如何提高同行评审的质量与效率

R E U T E R S / C h r i s t i a n H a r t m a n n
如何提高同行评审的质量与效率
面向学术出版商的报告
提高学术同行评审的质量和及时性
导言
概述
学术产出的数量、专业化水平和跨学科程度在不断提升。

在这个新形势下，出版商处于一个转折
点：他们必须吸收更多投稿，在全球范围内为同行评审的审稿人提供更合适的稿件，以确保高质量内容
的出版，同时还要缩短从投稿到出版的时间。

许多出版商开始使用电子化管理工具来帮助作者和审稿人
管理和优化工作流程。

这样，在效率提高的同时有了更多的时间来保证学术质量。

质量与效率的提高也
使出版的其他阶段和相关参与者受益：简化并支持投审稿流程，充实了内容，加速了出版，开创了新的
同行评审模式。

虽然新兴的工具可帮助出版商充分发掘21世纪学术出版的潜力，但了解如何充分利用这些工具来满
足特定需求极具挑战。

每个期刊都有其办刊宗旨和所属专业范围。

即便是与作者审稿人最简单的互动，也
不能均简单地通过自动化方式解决。

编辑必须认真维护与作者和审稿人的关系，避免在处理内部流程时忽
略了他们的需求。

另外，编辑还必须从大局出发，关注每种工具背后的功能，尽量避免项目的运行与既定
目标背道而驰的情况。

本报告探讨了关于在稿件撰写、投稿以及同行评审流程中使用电子化工具所带来的机会和应注意事
项。

首先，仔细梳理了期刊的同行评审流程——包括期刊外部关联因素、给出结论需要参考的标准以及从
接收投稿到决定出版的内部流程。

接下来，论述了出版商在每个阶段可以使用的新工具和策略，说明可在
哪些方面可以加以改进或应用这些最佳实践。

改进或存在更佳实践的潜在领域。

最后，探讨了数字时代条
件下同行评审方面的五种新实践或新方法。

同行评审的重要性
同行评审流程是学术交流不可分割的一部分，有助于在稿件出版和传播之前确保有效性、提高准确率
和优化内容。

新技术以及对稿件发布的及时性和开放性需求推动了学术交流（包括同行评审流程）替代方
案的产生。

但同行评审的核心价值依然得到公认。

受出版研究联合会（Publishing Research Consortium /
PRC）委托，在2009年进行的一项针对3,000多名作者、审稿人和编辑的调查显示，85% 的调查对象认为
同行评审有助于更好的学术交流，接近90% 的调查对象认为同行评审提高了其最近出版物的质量1。

通过出
版高质量文章，期刊的学术权威性得到提高。

随之，期刊的被引次数得到增加，内容传播范围得到扩大，
期刊也会更加吸引知名作者和编辑。

质量已成为期刊和出版商的工作内容及与周期相关的组成部分。

因为学术出版物可能成为制定公共政策的基础，所以许多政府大力支持同行评审，常常要求必须进行
同行评审。

例如，美国2010年3月颁布的医保改革法案有大量决策的依据是来自于实行同行评审的期刊2。

另外，总统办事机构下辖的美国管理和预算办公室也要求，重要科学信息在经联邦政府传播之前必须由有
资格专家进行同行评审，还要求某些“高影响力科学评估”必须满足具体的标准3。

其他各国政府也表现
出对实行同行评审的科学研究的支持，并将同行评审作为一种公共政策协调机制4。

基于各种各样的原因，同行评审对促进研究和发现的帮助是显而易见的。

但目前改进同行评审
流程，进而提高学术文献整体质量的机遇，在三年前并不具备。

认真对待这些改进机遇对一份期刊
的发展至关重要。

增进学术同行评审的质量和及时性•1
提高学术同行评审的质量和及时性 2 • 提高学术同行评审的质量和及时性
及时的重要性
同行评审所需的时间是整体学术出版流程及时性的决定性因素，由于各种原因，研究成果的及时出版非常重要。

