公司基建工程档案管理实施细则

公司基建工程档案管理实施细则第一章总则
第一条为了做好有限责任基建工程档案管理工作，统工程文件的编制和档案整理规范，特制定本细则。

第二条本细则适用于XX发电工程文件编制、工程档案整理、移交和竣工验收。

工程各参建单位均应遵照本细则执行。

第二章引用文件及术语
第三条弓I用文件
1《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（档案局国档发[1988]4号文）
2《科学技术档案案卷构成的一般要求》（技术监督局GB/T11822-89）
3《火电企业档案分类表》（能源部能源办[1991]231号文）
4《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》（电力工业部电建[1996]666号文）
5《火电机组达标投产考核标准（2001年版）》（国电电源[2001]218号）
6《基本建设项目（工程）竣工文件编制及档案整理规范》（档案局征求意见稿）第四条术语
1工程文件：是指工程全套文件，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。

2工程前期文件：是指工程开工以前在立项、谈判、审批、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。

3工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试）过程的文件。

主要由施工文件、配套设备技术文件和工程竣工图组成。

（见附件1）
4工程施工文件：是指工程施工过程中形成的反映施工情况的文件。

5工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。

6工程竣工验收文件：是指工程竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形成的文件。

7竣工验收：是指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。

8工程档案：即建设工程档案，是由工程文件经整理、归档后形成的。

9档案移交：一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时向托电工程建设单位（以下简称“建设单位”）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部门将工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或按阶段向档案部门移交。

第三章组织管理原则
第五条贯彻统领导、分级管理的原则，确保工程档案的完整与安全，为工程建设提供有效地服务。

第六条要建立综合档案室，对全档案实行集中统管理。

综合档案室负责对施工、设计、调试、质检、监理等工程各参建单位竣工文件的编制、工程档案的整理与移交工作进行检查的指导。

第七条工程各参建单位要建立各自的工程档案管理组织网络，由一位厂级负责人挂帅,统协调工程、质量、设备等各有关部门的档案工作。

档案部门负责工程档案工作的组织、实施、监督和检查。

第八条工程档案管理工作要贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。

工程档案管理是工程建设管理的有机组成部分。

各单位应把工程档案管理工作纳入工程基建日标管理程序，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门技术人员岗位经济责任制。

第四章工程档案管理职责划分
第九条建设单位职责
1认真履行甲方对工程档案工作统组织和管理的职能，负责对托电工程各参建单位档案工作进行组织、协调、指导、监督和检查。

2建设单位应在工程招标、投标和签订合同协议时，明确工程参建各方在文件收集、整理、归档等方面的责任条款，明确施工、设计、调试、质检、监理等单位移交档案材料的内容、数量、时间、质量等要求和违约的责任。

3对工程各参建单位移交的工程档案进行检查验收。

4在单位工程验收时，工程管理部门应通知档案部门参加验收，档案部门对工程竣工档案的归档率、完整率、准确率进行检查，发现问题，及时处理。

5负责设备图、施工图及施工文件的统登记、分发工作。

6负责工程前期文件、工程交接验收文件、生产准备（包括企业技术标准）及试生产文件的收集与整理。

7负责机组生产准备、试生产总结及建设总结的收集与整理。

8负责接收工程的全部档案，汇总、整理后进行编目、上架，具备检索、借阅条件。

9建立符合要求的工程档案保管库房，配备必要的装具和设备。

集中统保管档案，为工程建设提供有效服务。

10档案部门按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程文件，确认准确无误后在移交清册上签字。

财务部门在见到档案部门的签字后方可与工程各参建单位进行资金结算。

第十条施工单位职责
1负责提交施工、安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）。

2负责提交土建、水工施工及设备、管线安装文件。

3负责提交分部试运行阶段的方案、措施。

4负责提交分部试运记录及验收签证书。

5负责提交移交试生产前的消缺记录。

6负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。

7负责提交反映工程施工、安装过程的声像材料。

8所有由施工单位负责提交的文件必须在机组移交试生产后一个半月内，按照本细则及国家有关档案管理的要求整理、装订、装盒，并编制移交清册后，同时提交一套相应的软盘移交建设单位档案部门。

