谈企业电子档案的归档管理

谈企业电子档案的归档管理
摘要随着网络技术及办公自动化的飞速发展，企业档案资源形成主体多元化、来源分散化、种类和形式多样化，给档案归档管理提出更高要求，越来越受到人们关注。

随着以计算机及其网络技术为标志的现代科学技术的迅猛发展，电子文件以其强大的冲击力开辟了电子时代档案管理工作的新领域。

本文结合工作实际对企业电子档案的归档管理提出几点个人见解。

关键词企业电子档案；归档管理；电子文件
前言
档案是社会精神及物质文明建设的重要依据，是人类工作和研究的珍贵资料，是人类智慧的结晶。

因此，建立并完善适应企业档案资源管理的归档机制显得非常重要。

随着科技社会的进步和网络技术的发展，现代企业已实现无纸化办公。

企业网络平台的各个业务操作系统无疑成了无纸化办公的重要支撑。

在档案管理工作中，电子档难已经成为主流，这就需要档案的管理人员与时俱进，加强电子档案管理的创新工作刻不容缓。

1 企业电子档案资源的种类和形成规律
企业档案资源是随企业的发展而不断变化的，其种类也是在企业生产经营过程中所产生的，目前，企业档案资源的种类主要包括：文书档案、合同档案、职工档案、工程项目档案、人事档案、财会档案、声像档案、实物档案以及与其相对应的电子档案。

档案资源的形成有它特有的规律性，我们可以从它的来源、结构和范围来了解。

首先看档案资源的来源。

在企业的经营管理过程中，在机关不同的部门由不同的岗位工作人员之间会形成各种资料，有益于保存的也就是我们常说的档案资料，我们平时通过接收、征集、复制等方法来整理。

档案的来源随着社会发展变化也在不断变化着，它的变化主要表现在两个地方：一者，档案的来源随着科技进步和网络技术的发达，不再仅仅是以往的单纯的接收，现今还可以通过征集和复制等形式实现；二者，档案的来源从单一手段演变成多种手段，我们要用动态的、全面的方法去对待档案的不同来源，要采取多样的手段，尽量运用规律去处理这些来源经常变动，具有不稳定性、零散性的档案资料。

其次看档案资源结构。

档案在构成过程其资源种类的分布情况称之为结构。

从古代的甲骨档案到以纸张为载体的纸质档案，再到而今纸质与电子并存的档案，这是档案的形成过程，同时也是档案结构的发展历程，它标志着档案的发展是从简单迈向复杂、从单一迈向丰富，这样的结果演变和发展规律，对档案工作者也提出了新的要求，要求档案员不仅要顺应规律的做好档案工作，还要与时俱进的掌握好各种方式、方法和手段了解和熟悉新的档案管理业务。

再则看档案的范围，从横向来说，档案的范围将随着社会的不断发展，物质和精神生活的丰富，社会分工的细化而变得越来越宽泛。

从纵向来说，虽然各类档案都有各自不同的档案保管机构和相关的责任部门，但是却随着新的分支出现以及社会分工的细化而不断互相渗透和交叉。

这横向和纵向的变化导致档案范围也开始不断扩张和深入，随着新技术的出现，附着在了不同的载体之上[1]。

2 企业电子文件的鉴定与归档方法
电子文件在归档之前，要认真地鉴定。

电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。

在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来。

其余的电子文件就可以在机内删除。

电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。

档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件；否则，电子档案就失去了凭证价值。

归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。

文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。

档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。

归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。

此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定。

主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。

鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号，确定文件的保管期限，打印出文件移交目录，以便办理文件移交手续。

电子文件的归档方式，有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式。

软盘归档主要是通过四通打字机的文件软盘或未联网的计算机文件软盘。

这些软盘要进行编号，以便于双方查验。

网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作，然后由文件管理部门通知网络系统向档案部门传送归档文件，并将文件管理权向档案部门移交。

网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应拷贝出软盘备份。

交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名，以示负责[2]。

3 企业电子档案的归档管理存在的问题
3.1 管理制度不健全
电子档案资源管理归档制度不健全，归档范围责任主体不明确造成企业档案管理水平落后。

很多单位的档案管理制度和归档范围均是早5年前甚至10年前制订的，早已不适应当前档案管理归档需要。

3.2 技术发展和更新过快，造成电子档案长久保管的困难
日新月异的多媒体技术使电子档案的技术环境及存储结构更加复杂。

如果只限于单纯的字处理范围，电子档案信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环
境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。

例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。

又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子档案离开了特殊环境就失去了可读性[3]。

4 加强企业电子档案的归档管理办法
4.1 构建完善的电子档案归档制度
开展电子档案归档工作时，档案馆应始终将以人为本作为基本的管理理念，培养一支具有较高的职业素质及专业水平的档案管理团队，同时构建一套完善的电子档案归档制度，以方便处理电子档案归档过程中出现的疑难问题。

电子档案归档部门实际工作中应做到以下几点。

首先，培养档案管理工作者的互联网意识。

由于大部分档案管理工作者从事档案管理工作的时间较长，延用过去的档案管理理念，而随着档案信息资源的丰富化，使其劳动强度增加，这不但影响了整体的工作效率，还降低了其工作的积极性。

所以，电子档案归档部门有必要培养工作人员的互联网意识，充分认识电子归档的重要性，从而掌握更多先进的技术，保证工作的时效性。

其次，建立健全详细的制度。

一套完善的、切实可行的电子档案归档制度为档案管理工作的有序开展提供了坚实的保证，也有助于增强档案管理工作者的工作效率，降低错误率。

最后，将档案归档制度落到实处。

只有制度得到贯彻和落实，电子档案归档工作才能循序渐进地进行，所以要求有关部门要采用监管机制等手段，促使档案归档工作者将制度落到实处，这也是提高工作效率的前提条件，不容忽视。

4.2 解决好电子文件的载体保存问题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因此它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。

电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。

由于电子档案载体，尤其是磁性载体这部分，常常会遭到保存环境的干扰，所以必须在一定时期内通过等距抽样或随机抽样的手段检测、拷贝存储的所有电子档案。

首先对载体外表进行细致检查，看其有无变形、是否存在污垢等问题。

其次开展逻辑检测工作，通过相关的检测软件获取载体信息并校验。

加强管理电子档案的检测和维护工作至关重要，因为一旦出现操作失误，就会损坏存储的电子档案，引起不可挽回的損失。

4.3 创新存储、维护电子档案的方法
确保电子档案的原始性。

在遇到部分比较特殊的电子档案时，应在原始格式的基础上还原显示。

通常的做法有：将电子档案及其相关的软件和应用系统一并存储；对原始档案的电子图像进行存储；对电子档案的打印、输出加以存储。

通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，
使之与纸质文件一样发挥社会效用[4]。

5 结束语
随着社会的快速进步与发展，电子档案管理的工作模式、理念等也应做到全面的改变，与时俱进。

其要通过先进的计算机与互联网技术，推动档案管理向数字化、信息化迈进，提高档案归档及其管理工作的效率，降低失误率，保证档案的真实完整性及其管理的实效性。

参考文献
[1] 郑秀玉.试论电子文件归档方式和途径的选择[J].兰台内外，2016，（05）：43.
[2] 姚小菊.对高职院校电子档案管理的探析[J].佳木斯职业学院学报，2015，（2）：320.
[3] 廖英华.城建档案馆网站功能扩展是建设工程电子档案归档平台建设的有效途径[J].城建档案，2014，（8）：41-43.
[4] 罗黔军.浅谈电子文件归档管理及利用[J].内蒙古科技与经济，2007，（11X）：129-130.。