• 率先出版研究结果可以让个人或组织取得在特定
学科内的领先地位（和未来的资助），使他们在竞争激烈的领域获得专业优势。

• 个人研究者或作者可因及时出版获得专业优势，
得到提拔和长期聘用。

• 出版商可以受益于及时的出版流程，因为领先研
究者和组织倾向于将研究成果投给出版速度更快
的出版商5。

• 即使那些投稿被拒绝的作者也会感谢出版商的及
时决定，因为这让他们能够更快将研究成果投给其他期刊。

接受这些投稿的期刊也会因此而受益。

• 最后，整个社会也会受益于及时出版，因为这样公众将能更迅速地受益于新产品和新研究。

上面提到的PRC 开展的学术期刊同行评审调查中，38% 的调查对象称同行评审速度太慢。

不满意率随着同行评审所需的时间的增加而上升。

如果同行评审所需时间少于30天，不满意率低于16%。

如果同行评审需要3-6个月时间，不满意率就上升到60%，如果同行评审所需时间超过了6个月，不满意率就会
达到80%6。

学科间的差异
尽管所有作者都愿看到其工作成果尽快出版，但出版速度似乎在某些学科显得特别重要。

在2010年4月发表于《学术出版杂志》的一篇文章中，Mary Waltham 将人文和社会科学（HSS ）与科学、技术和医学（STM ）学科的发表模式做了对比，探讨了快
速出版的需求和前景等内容7。

她说，尽管速度对
STM 类期刊是一个“关键成功因素”，但“出版速度对HSS 类期刊来说似乎不是问题所在……”。

加州大学伯克利分校的一项研究（基于来自七个学术领域的学者观点）也得出了类似发现：“出版速度对天体物理学、生物学、经济学和政治学很重要。

而考古学家、历史学家和音乐学者通常不会为了自身的缘故而关心出版速度，尽管也有一些人痛感出版过程过于迟缓8。

”
平衡质量和及时性
同行评审流程以及整体出版流程的速度在某种程度上与内容准备流程期间重视程度相关。

如果投稿质量高（包括格式和内容），同行评审流程就会更顺畅而迅速。

相反，如果稿件存在格式和/或内容错误，那么流程将会更耗时，甚至没完没了。

尽管本报告的目的是建议如何加快同行评审的速度，但这些改进不能建立在牺牲同行评审的根本目的（确保所出版文章的信息是准确的、并且基于合理的研究）之上。

但是在现实中，质量改进可能以速度为代价，反之亦然。

因此，在满足了某些最低标准后，接下来就需要对这两个目标进行平衡。

梳理同行评审流程
在探讨用于改进同行评审及相关流程的及时性的方法之前，重要的是首先要确定（1）与这些流程有关的基本要素和用语，（2）正式同行评审在评
提高学术同行评审的质量和及时性
提高学术同行评审的质量和及时性 • 3
审流程中所扮演的角色。

上图1显示了出版流程（从投稿前到出版后评审）中的同行评审基本要素。

如图所示，甚至还在投稿前，大多数作者就自愿参与了投稿前评审流程，其间他们会征求来自同事和从事类似研究的其他人的意见和建议。

他们会通过预印本服务器上的内容，或者通过出版商或期刊一般不予提供的其他机制亲自征求反馈意见。

很长时间以来数学界和物理界的许多研究者都将其研究成果的初版公布于arXiv 电子预印本上，arXiv 电子印刷服务由康奈尔大学提供，它
为投稿前评审提供了一个更正规的平台9。

类似的服务如COGPRINTS ，则面向心理学、语言学和若
干其他学科10。

出版前评审（连同由出版商提供的投稿工具和信息）使初审和同行评审过程更加顺利，特别是在审稿人是相关领域的内行并在先前有稿件被该期刊或出版商采用的情况下，本文后面将对此进行更详细的讨论。

在稿件被投给期刊（多数情况下是通过基于Web 的投稿系统）之后，期刊编辑会对其内容范围和质量进行评审（即上面所说的“内部评审”），编辑部人员会检查其是否符合期刊要求。

