文件管理制度0年修订版

文件管理制度（014年修订版4

红头文件管理制度

（2014年修订版）

一、总则

一为适应公司规范化、科学化管理需要，做好公司红头文件管理

工作根据公司实际情况修订本制度。

（二）红头文件是接收传达方针政策发布公司行政规章制度、指示、

请示和答复等问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具，必须认真做好管理，有效为公司服务。

三综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门，负责公司红

头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对部门的红头文件处理进行检查指导和监督管理。

（四红头文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时

限和要求完成

二、公司红头文件使用范围和红头文件代号

（一）规定。

红头文件代号为规。用于发布重要的行政规章制度，采取

重大的强制性行政措施

二决定、决议

红头文件代号为决。对重要事项或重大行动做出安排用

决定；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用决议（三通知、通报。

红头文件代号为通转发上级机关红头文件，批转下级红

头文件要求下级办理和需要共同执行的事项，用通知

表彰先进，批评错误传达重要信息用通报。

四）请示、报告。

红头文件代号为请。向上级请求批示与批准用请示；

向上级汇报工作、反映和说明情况、提出建议，用报告

五批复。

红头文件代号为复用于答复请示事项。

（六）联系函

红头文件代号为函。用于商洽工作、询问问题、向有关主

管部门请求批准等

七）会议纪要。

红头文件代号为纪用于传达会议议定事项和主要精神

要求与会者共同遵守。

八）任免。

红头文件代号为任。用于对公司经营管理岗位职务、职

称等进行任免。

三、红头文件分类编号和红头文件编码

（一）公司发文，一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范围

标注红头文件分类编号。

1．以公司董事会名义发文以永青董字A20BBC号进行编号

2。以公司行政名义发文，以永青公司字A20BC号进行编号；

3以公司名义发文，以永青党字A20BBC号进行编号

4以公司名义发文，以永青纪字A20BC号进行编号

5．以公司工会名义发文，以永青工会字20BBC号进行编号；

6以公司监事会名义发文，以永青监字A20BC号进行编号

（二）公司发文和收文一定要由综合办公室统一进行红头文件编

码发文和收文分别以发BBBBDEEE和收BBBBDDEEEE进行编码管理。

三字母释义。

A为红头文件代号如规、决、通、请、复、函、纪、任；

2BB：为所发红头文件的年份如21

C号为本年度所发红头文件的顺序号，如1号

D：为月份，如1；

EEE为本年度所收红头文件的顺序号，如0001。

四、红头文件内容

（一）红头文件内容一般由密级、紧急程度、标题、发文字号（分类

编号）、签发人、正文、、发文时间、印章、主送机构（部门）、抄报送）机构部门、印发部门和时间等部份组成。

二密级分为A级、级、C级。

三）紧急程度分为特急、紧急、普通。

（四红头文件标题应准确、简要概括红头文件的主要内容。

（五发文字号包括代号、年份、顺序号。

（六公司对内发红头文件对全公司具有效力，对外发红头文件代表

公司的整体意志。

（七）红头文件应在首页注明签发人姓名。

八）红头文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、

用语准确。

九发文机构（部门）必须注明全称。

十）多页红头文件应标明页码。

十一红头文件须经盖章方为有效

十二）红头文件一般应该是对公司方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告日常的程序性、流程性文档则应以信息联络单、报告、简报等形式流转，避免随意发文发文由综合办公室统一进行编码确保唯一性。

五、红头文件排版格式

（一）红头文件首页套印公司统一文头红头文件最后一页页脚应注

明主题词、印发日期、印发份数等内容。

二）纸型一般采用纸面页设置：上页边距2。5C、下页边距

CM、左页边距25CM、右页边距2。0CM。

三）字体规定文头公司名称，仿宋体红色一号字；文号，宋体

黑色四号字红头文件名称黑体黑色小二号字红头文件台头称谓及一级标题，黑体黑色四号字红头文件正文，宋体黑色小四号字红头文件页脚，楷体黑色四号字（四）行间距1。5倍、字符间距标准。

六、收文

一）所有收到的外来红头文件均交综合办公室专人收办并统一拆

封、编号、登记，及时报领导签批并送相关部门处理。

二收文办理程序：综合办公室登记、分发领导签批部门承

办综合办公室催办立卷归档销毁。

三）收文的管理

1．红头文件的签收。通过渠道收到的红头文件（除公司领导

亲启的除外）均由综合办公室专人签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要红头文件由专职机要员签收管理后由综合办公室专人统一拆封、编号、登记对上级机要部门发来的红头文件，由专职机要员进行信封、红头文件、文号、机要编号的四对口核定如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门并登记差错红头文件的文号。

2．红头文件的编号保管。综合办公室文件管理员对收到红头文

件后应及时附上红头文件专用处理签，并分类编码、登记、传阅、存档。

3本公司外出人员开会带回的红头文件及资料应及时送交综合

办公室进行分类编码、登记、传阅、存档，不得个人保存。

七、发文

一发文办理程序。

1．董事会发文

董事会秘书拟稿董事长核准综合办公室统一编号、编码、登记打印盖章发文备案。

T4类普通类）或T4类（儿童类）313元

学生访问者不超过6个月）55元

学生访问者英语语言课程（允许停留不超过11个月45元

预备学生5元

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