第十一条设计单位职责
1负责提交工程及设计阶段的设计文件，编制施工图总清册。

2负责提交全部设计修改通知单。

3负责提交工程设计总结
4对汇总的设计变更文件进行最终审核，保证其完整、准确。

按竣工图编制合同及电力部电建[1996]666号文件要求，编制二套完整的竣工图，并按本细则第六章是整理要求进行整理、装盒。

编制移交清册，同时提供一套相应的软盘在机组移交试生产后两个月内移交建设单位档案部门。

第十二条调试单试验项目调试方案、措施与调试报告等文件。

2负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。

3负责提交调整试运质量验评表。

4负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。

5负责将机组整套启动试运及系统调试文件按本细则第六章的整理要求进行整理、装盒。

编制移交清册，同时提供一套相应的软盘在机组移交试生产后一个半月内移交建设单位档案部门。

第十三条质监、监理单位职责
1负责提交工程各阶段形成的工程质量监督检查记录、纪要、报告和结论意见。

2负责提交工程监理项目的监理文件及结论意见。

3负责提交工程监理通知单及整改措施记录。

4按本细则第六章的整理要求进行整理、装盒、编制移交清册，同时提交一套相应的软盘在机组移交试生产后一个半月内移交建设单位档案部门。

5监理单位负责监督工程文件的收集、积累和齐全完整情况，并与建设单位密切配合共同做好工程档案管理工作。

第十四条设备厂家职责
在设备到货时，必须同时按照合同要求提供产品合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录等文件材料及合同要求份数的设备图纸。

第五章工程文件的质量要求
第十五条文字材料质量要求
1凡合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章）归档，签字方不能用副本或复印件归档。

2文件的编写一律采用A4纸，用激光打印机或喷墨打印机的打印件（黑色碳素墨水或蓝黑墨水书写亦可，书写字迹工整，图样清晰）。

正文文字采用小3号仿宋体，1.5倍行距，标题为2号宋体。

施工技术记录、质量评定表必须首先使用原电力部或建设部的现行表式，不足部分经监理单位、业主认可后确定，所有典型表式必须是印制，不能复印。

表内“工程名称”填写整个工程的名称，即“XXXX电厂X期工程”。

“项日名称”填写分项工程名称。

3技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、工程变更单（包括设计变更、变更设计、材料代换、设备代换等）、调试措施、方案和报告等均应为激光打印机打印。

表格和数据均应用70g以上的白色书写材料打印/书写并原件归档（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原
件；验收签证单中的各方人员签名必须齐全，不能以盖章或打印件代替签名）。

4质量评定表上的复（核）查意见及核定等级，必须使用碳素墨水书写。

5供货单位和外系统试验单位提供的技术文件、报告、证明材料等应尽量取得打印原件或合格书写材料，书写件不得使用复印件（另有规定者除外）和不合格书写材料（如红笔、圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水笔、复写等）书写的书写件。

6竣工资料不得有涂改。

7文件必须使用符合归档要求的三孔一线法装订。

8凡是正文应有页眉和页脚，均采用小4号隶书，页脚居中设置，注明第X页共Y页。

9文件中附图的幅面、构件代号均应符合我国或行业标准，图纸的尺寸一律以毫米为单位。

10主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。

11引进技术工程的设备订货合同及其附件、招投标书等重要依据性文件材料应字迹耐久、清楚，不能用复印件归档。

中译文应同外文原文一同归档。

第十六条竣工图编制总要求
1、设计单位受建设单位委托负责本单位设计范围的编制。

施工、调试和建设单位应在施工及启动调试过程中及时、准确地做好变更记录，提供完整资料给竣工图的编制单位进行编制并出版。

2、竣工图的编制工作应及时、正确、完整。

设计单位各专业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录，收集施工、建设单位的工程联系单和设计变更单，并将变更情况及时反映在设计蓝图上，对于涉及其它专业的设计变更，应及时通知相关专业。

3、工程建设单位应在每台机组整套启动试运行结束后1个月内组织有关单位向设计单位提交编制竣工图所需的有关施工、调试等变更资料，设计单位在收到资料后1个月内将本台机完整的工程变更资料整理后提交建设单位，每台机组抽产后，凡有条件编制分部或分项工程竣工图时，应在每台机组投产后4个月内完成相应的竣工图。

