商户档案管理制度

商户档案管理制度
1. 背景和目的
为了规范和优化企业与商户的合作关系，提高商户管理的效率和质量，确保商
户信息完整、准确和安全，订立本商户档案管理制度。

本制度的目的是明确商户档案的建立、维护和使用的管理标准，确保商户档案的完整性、保密性和可追溯性。

2. 适用范围
本制度适用于全部与企业建立合作关系的商户，包含供应商、分销商、代理商等。

3. 定义和缩写
•商户：指与企业建立合作关系，向企业供应商品或服务的组织或个人。

•商户档案：指企业对商户的基本信息和合作协议等相关文件的整理、存档和管理。

4. 商户档案建立与维护
4.1 商户信息登记
•企业职能部门负责对新商户进行登记，收集商户的基本信息，包含但不限于商户名称、联系人、联系方式、经营范围等。

•商务部门负责核实商户信息的准确性，并在商户档案中做出记录。

4.2 商户合作协议
•企业职能部门负责与商户签署合作协议，并将合作协议的副本存档于商户档案。

•商户合作协议应明确合作双方的权责、期限、付款方式等关键事项，并经过法律事务部门的审核。

4.3 商户资质管理
•企业职能部门负责定期对商户的资质进行审核和更新，并做出相应的记录。

•商务部门在与商户合作过程中发现商户资质存在问题时，应及时通知企业职能部门进行处理。

4.4 商户信息更改
•商户有关信息发生更改时，商户应及时通知企业职能部门。

•企业职能部门应在商户档案中做出相关记录，并核实商户信息的更改准确性。

•商务部门应依据商户信息更改情况进行相应的合同更改或停止。

5. 商户档案使用与访问
5.1 访问权限管理
•企业职能部门应对商户档案的访问权限进行合理授权，并定期审核和更新权限。

•未经授权的人员不得擅自查阅或操作商户档案，一旦发现违规行为应及时通知企业职能部门进行处理。

5.2 商户档案查询
•商务部门在与商户合作时，需要查询商户档案中的相关信息，如合作时间、付款记录等。

•商务部门应向企业职能部门提出查询申请，企业职能部门应及时供应相应的商户档案信息。

5.3 商户档案更新
•商户档案中的信息如有更改，企业职能部门应及时更新，并通过内部通知或邮件等方式通知相关部门进行更新。

6. 商户档案保密
6.1 商户信息保密
•企业职能部门应对商户档案中的商户信息进行严格保密，未经商户许可，不得向外部人员泄露商户信息。

6.2 商户档案存储与备份
•商户档案应存储在特地的电子文档管理系统中，并设置访问权限。

•企业职能部门应定期对商户档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。

7. 考核与评估
7.1 商户信息完整性考核
•企业职能部门应定期对商户档案的信息完整性进行考核评估。

•商户档案的信息完整性考核标准包含商户基本信息的准确性、商户合作协议的完整性等。

7.2 商户资质合规性考核
•商务部门应对商户的资质进行合规性考核，并在商户档案中做出记录。

•商户的资质合规性考核标准由企业职能部门与法律事务部门共同订立。

7.3 商户合作关系评估
•商务部门应定期评估与商户的合作关系，例如商户的服务质量、搭配度等。

•商务部门评估结果应及时反馈给企业职能部门，以便调整商户档案管理措施。

8. 监督与改进
8.1 监督机制
•企业职能部门应定期对商务部门进行档案管理工作的监督，包含商户信息的准确性、档案的存储和备份等方面。

8.2 改进措施
•企业职能部门应依据监督结果，及时提出改进措施，并向商务部门进行培训和引导，以提高商户档案管理的水平。

9. 惩罚与嘉奖
9.1 惩罚措施
•对违反商户档案管理制度的人员，企业职能部门有权采取相应的惩罚措施，如警告、停职、解聘等。

9.2 嘉奖措施
•对在商户档案管理方面表现优秀的人员，企业职能部门有权进行表扬和嘉奖。

10. 附则
10.1 本制度的解释权归企业职能部门全部。

10.2 本制度自颁布之日起生效，如有需要修订或增补，应经企业职能部门审批。