然后做出“初审”决定：
• 初审通过
• 退稿 • “Unsubmit ”，将其发回给作者，在初审通过前先令其更正某些错误或遗漏
初审通过后，外审流程随之开始。

编委（有时是在编辑部人员的帮助下）将挑选审稿人，将稿件提供
给他们，接收和分析他们的评审结果，并根据这些
评审反馈的信息做出编辑决定——录用或退稿。

如果稿件内容是在编委的专长领域范围之内，那么编
委也可充当审稿人。

然后将录用稿件移交给文字编
辑和出版人员。

这个过程中还要进行质量检查，以确保稿件完全符合期刊或出版商要求。

由于Web 2.0工具的出现，还有可能进行出版后评审，作为对传统的出版前同行评审的补充。

例如，公共科学图书馆（Public Library of Science / PLoS ）就支持在PLoS 期刊上发表对稿件的注释、评论和评级
信息11。

出版商间的同行评审流程方面的差异
虽然图 1描述了同行评审流程的基本要素，但由于所在学科的不同特点，不同期刊和出版商的实际工作流程可能千差万别。

编辑部的初审流程可能很复杂并要占用大量资源，也可能只是敷衍了事。

编委有可能会先征得审稿人同意再让其审稿，或者可能只是将稿件分配给审稿人了事。

评审流程可能采用单盲、双盲、三盲或开放式方法，并可能涉及个人、
编委会成员或评审小组12。

录用稿件可能在Web 发布前就编辑出版，或者可能在文章正式录用后的数小时或数天内发布录用后版本，而在之后发布编辑过
的最终版本13。

同行评审结论和标准
如图1描述的同行评审流程中的每个步骤中，在给出稿件出版结论的过程中要做出一系列独立而又相互联系的决定。

下面的图2描述了该决策过程中的三组因素：质量与内容、法律与道德问题、管理与出版要求。

其中每项决定可能常常涉及不止一人（如编委、同行评审审稿人或编辑部工作人员），并在同行评审流程的各个阶段做出的。

质量与内容
决定稿件内容的质量是一个既客观又主观的过程，质量的具体特征会因学科不同而异。

其中一个标准是考虑其内容是否在期刊的领域范围之内。

其他相关因素包括内容的原创性、数据的有效性和可靠性、所用
提高学术同行评审的质量和及时性 4 • 增进学术同行评审的质量和及时性
的方法论、研究问题的重要性、研究和发现的创新性以及研究对相关学术界和社会的潜在影响。

引文和致谢信息的准确性、合适的参考文献以及数据和图像完整性也是评判内容质量高低的因素。

不同学科的期刊都以作者和审稿人指南中的正式术语对质量进行了定义，但“赢得”质量经常需要时间的，它会给文章打上高质量的印记，给期刊带来良好的声誉。

法律与道德问题
出版商面临的许多法律和道德问题都与质量密切相关。

在内容方面看似前途光明的出版物可能因为被控侵犯版权、剽窃或没有披露利益冲突而迅速走向没落。

与著作权有关的问题可能会在出版前后显现，且经常涉及在出版社和机构中进行繁琐求证的工作。

期刊有时会要求稿件的每位作者都填写和签署著作权表
格，以证实其在研究和稿件撰写中的角色等事项14。

成立于1977年，总部设在英国的出版道德委员会（Committee on Publication Ethics /
COPE ）致力于上述问题的解决15。

使用全部信息需要COPE 会籍，但所有人都可浏览相关有建设性信息，包括流程图、准则、案例研究、新闻通讯和博客。

浏览COPE 网站或阅读出版商/学会道德准则可获得关于出版商所面
临的法律与道德问题的全面认识16。

遵守期刊要求
期刊和出版商都有关于投稿内容的指南，许多还向作者提供相关模板来帮助作者更好的遵守这些指南。

这些要求涵盖许多领域，如录用稿件的组成、参考文献格式、稿件长度、作者姓名和所在机构的说明、可用文章类型、彩图的出版、封面美术作品的提交以及图表的准备等等。

内容和格式的一致性有助于编委和审稿人的评审工作，并为录用稿件快速通过编辑和出版阶段以及进行Web 发布奠定基础。

同行评审及时性改进策略
在图1概括的同行评审流程的各个阶段，可使用各种策略来改进出版商的同行评审流程的及时性：
• 投稿前内容准备
• 投稿流程，包括投稿、作者姓名和隶属关系图、
支持信息、稿件组成部分以及期刊要求的声明或承诺 • 由编委和编辑部进行的初审 • 外审流程
• 最终管理评审和出版准备
在上述每个阶段，采用电子技术和工具以及同行评审流程和工作流程的修改往往会使从投稿到最终决定所需的时间减少几小时、几天甚至几周。

