物资采购控制程序

修改记录
物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A
物资管理控制程序
目录
1 目的 (2)
2 范围 (2)
3 术语 (2)
4 相关文件 (2)
5 职责 (3)
6 管理内容 (4)
6.1 物资分类及采购权限划分 (4)
6.2物质供方的评价与选择 (5)
6.3物资需用计划 (7)
6.4物资采购计划 (7)
6.5采购合同 (7)
6.6采购文件的变更 (7)
6.7物资验收 (8)
6.8物资贮存 (10)
6.9物资保管与发放 (11)
6.10不合格物资控制 (12)
6.11顾客财产 (12)
7 记录 (13)
第1页共23页
1目的
为了保证集团施工生产所需物资全过程管理符合规定要求，满足工程需要，特制定本程序。

2 范围
本程序适用于中国二冶工程物资全过程管理工作。

3 术语
本程序引用 GB/T1900—2000《质量管理体系基础和术语》、GB/T24001—2004《环境管理体系要求及使用指南》、GB/T28001—2001《职业健康安全管理体系规范》、《管理手册》中有关术语及以下术语。

3.1物资：指各种建筑材料等。

3.2质量证明文件：随物资进入现场（仓库）证明其质量的有关文件。

包括材质证明、出厂合格证、商检报告、使用安装说明书等。

3.3检验和试验状态：指通过某种标识方法，表示产品处于待检、已检验和试验待判定、合格或不合格等状态。

3.4标识：是指通过标志、标记或记录来识别产品特定特性或状态，如标牌、标签、卡片、印章、记录、现场平面布置图。

3.5搬运：物资的装卸和运输过程。

3.6贮存：物资的存放,它包括从入库到发放的过程。

3.7顾客财产：是指顾客所拥有的、为满足合同要求由组织控制的或提供给组织使用的财产，包括原材料、材料、成品、半成品及顾客的知识产权等。

3.8不合格物资：物资通过检验或试验，物资的质量证明文件、实物的检验或试验数据与规定的质量标准不符合。

3.9供方：指提供产品的组织或个人。

4 相关文件
4.1 《管理手册》
4.2 《文件控制程序》
4.3 《施工过程质量控制程序》
4.4《纠正预防措施控制程序》
4.5 《化学危险品控制程序》
第2页共23页
4.6 《不合格品控制程序》
4.7 国家有关建筑材料规范、标准
5 职责
5.1集团物资管理部
是集团施工生产所需的主要物资、大宗物资集中采购和管理的部门，履行对施工生产所需物资采购供应和物资管理职责。

5.1.1负责集中采购物资计划的汇总及分类整合，提出批量批次物资采购方式、采购渠道和价格。

5.1.2负责集团集中采购物资的采购与合同签订；负责集团不具备条件的集中采购物资授权委托的下达。

5.1.3负责收集、发布物资信息，搭建集团物资信息平台，实施价格管控。

5.1.4负责合格供货商管理，形成长期合作关系，定期审核、实施动态管理。

5.1.5负责收集供方有效资质，并进行实地考查，建立供方档案，同时对供货商进行供方评审，填写《物资供方评审表》，每年年底对供方进行评估，填写《物资供方评估表》，作为下年度供货商体系建立的依据。

5.1.6负责汇总《物资供方评审表》，建立合格供方档案，定期发布《物资采购合格供方名册》。

5.1.7负责集团物资系统的三体系认证和合同评审。

5.1.8负责集团物资管理基础工作及票据、台帐、报表的制定和统一使用。

5.1.9负责物资的年终存货盘点工作。

5.1.10负责周转材料的考核管理。

5.1.11负责掌握集团各二级单位物资采购、库存及消耗情况，并对其操作程序实施检查考核。

5.1.12负责组建区域集中采购供应组（站）和对各直属项目部主要物资管理人员的派出。

5.2二级单位
5.2.1设立物资管理部门，负责各单项工程物资计划的编制、审批及报送。

5.2.2负责对参加直属项目施工的单位实施物资管理。

5.2.3负责根据《物资管理办法》的基本原则制订本单位自营工程项目及非集第
第3页共23页
中采购物资管理办法。

5.2.4负责完成各类统计报表的填制上报工作。

5.2.5负责收集供方有效资质，并进行实地考查，建立供方档案，同时对供货商进行供方评审，填报《物资供方评审表》，每年年底对供方进行评估，填写《物资供方评估表》，作为下年度供货商体系建立的依据。

