X地产公司会计档案管理制度

保管期限及销毁规定
保管期限
会计凭证、会计账簿等一般应保管15年以上，财务报告等重要资料应永久保存 。具体保管期限根据档案重要程度和企业实际情况确定。
销毁规定
保管期满的会计档案，由财务部门提出销毁意见，编制销毁清册，经企业负责 人批准后销毁。销毁时应由档案机构和财务部门共同派员监销，确保档案安全 销毁。
背景
随着公司业务的快速发展，会计档案的数量和复杂性不断增 加，对会计档案的管理提出了更高的要求。为了加强公司内 部控制，防范财务风险，提高会计信息质量，有必要建立完 善的会计档案管理制度。
适用范围
01
本制度适用于X地产公司及其下属 子公司、分公司的所有会计档案 管理工作。
02
本制度所指的会计档案包括会计 凭证、会计账簿、财务报告等会 计核算专业资料，以及与之相关 的其他资料。
位置等。同时，应定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的可用
性。
信息安全保障措施
访问控制
数据加密
应建立完善的访问控制机制，对 系统用户进行严格的权限管理， 防止未经授权的用户访问敏感信 息。
应采用先进的加密技术对重要数 据进行加密处理，确保数据在传 输和存储过程中的安全性。
网络安全
应采取有效的网络安全防护措施 ，如防火墙、入侵检测系统等， 防止网络攻击和数据泄露。同时 ，应定期对网络进行安全漏洞扫 描和风险评估，及时发现和修复 潜在的安全隐患。
量表等。
会计档案分类与内
02
容
会计凭证类档案
原始凭证
包括外来原始凭证和自制原始凭 证，如发票、收据、领料单、入
库单等。
记账凭证
根据原始凭证编制的，用于记录经 济业务的会计分录凭证。
汇总凭证
根据一定时期内同类经济业务的原 始凭证或记账凭证汇总编制的，用 于简化登记总账或明细账的凭证。
会计账簿类档案
记录会计人员工作调动或者因故离职时，与接管人员办理交接手 续的情况，包括交接的会计资料、物品等。
会计档案保管清册
记录企业会计档案保管情况，包括档案名称、编号、数量、保管期 限等。
会计档案销毁清册
记录企业会计档案销毁情况，包括销毁的档案名称、编号、数量、 销毁时间等。
会计档案归档与保
03
管
归档要求与流程
1 2 3
归档范围
包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算 专业资料，以及银行对账单、工资发放表等相关 的财务资料。
归档时间
每年度终了后三个月内，由财务部门负责将上一 年度的会计档案整理立卷，装订成册，并编制会 计档案保管清册。
归档要求
会计档案应妥善保管，存放有序，方便查阅。同 时，应采用电子档案管理系统，实现电子化存储 和备份。
会计档案信息化管
05
理
信息化管理系统建设要求
系统架构
01
应采用稳定、可扩展的系统架构，支持多用户同时在线操作，
确保系统高效运行。
功能模块
02
系统应包含档案管理、数据录入、查询分析、报表生成等核心
功能模块，满足会计档案管理的全方位需求。
技术标准
03
系统应符合国家和行业相关技术标准，如财务数据格式、网络
监督检查机制审计机构定期对会计档案管理制度的 执行情况进行检查，确保制度的有效实施。
不定期抽查
由公司领导或相关部门负责人不定期对会计档案进行抽查，了解 制度执行情况，发现问题及时整改。
专项审计
针对特定项目或事件，由审计部门或外部审计机构进行专项审计 ，确保相关会计档案的真实性和完整性。
资产负债表
反映企业在某一特定日期财务状 况的报表，包括资产、负债和所
有者权益的情况。
利润表
反映企业在一定会计期间经营成 果的报表，包括收入、费用和利
润的情况。
现金流量表
反映企业在一定会计期间现金和 现金等价物流入和流出的报表， 包括经营活动、投资活动和筹资
活动的现金流量情况。
其他类会计档案
会计移交清册
档案移交与接收程序
移交程序
因工作调动或其他原因离开工作岗位时，会计人员必须将本人经管的会计工作全 部移交给接替人员。移交前必须整理好各类资料、凭证、账册等，编制移交清册 ，并办理好交接手续。
接收程序
接替人员应认真核对移交清册所列内容，确认无误后签字接收。对于移交的电子 档案，应检查其完整性、可读性和安全性，确保电子档案的真实、可靠和完整。