但
表 1. 致力于增进作者体验的出版商网站
提高学术同行评审的质量和及时性
提高学术同行评审的质量和及时性 • 5
是，在开始这些改进之前，先进行下面两个步骤是很重要的：一是记录现有流程，二是了解预期目标以及出版商的经营和竞争环境。

如前所述，虽然图1描述的基本同行评审流程是普遍存在的，但没有任何两个出版商的流程是完全一样的。

因此，出版商改进其同行评审流程的第一步应当是对现有流程从头至尾进行记录。

记录文件应包括足够的细节，不仅可了解同行评审流程中涉及哪些步骤，还可了解这些步骤中涉及哪些个人和角色，以及目前完成每个步骤所需的时间。

这样一来，出版商就能确定哪些步骤需要改进。

改进同行评审流程的另一个关键部分是了解流程中所涉及的各个成员的期望。

对作者、审稿人和编委进行简单的调查，对他们最重视的方面、可以接受的时间范围以及在当前流程中遇到的困难等进行衡量有助于将决定集中于需要包括的功能。

调查应综观整个出版过程，以便找出那些耗时和经常出问题的步骤，从而确定最需要改进的领域。

例如，将版权转让或出版许可整合为一个电子工作流程可节省作者、编委、编辑部人员和出版人员的时间，节省整个出版过程花费的时间和资源。

此外，一些工具可能会增加评审所需的时间，但如果这一拖延可因内容质量的提高或后续出版流程的时间节省得到平衡，则应予以采用。

该数据收集工作还涉及借鉴其他出版商的想法和做法。

许多出版商现在都利用面向作者的网站来加强作者服务和树立出版品牌。

表1（前页）所列的部分作者网站概述了出版商如何改进和定制其作者体验。

从美国地球物理学会（AGU ）将作者指南翻译成多种语言到美国电气电子工程师学会（IEEE ）的作者“工具箱”，再到Taylor & Francis 有关稿件录用前后的各种作者手册，出版商都在寻求来自作者的反馈，提供强大的工具和信息以及培养作者社区。

其中的许多工具或多或少都可用于同行评审流程。

投稿前的内容准备策略
向作者提供关于稿件准备的明确说明、工具与服务可缓解编辑部同行评审中的许多耗时步骤。

下面所列的部分功能有助于投稿内容符合同行评审流程的格式要求、改进审稿人的体验并确保数据和图像的原创性与完整性，其适用范围也并不仅限于内容准备期间。

提供稿件模板
除了明确而易于阅读的作者指南，稿件模板还可帮助确保投稿内容满足规定的要求。

即使是格式要求的简单模板也有助于使投稿内容在格式上更加统一。

参考文献管理工具（如EndNote ）以及相关格式和引文模板有助于实现进一步的规范化。

功能强大的基于XML 的模板以及文件标记和编辑工具（如eXtyles ）可为作者提供更流畅的体验，同时有助于创建更好的评审内容的格式，以方便编辑和作者。

微软的Word Article Authoring 插件还可记录元数据，允许以美国国家医学图书馆的DTD 格式新
建、读、写和保存Word 文件17。

提供编辑、语言出版服务以及翻译作者指南
如果稿件经常因为语言问题而被退回，那么出版商应考虑提供编辑服务。

Elsevier 提供了语言编辑服
务，其相关工作人员都具有学科专长18。

其他出版商（如美国化学学会 [ACS]和Wiley-Blackwell ）则建议
作者寻求语言编辑公司的帮助19。

此外，一些出版商还提供多种语言版本的作者指南，以方便母语为非英语的作者。

《自然》杂志提供了《科学家英语交流指
南》（English Communication for Scientists ）20
，内容是“关于如何以英语进行更有效沟通——无论您先前有多少经验”，许多出版商和学会也提供了正式交
流用语指南21,22。

一些在线同行评审管理系统向出版商提供在系统中直接转到内容编辑服务的链接，或创建了多语言版本的投稿网站。

检查参考文献的准确性、提供引用的原文链接 用于在投稿完成前创建和核实参考文献的软件工具可提供直接的帮助，让作者、审稿人及整个出版流程受益。

有些工具可自动创建参考文献链接，使作者能够在写作时向稿件中添加引文并使格式符合期刊的格式要求。

像ScholarOne Manuscripts Optima 20
提高学术同行评审的质量和及时性
6 • 提高学术同行评审的质量和及时性
还提供在系统内从所投稿件链接到引文的功能，使编辑和审稿人能够在完整上下文中浏览引文。