5.2.6负责按照规定对现场原材料、材料、成品、半成品及业主提供物资进行标识，业主提供物资在标识上注明“甲供”字样。

5.2.7仓库保管员负责对进场物资进行验收、保管、标识。

5.3直属项目部
5.3.1负责组建本项目部的物资管理部门，协助集团物资管理部集中采购品种的确定、报批。

5.3.2负责组织所辖工程物资采购计划的编制、审核及报送和协助集团物资管理部集中采购品种的确定、报批。

5.3.3负责对集团授权集中采购的物资价格报批和采购工作，对非集中采购的物资进行监管以及参与采购方式的确定及招标、议标工作。

5.3.4负责收集供方有效资质，并进行实地考查，建立供方档案，同时对供货商进行供方评审，填报《物资供方评审表》，每年年底对供方进行评估，填写《物资供方评估表》，作为下年度供货商体系建立的依据。

5.3.5负责本项目物资消耗定额管理办法，并对所辖施工单位物资消耗情况进行管控，降低消耗。

5.3.6负责检查、督促物资体系文件的执行情况。

5.3.7负责对周转材料的现场管理。

5.3.8做好现场库存物资管理和废旧物资处置报批的检查考核工作。

5.3.9负责完成各类统计报表的填制上报工作。

6 管理内容
6.1物资分类及采购权限划分
6.1.1物资分类
物资按其在工程中的重要度分为集中、非集中两类。

（见附件“集中、非集中物资目录”）
第4页共23页
6.1.2采购权限划分
6.1.2.1集中采购的物资由集团和直属项目部共同完成。

6.1.2.2自营项目、非集中采购的物资由各二级单位物资管理部门完成。

6.2物质供方的评价与选择
6.2.1物质供方的评价
6.2.1.1物资管理部负责收集、整理供方所提供资质证明的资料。

a)供方的评价准则：
——国家或行业认可的有资质的厂家；
——有产品生产许可证；
——近年内没有因产品不合格受到过国家、行业或行政监督部门的处罚；
——产品的环境影响为本集团可控制或可接受；
——合法的经营商，营业执照、资质证书齐全有效，有良好的信誉；
——生产能力强，服务水平高，售后服务好；
——财务状况良好，经营情况正常；
b）集团两级物资管理部门要及时收集供方有效资质，同时对供货商进行供方评审，填报《物资供方评审表》；集团物资管理部汇总《物资供方评审表》，定期发布《物资采购合格供方名册》，为集团和各二级单位（直属项目部）提供长期合作伙伴，形成合作采购网络，做到资源共享。

c) 批准后的物资供方名录，进入集团物资管理部《物资采购合格供方名册》。

6.2.1.2物资合格供方的审批工作要以供方的产品质量状况、质量保证能力、生产供应能力情况作为审核依据，由集团物资管理部审批。

6.2.1.3采购物资时应选用《物资采购合格供方名册》中的供方，确因工程需要向《物资采购合格供方名册》以外的供方采购时，采购部门要按6．2．1．1和6．2．1．2条款增补《物资供方评审表》，并根据采购权限划分，由责任人审批后方可安排采购。

6.2.2物资供方的选择
6.2.2.1比物比价，择优择廉，减少采购环节，最大限度的降低物资采购成本。

第5页共23页
6.2.2.2物资供方必须具备的条件
A、具有法人资格和独立承担民事责任能力；
B、遵守国家法律、法规、具有良好的商业信誉；
C、产品质量符合国家或行业标准；
D、具有良好的服务；
E、具有良好的资金、财务状况和经营情况；
F、在三年内无重大违法经营行为；
6.2.2.3经评审满足以上条件且价格最低者为物资供方。

