办公室公务接待礼仪规范及流程标准

排工作人员陪同。
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会议要求：
汇报材料用普通纸张双面印刷、简单装 订，不得使用铜版纸。
会场布置简朴大方，可提供简单办公用品， 不挂欢迎横幅，不摆放水果、干果、糖果 等食品，不摆鲜花等。
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迎送要求：
不组织员工列队迎送，不悬挂或张贴欢迎 标语、横幅，不挂彩旗，不铺红地毯，不献花， 不搞任何仪式。参与迎送的领导人员控制 在2-3人。
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（三）基层单位配合公司做好公务接待 的相关要求
节俭务实：
尽量减少陪同和随行人员，简化迎送程序。
公司主要领导到基层调研，可由调研单位
主要负责人全程陪同；分管领导到基层调研，
可由调研单位1名主要负责人全程或轮流陪同、
1名分管负责人陪同。调研点所属基层队站
（车间）可安排主要负责人陪同，不得层层安
五个部分：食、宿、行、观、事 ※宴请。
规 格：宴请、招待餐、工作餐。 桌 型：长条桌和圆桌。
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排序原则：以远为上，面门为上，
以右为上，以中为上，
观景为上，靠墙为上。
5
长条桌：当一面为奇数时
10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11
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长条桌：当一面为偶数时
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3. 后续工作阶段的具体任务
（1）处理来宾遗留物品，办理来宾交办
的工作；
（2）整理领导讲话，收集有关材料，编
报相关信息；
（3）做好宣传报道，整理影像资料，制
作光盘、相册；
（4）开展活动总结，查找不足，分析原
因，积累经验。
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后续工作阶段的有关要求：
有始有终，尽善尽美，不留尾巴。 为尽量减少接待工作中的失误，要按流程 操作，实施清单消项制。
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多桌时， 每桌一般都有 一位主桌主人 的代表在座， 位置一般面向 主桌主人。
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特殊情况：如果宴请的领导级别高于主 人，或者与主人有特殊关系，比如长辈、师 傅等，为表示尊重，可以安排主宾在主人位 子上，主人则坐在主宾的位子上。
安排座次时，交叉排列，可以有意识的 把业务对口部门放到一起，便于主宾双方沟 通交流。
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六项具体业务工作流程：
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接站工作流程 住宿安排工作流程 宴会工作流程 会务组织工作流程 现场参观考察工作流程 送站工作流程
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接站工作流程：
1．确定来宾到站时间和地点。
2．拟定接站方案，确定接站人员、乘
车安排，经领导审核后组织实施。
3．安排车辆。
4．通知接站人员出发时间、乘车地点。
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用餐要求：
一律安排在单位职工食堂用餐，优先考虑
自助餐。餐饮以当地特色家常菜为主，不安排
高档菜肴和酒水。需要在生产现场用餐的，应
符合生产现场管理和安全要求，不得安排酒水，
一般可与员工一同就餐；员工人数较多时可单
独安排，并与员工就餐时间错开，尽量不
影响员工工作生活秩序。
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以上汇报如有不妥之处， 敬请批评指正。
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宴会工作流程：
1．确定宴会人员名单、时间和地点。
2．初拟宴会座次表送领导审核。
3．通知餐饮服务单位。
4. 通知参加宴请人员。
5．审查宴会菜单、酒水清单、桌签、祝酒
词等，在宴会开始前1小时逐一核实参加人员。
6．重大宴请活动中准备话筒、摄影。
7．迎接参加宴会人员。
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❖ 景点参观。合理安排景点参观路线，提 前落实景点天气、路线路况、开放情况等， 确定参观时间、陪同人员、路线、车辆，购 买门票。提前准备有关物品，比如太阳帽、 雨伞、相机等，提醒来宾携带、准备相应衣 物等。