设计单位在本期工程最后一台机组启动试运结束后，要校核已投产机组先期完成的部分竣工图，并在收到末台机组设计变更资料后4个月，结束本期工程全部竣工图的编制工作。

4、没有修改的施工图用作竣工图时应宜接在蓝图上加盖“竣工图”图章（附件2）,经修改或变更的施工图重新编制竣工图，图标采用竣工图修改图标（附件2）,由设计人（修改人）、校对人签署，综合性的图纸可由设计总工程师批准，图纸编号应按现行的《电力工程戡测设计图纸管理办法（DLGJ—94）》执行，但其中设计段代号改为并在出版成品上加盖“竣工图”图章。

5、应编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述竣工图的编制原则以及各专业的竣工图卷册目录。

对每册修改图纸，宜编制分册说明，内容包括：修改内容、修改原因、提供修改资料单位等。

6、与施工图有关的设计变更、重要设计、材料变更等文件材料单独组卷。

7、竣工图按“手风琴式”折叠，统折叠成210mm*297mm （A4）图幅，外翻图标。

8、竣工图章盖在图标上方空白处或折叠后外翻图标上方；竣工图章应使用不很色红印泥。

第十七条验评表填写规定：
1表格为EXCEL表格，字体为宋体，表头标题为18号字，并有双下划线，其余为9号字。

2页面左边距为2.5cm,右
边距为1.5cm,上边距为2.5cm,下边距为1.5cm,页眉为1.3cm,页脚为1.3cm。

3表格内部行高定为：表头标题35mm,工程名称一栏为
24mm,质量情况、评定等级两栏均为54mm,在表格内部，凡内容为一行的彳丁高为20mm,二彳丁的彳丁高为28mm,三行的行高为35mm,4行的行高为45哑，4行以上的自行调节。

（见附件3）
4一般情况下，表格外边框为黑色实线。

5页脚为宋体9号字的“XXXX托电项目部”o
6土建分项工程质量评定表中，一类检验项目在填写“检验（实测）结果”时不得只填写“符合/满足于设计要求”等，应充分表达质量实际情况；凡是查出厂合格证或试验报告项目，均应填写其编号，凡要求符合“验标〃项目的，应另附检验记录表；凡隐蔽工程记录上已写明情况的或另附实测记录的项目，可填写为“见XX记录”。

7空白栏均用“/”代替。

8签字均使用黑色签字笔或蓝黑、碳素墨水钢笔，且必须签全日期，包括年、月、日。

9检验评定表不得出现半页纸内容，不足处用空表格补足填完
第六章工程文件的收集与整理
第十八条工程文件的收集
1凡是反映与工程有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。

其范围参见《北京XX发电股份有限基建工程文件材料归档范围及保管期限表》（见附件4）。

2收集时间：各类文件材料必须按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集，凡是引进技术、设备文件必须首先由建设单位档案部门登记、归档，再行译校、复制和分发使用。

第十九条工程文件的整理：全部工程文件在归档前必须按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理，并结合《火电企业档案分类表》，在甲方的指导下编制竣工资料，工程前期文件、设备技术文件、施工文件、试运行（生产）及验收文件等按文件形式整理，进行装订；设备图、竣工图等按图纸形式整理，不进行装订。

第二十条工程档案整理的组卷要求
1组卷要遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理；便于档案利用和保管。

2与工程关系密切的管理性文件应列入工程文件中组卷。

3工程施工技术文件按单位工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按项目整理；竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题结合时间、责任者等因素组卷。

4卷内不应有重份文件，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

第二^一条卷内文件材料的排列
1管理性文件按问题或重要程度排列。

结论（批复）性文件在前，依据（请示）性文件在后。

2工程技术文件按管理、依据、施工安装记录、检测实验、评定、证明排列。

3设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。

4竣工图按专业、图号排列。

5卷内文件一般文字在前，图样在后。

第二十二条案卷编目
每册竣工资料应外（内）封面、卷内目录及卷内备考表组成，具体格式见附件（5、6、7）
（一）案卷封面和脊背
1案卷封面：案卷一卷一盒，图纸采用案卷外封面（硬卷皮），文字材料采用案卷内封面（软卷皮）及外封面。