6.2.3物资供方的评估
6.2.3.1物资供方的评估工作均由集团两级物资部门每年对供方进行评估，填写《物资供方评估表》，作为下年度供货商体系建立的依据。

6.2.3.2评估方法
A、根据供方以往供货情况。

B、到供方处进行实地考察。

C、对新供方及一次性供方调查其基本情况，并在使用物资前进行抽检或全检。

D、对于具有重要环境健康安全影响的供方，考虑其EHS能力。

6.2.3.3评估频次
a)每年年底由集团物资管理部组织对物资供方进行一次年度评估，集团两级物资部门填写物资《物资供方评估表》，由物资管理部审批。

b)物资评估表将纳入合格供方档案，作为集团物资管理部更换下一年度《物资采购合格供方名册》的重要依据。

6.2.3.4物资供方年度评估内容：
a)物资供方履约情况；
b)供应物资品质（合格率、退货次数）；
c)是否有重大的环境和安全事故；
d)有下列情况之一的物资供方为不合格供方。

——因使用所提供的物资影响工程质量的；
——物资供应不及时而影响工期的；
——年内供应物资达不到规定要求退换次数较多的；
第6页共23页
——服务态度差，服务质量低的；
——有重大环境或安全事故的；
6.2.4《物资采购合格供方名册》的更新
6.2.4.1通过对物资供方进行评估，对那些履约情况不好、物资品质、服务质量及使用效果不合格的供方，将除名不再进入下一年度的《物资采购合格供方名册》，对评估认定合格的供方，经批准后方可进入下一年度的《物资采购合格
供方名册》。

6.2.4.2《物资采购合格供方名册》根据权限划分，每年由集团物资管理部重新编印，发布实施，当年有效。

6.3物资需用计划
6.3.1各二级单位（直属项目部）在工程开工时，组织有关参战单位预算、技术人员集中编制各单项工程备料计划，施工单位组织编制当期进度物资需用计划。

6.3.2物资计划经直属项目部预算部门审核，交直属项目部物资部门分单位汇总编制物资采购计划，项目经理批准后，报集团物资管理部，经集团确定采购方式，组织实施。

6.3.3物资计划要注明工程项目、物资名称、规格（型号）、单位、数量、材质、标准、进场时间、送料地点等。

6.4物资采购计划
6.4.1物资采购计划要注明物资的名称、规格（型号）、单位、数量、材质、标准、使用部位、进场时间、送料地点等。

6.4.2物资采购计划的编制与审批按照《物资管理办法》执行。

6.5采购合同
6.5.1采购合同包括采购计划表所列的项目、物资标准产品图样和技术生产能力、过程能力、监视和测量能力基本条款及违约责任和质量环境、职业、健康安全要求管理体系要求等，必要时注明特别条款和条件。

6.5.2物资采购合同的管理按照《物资管理办法》执行。

6.5.3 物资采购合同与物资采购计划分类归档。

6.6采购文件的变更
6.6.1物资需用计划变更时，按6.3要求，向物资管理部门提交变更的物资需
用计划。

第7页共23页
6.6.2物资需用计划及采购计划变更要按原签发程序执行。

6.6.3采购合同的更改要及时通知物资供应商，在供需双方协商一致的条件下进行，采购合同的更改审批按原签发程序进行。

6.7物资验收
6.7.1验收前的准备工作现场（仓库）物资负责人接到物资进场（入库）计划或到货通知后，要提前做好以下几方面的准备：
——人员：即负责质量验收人员、材料员、配合验收的装卸搬运人员，业主验收人员（如合同规定）。