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❖ 欢送。确认来宾人数、返程航班（车船 次）、票务等；如果有来宾乘坐火车离开， 准备相关物品；了解交通状况，确定出发时 间；办理登机（车船）手续，专人清点、托 运行李，有需要可以安排贵宾室服务，通知 相关部门和人员接站。
（5）企业情况、参观点、景点简介；
（6）天气预报；
（7）注意事项；
（8）工作人员联系方式。
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编制公务接待方案：
✓详细了解来宾情况。来宾的目的和要求，人员 基本情况，包括人数、职务、性别、年龄、民 族、逗留时间等等。 ✓按时间顺序拟定活动安排。重点把握接站、住 宿、宴请、会议、现场视察、景点参观、送站 等环节。 ✓每个环节确定责任人、联系人和联系方式。 ✓及时将方案送领导审核并修改完善。
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※会议
会议座次安排——奇数时
客方 主方
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无论奇数或者偶数，2号始终在1号的左手。
B5 B3 B1
B2 B4 B6
A4 A2 A1 A3
门
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合影与会议座次相同
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探讨提纲
一、公务接待礼仪规范 二、公务接待操作实务
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接待环节的注意事项：
❖ 接站。 提前安排车辆，来宾人多的话还 需要将接站车辆编号、提前安排乘车座次， 以免上车时发生混乱。有必要的可以提前联 系贵宾通道。
❖ 迎接。内部接待不张贴、悬挂欢迎标语， 不安排员工列队迎送或组织鲜花等。
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❖ 住宿。局级来宾安排不超过一厅一卧的 商务套间，处级来宾安排单间，其他安排标 间。套间的房间配置：小剂量便携式洗漱用 品、必要的办公用品，少量水果和干果，迎 宾卡片及住宿安排表等。
室系统的重要工作内容。
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接待也是生产力！
公务接待是服务发展的重要抓手，是 展示形象的窗口，是连接内外的纽带，是 增进合作的平台。
公务接待工作的好坏，直接反映出一
个单位的工作作风和外在形象，也直接体
现了办公室人员本身的素质、能力、水平
和形象。
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（二）公务接待的主要内容及礼仪规范
迎接（接站）→住宿→宴会→会议→视察 →参观→送行（送站）
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活动运行阶段的有关要求：
一是各项活动协调有力，衔接紧密，环环 相扣。二是严格方案实施，加强联系协调，确保 无遗漏、无偏差，如果活动发生变化，及时调整 相关安排。三是实施消项管理，避免活动出 现疏忽和遗漏。
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8．用餐。
9．欢送参加宴会人员。
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会务组织工作流程：
1．征集议题。
2．拟订会议议程，提交会议主持人审定。
3．会议通知。
4．会议准备。提前完成会场布置工作，
协同保卫部、消防支队等单位做好会场应急预
案。
5．会场签到。
6．会议记录，按要求起草会议纪要。
7．总结会议组织经验，持续改进工作。
5．前往接站地点。
6．站口等候迎接，并及时与来宾保持
联系。
7．返回，途中通知负责接待的领导和
部门，准备迎接事宜。
8. 安排来宾的食宿。具体流程参照宴
请工作流程、住宿安排流程图。
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接站工作流程消项单
序号
内容
是否
1 最后落实到站人员
2 来宾联系人/电话
3 查看接站车辆准备 情况
9 会议结束后资料清理
10 其他
会2议02日1/期10/：10
会议地点：
会务负责3人5 ：
现场参观考察工作流程：
1．确定宾客来访目的和行程安排。
2．初拟参观考察的时间和地点、行车
路线、陪同人员，经领导审核同意后执行。
3．通知被参观单位，确定1名联系人。
4．通知陪同参观人员。
5．安排车辆，通知记者，准备劳保防
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长途行车物品准备清单
序号
内容
是 否 数量
备注
1 车辆检查
2 司机安全教育
3 落实乘车时间及地点
4 车辆编号
5 矿泉水、面巾纸、湿巾纸、 一次性拖鞋
6 水果/干果
7 保温壶、开水、茶叶、茶杯