复制申请及审批流程
复制申请条件
当借阅人需要复制会计档案时，必须填写《会计档案复制申请表》，并明确复制档案名称、复制份数、复制理由 等。
审批流程
复制申请需经过部门负责人和公司档案管理部门的双重审批。部门负责人需在1个工作日内完成初审，并报送给 公司档案管理部门。档案管理部门在收到申请后，需在3个工作日内完成审批，并将审批结果通知借阅人。
X地产公司会计档案管 理制度
汇报人： 2023-12-30
目录
• 档案管理制度概述 • 会计档案分类与内容 • 会计档案归档与保管 • 会计档案借阅与复制管理 • 会计档案信息化管理 • 会计档案管理制度执行与监督
档案管理制度概述
01
目的和背景
目的
为了规范X地产公司的会计档案管理，确保会计档案的真实、 完整、安全和有效利用，提高财务管理水平，特制定本制度 。
术语定义
会计档案
指公司在会计核算过程中形成 的具有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史
记录。
会计凭证
记录经济业务发生或完成情况 的书面证明，是登记账簿的依 据。
会计账簿
由一定格式的账页组成，以会 计凭证为依据，全面、系统、 连续地记录各项经济业务的簿 籍。
财务报告
反映企业财务状况、经营成果 和现金流量的书面文件，包括 资产负债表、利润表、现金流
总账
日记账
按照会计科目设置的，用于全面、总 括地反映企业和单位的经济活动情况 的账簿。
包括现金日记账和银行存款日记账， 用于序时地反映现金和银行存款的收 入、付出及结存情况的账簿。
明细账
根据总账科目所属的明细科目设置的 ，用于分类登记某一类经济业务事项 ，提供有关明细核算资料的账簿。
财务报告类档案
会计档案借阅与复
04
制管理
借阅申请及审批流程
借阅人资格要求
必须是公司内部员工，且具备借阅会计档案的必要性。
借阅申请流程
借阅人需填写《会计档案借阅申请表》，明确借阅档案名 称、借阅时间、借阅理由等，并提交给所在部门负责人审 批。
审批流程
部门负责人需在1个工作日内完成审批，并报送给公司档 案管理部门。档案管理部门在收到申请后，需在3个工作 日内完成审批，并将审批结果通知借阅人。
问题整改与追责处理
问题整改
对于检查中发现的问题，相关部门和人员应立即进行整改，并在规定时间内完成整改工作。整改完成后，需向检查部 门提交整改报告。
责任追究
对于严重违反会计档案管理制度的行为，公司将依法依规追究相关人员的责任，包括警告、罚款、降职、免职等处理 措施。
持续改进
公司应不断完善会计档案管理制度，提高管理水平，确保会计档案的真实、完整和安全。同时，加强对 相关人员的培训和教育，提高其制度执行意识和能力。
THANKS.
安全协议等。
数据录入、存储和备份规范
01
数据录入
应制定详细的数据录入规范，确保录入数据的准确性、完整性和一致性
。对于不同来源的数据，应进行必要的校验和核对。
02
数据存储
应采用可靠的存储设备和存储技术，确保会计档案数据的安全存储。同
时，应定期对数据进行备份，以防数据丢失或损坏。
03
数据备份
应制定完善的数据备份策略，包括备份频率、备份方式、备份数据存储
会计档案管理制度
06
执行与监督
制度执行责任部门及人员
01
02
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财务部
负责会计档案的收集、整 理、保管和移交工作，确 保会计档案的真实、完整 和安全。
档案室
负责公司档案的统一管理 ，包括会计档案的接收、 分类、编号、归档和保管 等工作。
相关部门及人员
按照制度要求，配合财务 部和档案室进行会计档案 的收集、整理和移交工作 。
借阅、复制注意事项
保密要求
借阅人和复制人必须严格遵守公司保密规定，不得将会计档案内容泄露给无关人员，确保 档案信息安全。
使用规范
借阅人和复制人需妥善保管和使用会计档案，不得涂改、损毁或遗失，确保档案的完整性 和真实性。
归还要求
借阅人需在规定时间内归还档案，如有特殊情况需延期归还，需提前向公司档案管理部门 申请并获得批准。复制人在使用完毕后也需将复制件交还档案管理部门统一处理。