——资料：验收人员要熟悉待验物资的采购文件、技术标准。

——货位：准备好到货后的卸车位置和验收入库的存放货位（场地）。

——防护用品：对于有毒、腐蚀性、放射性物品的验收，应准备好防护用品，以确保人身安全。

——材料：对于露天存放的物资，要准备好苫垫等材料。

6.7.2验收方式：对有毒有害、化学品、危险品的验证，应保证入库物质包装完好，应有随货的化学数据、使用说明、注意事项等相关资料，具体执行《化学危险品控制程序》。

6.7.2.1我方自己组织验证（货源处或收货处）。

验证包括：证明所供应物资合格的材质证明、化学危险品中有毒有害成分标识、产品出厂检验报告及产品合格证。

6.7.2.2如合同规定业主参加验收，要及时组织业主在货源处或收货处验证我方所购物资。

6.7.3 标识方法
物资进场后，由现场物资部门对进场物资进行标识，具体按集团体系文件《产品标识和可追溯性控制程序》执行。

6.7.4物资检验
6.7.4.1需做检验的物资按其在工程中的重要程度（影响结构工程内在质量、影响装饰工程外观）不同而确定。

6.7.4.2工程施工前，项目部技术负责人员应编制《工程物资检验计划》。

内容应包括：产品名称、检验内容、检验方法等。

第8页共23页
6.7.4.3《工程物资检验计划》需经项目经理审批，方可生效实施。

《工程物资检验计划》修改执行《文件控制程序》有关规定。

6.7.4.4质量证明文件检验
进货单上的数量、规格和标准是否与采购计划或采购合同要求相一致；证明所供物资的质量证明或产品合格证；免检产品的国家或地方出具的免检证明。

6.7.4.5实物验收是否为所要求品种、规格、型号的产品；实物数量是否与进
货单据相符；实物是否满足采购合同规定的物资质量检验标准的要求，由项目部现场物资人员填写《物资进场检验记录》。

6.7.4.6物资检验和验证后，要认真填制《物资验收入库单》，并成为《物资采购管理台帐》的记帐凭证。

需做试验的材料由工程部门按照《工程物资试验计划》并依据《供方提供物资验证记录表》填写《物资进场报验单》，进行物资试验。

6.7.5物资试验
6.7.5.1项目部工程部根据设计和建筑施工规范的要求，确定工程项目需做试验的物资及试验内容、方法、抽样数量，编制《工程物资试验计划》。

6.7.5.2《工程物资试验计划》经项目部总工程师审批，方可生效实施。

《工程物资试验计划》的修改执行《文件控制程序》有关规定。

6.7.5.3物资进场后，项目部工程部有关人员组织物资试验工作。

按《工程物资试验计划》所列材料名称、类别经过试验后，根据材料试验结果，对材料质量进行分析、认定，将结果填写于《材料试验结果记录（反馈）表》，反馈各二级单位或项目部采购部门，作为物资状态标识和使用的依据并保存。

6.7.5.4取样送样由项目试验人员负责（材料员予以配合）按《工程物资试验计划》规定的试验项目、抽取数量进行取样，填写委托单后，连同试样一并送试验室（特殊情况下可送其它具有相应资质的试验室）。

6.7.5.5当试样需送往其他具有试验资质的试验地点时，由送检人员负责试验报告反馈工作。

6.7.6物资质量认定
第9页共23页
6.7.6.1项目部技术人员根据物资检验和试验的结果，对物资质量进行分析、认定，将结果填写于《材料试验结果记录（反馈）表》中，反馈到物资部作为物资使用和状态标识的依据并保存。

6.7.6.2不需做试验的物资由项目物资部根据检验结果，对物资质量进行分析、认定，将结果填写于《物资进场检验记录》中，作为物资使用和状态标识的依据并保存。

6.7.6.3物资经检验或试验并认定合格后，方可用于工程施工。

6.7.7实物验收
6.7.7.1到货物资要填写《供方提供物资验证记录表》，由物资部门负责。

6.7.7.2材料员在验收时要对物资数量、外观、包装进行检查，如发现数量不符或外观、包装有损坏时要及时组织供应商及有关人员进行清点核对，或开箱检验，查看内部物资是否损坏。