2案卷题名：案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名的主要内容包括项目名称、代字、代号及组件、部件、阶段的代号和名称等；项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符。

归档外文资料的题名应译成中文；外文资料有中译文的，应一并立卷；
3编制单位：填写卷内文件形成单位或主要责任者；
4编制日期：填写卷内文件的起止时间；
5保管期限：填写其划定的保管期限（反映工程建筑物、设备的文件列为长期）；
6密级：依据保密规定填写；
7档号：依据《火电企业档案分类表》填写档案的项目代事情、分类号和案卷号。

8案卷脊背：填写案卷题名和档号；
9封面及脊背的档号应暂用铅笔填写。

（二）卷内目录
1顺序号：用阿拉伯数字从1依次标注；
2文件题名：填写文件标题全名。

没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题,外加号；
3文件编号：填写文件文号或图样的图号；
4责任者：填写文件形成单位或主要责任者；
5日期：填写文件形成的年、月、日；
6页号：填写每份文件首页上标注的页号，最终件标注起止页号。

页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在右下角，或标题栏右上角。

不同案卷之间不连号。

案卷封面、卷内目录（不包括原图纸目录）、卷内备考表不编页号。

7卷内目录打印一式两份，一份排列在卷内文件材料首页之前，另一份用于编制全引目录或分类目录。

（三）卷内备考表
1卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体形式文件的数量，如文字材料XX页，照片XX张，附图XX张；
2说明组卷和使用情况，如立卷人、检查人、立卷时间等；
3卷内备考表排列在文件尾页之后。

（四）案卷装订要求
1案卷可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；
2案卷内不同尺寸文件材料要折叠统；
3永久或长期保存的案卷，装订时必须去掉金属物；
4不装订时，文件要按目录编排次序排列；
5整卷装订的案卷，右边和下边取齐；如卷内纸张大小不一，则装订边和下边取齐。

（五）卷皮、卷内表格规格及制成材料
1卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。

其外表尺寸为
310imnX220nini用牛皮纸板双裱压制；
2卷内表格、内封面目录、备考表尺寸为
297mmX210nini；
3表格制作的字体、字号要求统、清晰、端正。

4外文资料档案应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

第七章工程档案的归档与移交
第二十三条工程各参建单位（施工、设计、调试、质检和监理等单位）应在工程项目完成后将经过整理所形成的工程档案向建设单位的档案部门归档。

根据基本建设程序和工程项目特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单项工程完成并通过竣工验收后与验收文件一并归档。

归档文件必须完整、准确、系统、规范，文件材料质量符合本细则第五章的要求，工程档案的整理符合本细则第六章的要求，并经监理单位、建设单位审查合格后，办理交接手续，交接程序见附件（8）。

第二十四条归档文件的完整、准确要求
1完整：指能记述和反映建设项目（工程）的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、土建施工、设备安装、调试、竣工试生产及竣工验收的全过程；
2准确：指真实记述和准确反映建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备、文件符合档案管理要求。

正程文件没有合格的归档，工程（项目）不能通过竣工验收。

第二十五条建设单位负责进行或组织对全部工程档案的汇总整理。

1应根据本细则的要求，结合工程实际情况，设计、制订统的工程档案分类编号大纲。

小型项目宜接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类，下设属类；
2依据工程档案分类编号大纲对全部工程档案进行统的分类和编号；
3对全部工程档案进行清点、编目，并根据档案整理的要求，对施工、设计、调试、质检及监理等单位工程文件的档案整理进行监督和指导；
第二十六条工程档案的移交
1分期（机组）分阶段验收的项目工程，应在每期（机组）正式通过验收后，按照规定的时间及程序办理工程档案移交。

2每一施工单位移交资料时应填写“托电项目工程档案验收表”，该表在竣工资料完成后,由施工单位向建设单位领取。

表格形式见附件（9）
3竣工验收以后，应通过协商，根据《城市建设档案归属与流向暂行办法》，在规定时间内向所在城市的城市建设档案馆报送与城市规划、建设及其管理有关的工程竣工图。

第八章附则
第二十七条本细则由XX发电股份有限负责解释。

第二十条本细则自发布之日起执行。