参考文献确认也可在同行评审和出版流程中的其他阶段，所以出版商应当决定何时使用这种工具，它还可以帮助确保作者在同行评审流程开始时提交了正确参考文献。

检查全文避免剽窃
在许多学科领域，剽窃问题日益严重，虽然目前尚不明确是剽窃数量确有显著增加，还是在线出版和新工具使得剽窃行为被更容易被发现。

作者可使用各种在线服务在投稿前审核其稿件，看是否涉嫌内容重复或剽窃。

出版商会在同行评审流程期间多次使用剽窃检查服务。

使用这些服务有两个目的：一是提供对非原创内容的检查机制，二是鼓励作者一开始就避免剽窃。

许多出版商现在都加入了“由iThenticate 提供平台支持的CrossCheck ”，这是2008年6月由CrossRef 发起的一项有关内容剽窃检查的计划，现
已包含120多个会员23。

CrossCheck 可与许多同行评审管理系统相集成，包括来自Bench Press 、Editorial Manager 、eJournalPress 和汤森路透
ScholarOne 的系统24。

2010年7月，《自然》杂志发表了关于许多出版商使用CrossCheck 的新闻，指出出版商已纷纷采用
该服务，并提供了一些早期的剽窃检测等级说明25。

通过试验各种剽窃检查方案（如随机或目标检查），出版商能够优化该服务并打击了那些试图提交剽窃内容的作者。

确认数据和图像的完整性
根据期刊要求的不同，可使用各种工具来验证数据和检查图形是否符合期刊准则的要求。

例如，《生物化学杂志》（JBC ）允许访问作者提供了Cadmus KnowledgeWorks Rapid Inspector ™ 工具，使用该工具在投稿前按照JBC 标准对格式、分
辨率、颜色模式等其他要求进行检查 (26)。

英国皇家化学学会（RSC ）的实验数据检查工具
Experimental Data Checker 帮助作者在提交实验数
据前进行一致性检查27。

有些出版商提供了对CheckCif 工具的链接，该工具由国际晶体学联盟（International Union of Crystallography ）提供，用于在提交“晶体结构图信息文件”（Crytallographic
Information Files / CIF ）前进行检查确认28。

网上投稿策略
网上投稿环境可以进行定制，以便更好地收集重要稿件信息和作者信息，并确保遵守法律和道德要求。

出版商可采用如下一些策略：
• 确保收集到通信和稿件跟踪所需的信息 • 向编委和审稿人提供增强的内容功能 • 提供潜在审稿人姓名和联系信息
•
收集所需的信息和用户签名信息，以便完美用户信息表格、收费，并确保内容关联到适当的作者。

采集通信和稿件跟踪的元数据
如果使用了基于XML 的模板或文件标记工具来准备稿件，那么大多数元数据（如作者姓名和隶属关系、标题、摘要、致谢等）可实现自动收集。

如果没有使用模板，则仍然可以在投稿期间鉴别要收集的关键信息，结合投稿过程中自定义问题，利用复选框、单选按钮、日历和文本框来收集信息。

许多期刊都会在出版前收集相关信息，如利益冲突以及道德准则遵守等。

通过收集元数据信息，期刊和出版商能够迅速在通信和统计报告中利用这些信息。

获取并跟踪法律或道德表格的填写和收取费用
通过开发电子表格（eForms ）可取代印刷表格，作为版权转让、出版许可、资助信息和法庭作证需要、利益冲突披露和其他法律或道德表格的基础。

通过将电子表格整合到同行评审的评审工作流程，期刊能够索取、收集和跟踪这些表格，按需要发送自动提醒信息。

对作者来说，电子表格已经预填了相关作者及稿件信息，可减轻他们填表的工作。

与电子商务工具相结合(eCommerce)，电子表格可用于收取投稿费、彩图印刷和版面费用以及其他费用。

一些同行评审管理系统提供了将电子表格和电子商务功能整合到投稿和同行评审环境中的功能，并支持对整个流程的跟踪。

确保显示合适的作者信息
确保作者列表及其所在机构信息的完整和准确是投稿的关键一步。

基于网络的投稿系统可配置为要求输入所有合著者的姓名及相关联系信息，在投稿完成时向所有合著者发送确认电子邮件。

虽然该过程可能发现遗漏作者，但它可以确保清单上
提高学术同行评审的质量和及时性
提高学术同行评审的质量和及时性 • 7
的所有作者知道其所投稿件的Authorship 。