6.7.7.3验收中遇到问题的处理
a)凡属承运部门造成的物资数量短少、外观破损等，在接运时的通知单上把情况填写清楚，由物资采购部门自行处置。

b)凡由供方造成的物资质量不符、数量有误、品种规格不对、技术文件不全，要填写验收记录，由物资采购部门在规定时间内向供方进行交涉。

6.7.7.4项目部的工程部门负责收集、保存属于竣工资料的物资质量证明文件，其他记录由记录发生部门保存。

6.8物资贮存
用于施工的采购物资有两种贮存形式：一种是直接进入施工现场；一种是经过中转仓库再进入施工现场。

无论哪一种形式，各二级单位及直属项目部皆应提供物资安全贮存场地和仓库，以防止物资损坏或变质，并执行入库验收、保管和发放的工作程序。

定期检查库存品状况，以便及时发现防护失效的各种问题。

6.8.1贮存场地的选择
6.8.1.1位置和面积按工程施工总平面布置图选定。

6.8.1.2大宗建筑材料堆放露天场地应成方、成垛、成堆，防止坍陷、掩埋及水冲。

6.8.1.3易潮、易损物资（包括五金）须库内存放。

第10页共23页
物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 6.8.2贮存堆放的要求
6.8.2.1贵重物资、有毒及危险品设专库专人管理，示警标识醒目。

6.8.2.2混凝土构件、钢木门窗等应分类、整齐、有序堆放，保证不压损变形。

6.8.2.3水泥按品种、标号、牌号、批量、进场时间分别堆放，垛堆离墙面、地面各20cm，垛堆间留搬运通道，先进先出。

6.8.2.4贮存物资由材料员建立材料明细帐。

6.8.3贮存物资发放时，保管员填写耗料单，并在材料保管帐中登记。

6.8.4保管员对贮存物资按适宜的时间间隔进行检查。

过期与变质的物资予以隔离，同时加以标识。

6.9物资保管与发放
6.9.1物资的保管与发放由现场保管员负责。

6.9.2经验收合格的物资直接进现场的，由现场保管员负责按照施工现场平面图布置，组织物资一次就位，并及时做好登记入库保管工作和现场标识。

6.9.3经验收合格的物资进入仓库保管的，由保管员负责及时做好登记入库工作，认真登记材料明细帐，并做好物资标识。

对物资每月组织清点，保持帐、卡（牌）、物相一致。

6.9.4工地和仓库中存放的易燃、易爆、剧毒等危险品，要执行《化学危险品控制程序》。

6.9.5根据不同物资的性能，采取不同的保养方法，如：防锈、防腐、防霉、防毒、防潮等。

6.9.6发料凭证为耗料单（物资调拨单），及时做好帐、卡（牌）调整工作。

物资发放要实行先入先出原则，防止物资过期、变质。

6.9.7急用物资入库后，材料员要及时通知物资需用部门。

6.9.8当发现贮存物资变质时要及时隔离，加以标识，以便采取措施。

6.9.9采购物资及包装物的回收：化学品、危险品等有毒有害物资及包装物，
应严格审批、使用、回收程序，执行《化学危险品控制程序》。

6.9.10对物资的残留物、废弃物应随时清理，以防止对人身安全造成伤害及对环境造成破坏，具体执行《固体废弃物控制程序》。

第11页共23页
6.10不合格物资控制
6.10.1各二级单位（直属项目部）现场材料员和保管员立即对不合格物资进行标识，并给予隔离，并按集团质量体系《不合格品控制程序》执行。

