公司档案借阅管理制度范本

公司档案借阅管理制度范本
一、目的与原则
为规范公司档案的借阅行为，确保档案资料的完整性与安全性，依据国家相关法律法规，
结合公司实际情况，特制定本制度。

本制度遵循“严格控制、按需借阅、责任到人”的原则，确保每一份档案都能在正确的时间被正确的人以正确的方式使用。

二、适用范围
本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时员工以及外部合作伙伴等，所有需要借
阅公司档案的个人或单位均应遵守本制度的规定。

三、借阅资格与程序
1. 借阅者需为公司内部经过授权的员工，外部人员须经过公司相关部门审批后方可借阅。

2. 借阅者需填写档案借阅申请表，明确借阅档案的名称、数量、借阅日期及归还日期等信息。

3. 借阅申请经部门负责人审批后，提交至档案管理部门进行最终审核。

4. 借阅者领取档案时，需与档案管理员共同检查档案的数量与状况，并在借阅登记簿上签
字确认。

四、借阅期限与续借
1. 借阅期限一般不超过两周，特殊档案根据具体情况设定。

2. 如需续借，借阅者应在借阅到期前向档案管理部门提出申请，并说明续借理由。

3. 续借次数不得超过两次，总借阅时间不得超过一个月。

五、档案使用与保管
1. 借阅者应爱护档案，不得涂改、折损、撕页或转借他人。

2. 借阅期间，档案应存放在指定的安全地点，不得带出公司外。

3. 如遇特殊情况需带出公司，必须经过部门负责人和档案管理部门的特别批准，并采取相
应的保密措施。

六、违规处理
1. 对于未按规定办理借阅手续、超期未还、损坏档案等违规行为，将视情节轻重给予相应
的处罚。

2. 处罚措施包括但不限于警告、罚款、取消借阅资格等。

3. 对于严重违规行为，公司将依法追究相关责任人的法律责任。

七、其他事项
1. 本制度由档案管理部门负责解释和修订。

2. 本制度自发布之日起实施，原有相关规定与之冲突的，以本制度为准。