即可实现全选；或者按“Ctrl+A”，可快速实现全选。

（三）序号怎么校对？
答：在全选状态下，可以快速发现自动添加“编号”的情况。

可以手工改正。

在校对正文的过程中，最好先改正错误的序号，再进行排版、校对。

（四）对文字的校对一般要注意哪些内容？
答：校对的内容很多。

如果有书面资料，则以书面资料为参考。

如果没有书面材料，则应注重以下几方面内容的校对。

（1）错别字的校对。

举例如下：
在我们公司，特别要注意部门名称和人名的校对。

如果吃不准规范的简称，则直接用全称更恰当。

例一：“山东莱芜煤
矿机械有限公司”简称“莱芜煤机公司”，如果写成“莱煤”、“莱煤机”、“莱芜煤机”、“西煤机”等，在正式的书面语言中不太恰当。

例二：“销售一、二、三、五、六部”不恰当，应写全称“销售一部、销售二部、销售三部、销售四部、销售五部、销售六部”。

例三：“第一铆车间”、“第二铆焊车间”，写成“一铆”、“二铆”不太合适，将“破碎机公司”写成“破碎机”不合适。

如果用在口语场合是可以的；但在书面语言中，用全称则显得规范。

（2）标点符号的校对。

要注意全角、半角的区别。

（3）空格。

一般情况下，要删除空格。

建议采用查找-替换功能，逐一甄别后删除。

但特别要注意英文的空格，每个单词后面空一格是正常的，此时不能删除空格。

（4）英文的校对。

可以在全选设为“Times New Roman”字体状态下进行校对，这样很容易识别出错误。

对于自动显示且你能确定的，也可以在有提示的情况下，采用点住英文单词，再点鼠标右键的方法选择更改。

（5）单位的校对。

在一篇文稿中，要注意在相同语境下单位的统一，例如m2、平方、平米、平方米，可统一为m2或平方米，而平方、平米不规范。

（6）语法的校对。

有的词语表达的意思相近，需要区分一下。

例如：“帐号”与“账号”，“定货”与“订货”，“其他”与“其它”，对于这种情况，一种方法是全文统一起来，只选用一种写法；另一种方法，查一下新华字典确认一下，你固定
一种个人的用法。

因为，在很多材料中，这几个词是通用的。

在公司下发的文件中，较多地采用了“账号”、“定货”、“其他”。

（7）“拼写、语法检查”的使用。

按“F7”键，可迅速实现，但是否真正要更正，要靠你的智慧，因为电脑也不是万能的。

如果过多地依赖电脑，有时它犯的错误会比人为产生的错误多得多。

（8）版面的整体预览。

在排版、校对都完成之后，可以预览整体版面。

最简单的预览方法是：按住Ctrl键，滚动鼠标上的转珠。

三、Word操作小技巧
（一）有什么常用的小技巧可用于提高操作的速度吗？
答：有。

只要经常、反复使用，可掌握其精要。

巧用查找、替换功能。

可用于校对大幅文稿。

巧用修订功能。

可提高文字修改效率，而且会减少错误发生。

巧用全选功能。

可快速发现一些排版上的问题。

上面已经提到，对于格式、序号、文字等不统一的问题可很快发现。

巧用格式刷功能。

可快速修改排版格式不统一的问题。

特别适合于局部调整，如果全文使用则很容易去掉一些本应保留的格式。

例如：你使用格式刷，很容易将“m2”改为“m2”，从而导致去掉上标的格式；同样，下标的情况也很容易去掉。

巧用自制模板。

可用于一些文件起草中，例如：工作计划。

你可把经常写的一些材料归纳一下，先看一下经常需要将文档设成什么样的格式，再将你的电脑文档设置成一个固定的格
式，比如页面设置、字体、字号等默认，以后打开电脑可直接进入你要想的基本设置，这样可做到省时、省力、省心。

巧用快捷键。

可以提高操作速度。

例如：全选Ctrl+A；复制Ctrl+C；粘贴Ctrl+V；保存Ctrl+S，等等。

更多的快捷键用法可从网上搜一下。

哪怕只掌握几个常用的，即可大幅提高工作效率。

（二）如何快速取消Word中的超级链接？
答：选中后，按Ctrl+ Shift+F9。

（三）如何输入分数？
答：按Ctrl+F9，在其中输入eq \f(*,*)，再按F9即可。

注意，前*为分子，后*为分母，eq后有一空格。

（四）如何段落重排或删除回车?
答：先用Ctrl+H，调出“查找和替换”窗口，分别输入^p （软回车）和^l（硬回车）符，然后替换掉所有。

不过，一般要慎用，可能会带来文档内容梳理上的麻烦。

但如果你对文档内容很熟悉，这一功能将会给你带来很大帮助。

人力资源部
二○一二年四月一日。