6.11顾客财产
6.11.1根据施工合同规定或顾客提出的条件，顾客提供的物资由各二级单位及直属项目部与顾客签定物资供应协议，正本由各二级单位及直属项目部保存。

6.11.2根据物资供应协议规定，顾客业主提供物资需要我集团配套供应时，由物资管理部门按照物资采购程序及其相关程序执行。

6.11.3顾客业主提供产品的接收
6.11.3.1对顾客提供的物资，除在工程合同中明确规定外，由各二级单位及直属项目部同顾客洽商，并就接收的时间地点进行磋商。

6.11.3.2在验收顾客业主提供物资之前，顾客须向我集团提供物资供应清单。

项目物资部组织材料员、技术员，根据业主提供的物资清单进行产品的入库（进场）验收，并填写《物资进场检验记录》/《物资进场报验单》,在“甲供栏”做相关标识。

6.11.3.3对顾客提供的进口物资，应与业主联系共同到到货现场或仓库进行货物检验，对同一合同分批到货的要分批检验。

6.11.3.4顾客提供产品必须有相应的产品合格证、质量证明等技术文件，作到证物相符。

项目物资部负责登记、存档。

如没有相符技术资料、应及时书面通报顾客，进行洽商处置。

6.11.3.5当发现顾客提供的物资与供应清单内容不符时，应做好记录，暂停接收，并及时以书面形式通报顾客，进行洽商处置。

6.11.3.6顾客提供产品虽经验证，不能免除顾客提供可接收物资的责任。

因此对验证不合格、破坏环境、威胁安全健康等情况应向顾客报告并予以记录及时书面通报顾客，进行洽商处置。

6.11.4. 顾客业主提供物资的保管与发放。

6.11.4.1顾客业主提供产品的贮存、保管、维护及标识参照本程序的6.9条款执行。

6.11.4.2对顾客业主提供的物资在贮存、保管、使用过程中如发生丢失、损坏
第12页共23页
或不适用的情况时，应做好记录及时书面报告项目主管经理，同顾客协商解决。

6.11.4.3对顾客提供的产品应单独码放、必要时设置标识。

对顾客提供物资的包装物、废弃物应随时清理，以防止对人身安全造成伤害及对环境造成破坏，具体执行《固体废弃物控制程序》。

7 记录
7.1物资供方评审表
7.2物资供方评估表
7.3物资进场报验单
7.4供方提供物资验证记录表
7.5材料试验结果记录<反馈>表
7.6工程物资试验计划
7.7物资进场检验记录
7.8工程物资检验计划
7.9物资采购合格供方名册
第13页共23页
记录编号：QEHS(13)—01
物资供方评审表
第14页共23页
物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 记录编号：QEHS(13)—02
物资供方评估表
E、供方名称：
F、提供我方物资范围：
3．产品质量状况：合格率％退货次数（）
4．履约情况及服务：满意（）一般（）不满意（）
5．评定意见：
采购单位：物资管理部：
签名：签名：
注：1．评定意见一栏，一定要简略说明。

G、每年年底填报此表。

第15页共23页
物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A
记录编号：QEHS(13)—03
物资进场报验单
第16页共23页
物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A
记录编号：QEHS(13)—04
供方提供物资验证记录表
第17页共23页
物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 记录编号：QEHS(13)—05
材料试验结果记录（反馈）表
注：每月末项目技术部门将此表反馈项目物资部
第18页共23页
物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A
记录编号：QEHS(13)—06
工程物资试验计划
第19页共23页
物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A
记录编号：QEHS(13)—07
物资进场检验记录
第20页共23页
物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 记录编号：QEHS(13)—08
工程物资检验计划
第21页共23页
物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A
记录编号：QEHS(13)—09
物资采购合格供方名册
第22页共23页
物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A
附件
集中、非集中物资目录
一、集中物资包括：
1.黑色金属、有色金属；
2.木竹材（制品）；
3.水泥（制品）；
4.砼（外加剂）；
5.电缆（电线）；
6.电缆桥架；
7.焊材；
8.高强螺栓；
9.耐火材料；
10.装饰（装修）材料；
11.水暖材料；
12.保温材料；
13.砖（砌块）；
14.砂、石；
15.油漆，化工材料；
16.灯具；
17、机电产品；
18、周转材料。

二、非集中物资包括：
1.玻璃；
2.氧气、乙炔；
3.通风管道及配件；
4.橡胶及塑料制品；
5.建筑五金；
6.石油五金；
7.工具、用具；
8.劳动保护用品；
9.杂品。

第23页共23页。