8 急救箱(常用药品)
9 其他（地图、音乐CD、雨 具、遮阳帽等）
A
A
A
B2
B1
B3
3
1
2
门
A代表主方，B代表客方。
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还有一种摆法，我们很少用。
A
B1
B2
1
B4
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门
A B3
2
8
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圆桌：单桌的情况
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办公室 主任
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圆桌：多桌的情况
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圆桌：多桌的情况——以四桌为例
和活动指南、食宿行准备、现场踏勘、会场布
置、安全保卫落实等）
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活动准备阶段的有关要求：
活动准备务必充分，检查务必到位。件件 工作有方案，落实责任人，指定检查人，规定 完成时间，发现问题及时督促整改。要勤思 考，细谋划；抓细节，求完美。
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2. 活动运行阶段的具体任务
护用具。根据领导要求提前踏勘参观路线。
6．出发。根据实际参观考察行程，提
前30分钟通知被参观单位。每到一个考察点
后，及时通知下一个考察点。
7．返回。
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送站工作流程：
1．确定来宾离开时间和地点。 2．初拟送行人员名单（包括送飞机场、火车站人 员名单），经领导审核后执行。 3．预定飞机票或火车票。 4．安排车辆，联系飞机场、火车站贵宾通道。 5．通知来宾、陪同人员送站的出发时间和地点。 6．前往送站地点。 7．返回。
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二O一一年十月 1
探讨提纲
一、公务接待礼仪规范 二、公务接待操作实务
（一）公务接待工作的含义与重要性
公务接待是指办公室人员对来自上级、 平级和其他相关组织的宾客进行接洽和招 待。这是一种有着公共关系职能的实 务工作。
公务接待是企业整体工作的重要组成
部分，是严格控制陪 餐人员、确保饮食安全卫生。
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❖ 现场视察。提前联系视察点，确定联系 人；通知记者并告知视察路线；准备工服； 安排车辆等。
要随时与被视察单位保持联系。如果出 发时间、随行人员有变动，务必第一时间通 知被视察单位，及时做好相应调整。
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➢办公室牵头组织的公务接待 ➢机关部门负责组织的公务接待 ➢基层单位配合公司做好公务接待
的相关要求
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（一）办公室牵头组织的公务接待
三个阶段：活动准备、活动运行、后续工作。
1. 活动准备阶段的具体任务
接受接待任务→编制、报批接待方案→召
开协调会、安排布置任务（包括编制工作手册
行2车021时/1间0/：10
起至地点：
负责人：
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（二）机关处室负责组织的公务接待
接待流程：
编制接待方案→填写公务接待审批单→ 报 公司分管领导审批→ 组织实施→ 费用核销。
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接待方案包含的具体内容主要有：
（1）日程安排；
（2）人员名单；
（3）食宿行安排；
（4）会议合影座次；
4 通知接站人员乘车 时间及地点
5 安排贵宾通道
6 乘车座次表
7 住宿安排表
8 通知等候迎接人员
9 其他 接2站02时1/间10/：10
接站地点：
数量
备注
份 份
接站出发后、到达前15 分钟各联系一次
接站负责2人8 ：
住宿安排工作流程：
1．确定住宿人员名单、时间和地点。 2．通知住宿服务单位，住宿标准、房 间配置参照《吐哈油田公司公务接待管理办 法》执行。 3．通知来宾。 4．组织迎接。 5．引导来宾入住。 6．组织欢送。
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会务组织流程消项单
序号
内容
是 否 数量
备注
1 预定和确认会议室
2 落实并通知参会人员
3 通知记者
4 确定会标内容、尺寸、位置
5 会场布置及检查，包括投影 系统/音箱/话筒/激光笔等
提前检查
6 携带录音笔/电池
7 桌签/签到处
8 会中服务
每20分钟续水一次