还可以要求投稿作者证实其提供了完整而准确的作者名单。

期刊可能进一步要求每个作者填写作者电子表格，包括按照期刊的Authorship 指南来确认
Authorship 29。

推荐审稿人
大多数在线投稿网站都有可要求作者推荐一定数量的潜在审稿人的功能，并且当所推荐审稿人与作者来自相同大学或机构时予以提醒。

而是否邀请这些人来参与评审由编委决定。

初审流程策略
稿件初审的要求与式不同期刊差异很大。

一些基本的考虑因素包括：
• 稿件内容是否在期刊的要求范围之内？
• 研究和方法论看起来是否是原创的？是否达到了期刊要求的质量水平？ • 稿件内容是否易读？
• 稿件内容是否满足期刊的基本要求（如页数要求、机构要求以及包含摘要）？ • 是否存在法律或道德问题？
如前所述，期刊可对满足学术内容要求但不符合其他基本要求的稿件采用“unsubmit ”流程(退回给作者)，要求作者在重新投回该稿件满足这些要求。

使用“unsubmit ”流程有许多好处，包括节省时间和资源，使作者尽快知道期刊的决定，以及使审稿人对所审稿件有更大选择余地。

确定初审的目标和依据
前文提到的2009 RPC 研究显示，各学科的编辑都会因为担心质量或内容范围不适合而拒绝
21% 的初始投稿30。

但不同期刊的初审退稿率差别很大，其中一些期刊的初审拒绝率高达50%。

定义初审的目标和依据有助于确定最适合的流程。

如果期刊初审退稿率高且投稿数量大，则需要一个更复杂流程，会涉及多种工具和更多专家。

对于投稿数量少且只拒绝明显不适合的稿件的期刊，则流程可以相对简洁一些。

确定在初审期间对期刊格式要求的遵守水平是另一个重要步骤。

不同格式要求重要程度不同，有些则在稿件修改过程中可以满足即可。

例如，如果出现稿件因为格式问题而被退回，但在重新投稿后却在初审时由于质量或内容而再次被退稿，那么这不但浪费编辑部的时间，还会打击作者的信心。

为初审流程开发决策树(一种特殊的树状结构用于辅助决策的工具，译者注)是值得采用的方式，它有助于发现导致效率低下的原因、更好地支持作者的工作和与他方之间的沟通。

专家参与初审流程
初审流程（以及随后的评审流程）还可能包括各类专家（统计学家或安全专家）的参与，他们可以在考虑内容之前帮助发现一些影响出版或需要修改的问题。

一些期刊通过编委、专家组或顾问委员会成员来确认稿件内容是否合适并考虑是否进做一步评审。

可能由负责初审的一位或多位编委来评审所有初始投稿并给出是否应予录用的建议，由主编做最终决定。

所有这些方案都是为了淘汰不合适稿件，使编委和审稿人将精力集中于高质量稿件。

利用工具
初审流程期间经常使用第4页“投稿前的内容准备策略”部分中提到的工具和服务（如剽窃检查和参考文献确认工具以及摘要、索引和引文服务）。

同行评审管理系统可提供关于作者投稿和出版物的历史信息，并可用于确认类似稿件先前是否曾被录用。

编辑部人员可检查各种数据库来确认作者姓名和所属机构。

外部同行评审流程策略
外部同行评审是整个流程最关键的部分，它向编委和作者提供了关于稿件所有方面的实质性的评价。

编委根据审稿人的相关专业来挑选审稿人，这些审稿人对稿件的评价经常集中于内容的质量、范围和原创性，但也可能涉及法律和道德问题、格式及易读性。

可以使用一些策略来减少外部同行评审所需时间，但这些策略的实施必须始终考虑外部审稿人的期望和要求，因为大多数情况下外部审稿人是无偿投入时间和精力。