试论我国高校以文档资源为核心的知识服务体系的实现

程， 同时 ， 再将这些内容进一步梳理 ， 形成工作的标准 、 规
范等， 以便知 识 更 大范 围 的传 播和 共享 。 比如 对 于优 秀教
在 知 识经 济 时代 ，知识 已成 为整 个 社 会 以及 各 个组 师 的 教学 、 研 经 验 ， 进 行经 验 交 流 时 ， 们 可 以结 合 科 在 我 织 发展 的重 要 资本 。 知识 来 源 于信 息 ， 映着 人 类对 自然 教 学 、 研 的整 体 要 求 以及其 他 教 师 的知识 需 求 等 因素 ， 反 科
个低成本、 高效率的突破 口。
一
永久保存， 为我们今后的工作提供了宝贵的资料。 从文件
和档案中， 我们 能 清 晰地 看 到 ， 一 个部 门形 成 了 哪些 类 每 型 的文 件 ， 一 个部 门工 作 重 点 是 什 么 ， 同时 期 ， 部 每 不 该
、
“ 以文 档为 线 索” 倒推 高 校用户 知 识需 求
界、 人类社会以及思维方式与运动规律的认识与掌握。 从 制 定统 一 的格 式 ， 出具体 的 写作 要求 ， 提 这样 更 有利 于 优
知识 的可 呈 现程 度 来看 ， 识 分 为显 性知 识和 隐性 知识 。 秀 教 师隐 性知 识 的外 化 。 知 显 性 知识 是 能够 表 达 的 ， 易 用 数 据 、 学 公式 、 容 科 编码 过 程和 普 遍 规 律来 传 播和 共 享 的 知识 ；隐性 知识 则 是 高度 个 人化 的 ， 以形 式 化 的知 识 。无 论 对于 显 ￣ 识 ， 是 难 Ｉ ｏ 还 ｔ ＇
作过 程 ， 各项 工 作 “ 化 ” 有 形 化 ” 是 物 “ 的结 果。 基于 组 织 运 后 工作 的影 子 。 由此 可 见 ， 们 可 以从 文件 和 档 案 “ 推 ”贮 存着 大 量 的显 性知 识 ， 文档 的 对
其 次 ， 于 隐 性知 识 的捕 获 与 存储 。 凌峰 等 在其 编 对 易
的利 用 需 求 ，与用 户 需 求最 大程 度 相 匹配 的信 息 才 是最
个方 面 ，阐述 了我 国高校 以文档 资源 为核 心 的 知识 服 务
体 系 的 实现 。
有价 值 的信 息 。 因此 ， 国 高校 以文档 资源 为核 心 的知识 我 服务 体 系的 实现 必须 以一个 满 足高 校 各 类用 户需 求 的知 识库 为基础 ， 同 用户均 可从 该知 识 库 中满 足 需求 ， 学 不 如
用 户提 出需 求前做 了充 分 的； 备 ，从 而 为今 年 九 十 周年 述其 工 作 内容 或 工作 方式 、 隹 方法 等 的线 索 ， 成 这一 文 种 完 校庆 提 供 了丰 富 的信 息支 持 。
的 写作 ，正是 有 意识 地 引导 隐性 知识 主体 外 化 知识 的过
二 、 以文档 为载 体 ” “ 捕获 并存 储知 识
关 键 词 ： 校 知 识 服 务 文 件 档 案 高
高校 的 文件 是高 等 学 校 在 从 事 招 生 、 学 、 教 科研 、 管 生 学 习效 率 的提 高 、 师科 研 的创 新 、 教 管理 人 员 的高 效 等 理 等 活 动 中直 接 形成 的 具 有特 定效 用 的各种 文 字 、 图表 、 声 像 等 不 同形 式 、 同载体 的信 息记 录 ； 不 高校档 案是 其 中
量 庞 大 、 异 较 大 、 质 不 同 的用 户 群 ， 以 文档 为 突破 不 可表 述 的 ， 些 是不 易 表述 的 ， 差 性 先 有 有些 是 尚未 表 述 的 。在 点 ， 测用户需求 ， 预 既相 对 科 学 、 确 ， 能提 高效 率 ， 准 又 节 知 识 管理 中 ， 们 应 结 合 情境 ， 体 问题 具 体 分 析 ， 隐 我 具 为 约成 本 。 以河北 大 学档 案 馆 为例 ， 过梳 理 河北 大 学八 十 性 知识 的 外化 提供 丰 富的 土壤 ， 助 文 档 ， 通 借 实现 隐性 知 识
三、以文档之间的联 系为切入点” “ 实现高校知识创新
组 织 在知 识 共享 的基础 之 上 ， 实现 知识 创 新 ， 识 创 知
隐 性 知 识 ， 有 捕获 并 存 储 ， 其 流 动 、 享 、 新 ， 于 新 是组 织 产生 各 类新 知 识 的过 程 ，是 知识 管 理 的重 要 目 只 使 共 创 用 推 动 组 织 及 整个 社 会 的 良好 运 转 ，知 识 的价值 才 能 充 分 标 。现 阶段 ， 我 国高 校 中 ， 在 知识 创 新成 为推 动 我 国高 校
转 的连 续 性 和 有序 性 ， 一 结果 —— 文档 ， 然暗 含 了今 合 理 存 留是 捕获 和 存储 大 量 显性 知 识 的重 要手 段 。 这 必
出用户 的需 求 。 这种 倒推 ， 于 用户 ， 源 而又 高 于 用户 ， 它跳 著 的《 知识 管理》 一书 中提到“ 显性知识可 以说只是冰 山 出部 门 与 个体 用户 的狭 隘 小 圈 子 ， 为宏 观 、 确 ， 反 的 一角 ， 隐性 知识 则 是 隐藏 在冰 山底 部 的大 部 分 。 ” 更 准 它 而 在
周 年校 庆 产 生 的相 关 文档 ，工 作 人 员科 学 预 测 了校 庆 工 的 显性 化 。在 实 践 中 ， 我们 可 以根 据 本 组织 的实 际情 况 ， 作从 筹 备 到 庆典 的信 息需 求 ， 此 后档 案 信 息 的收 集 中 ， 在 设 立 不 同类 型 的文种 用 于 会议 、 讨 等 实践 活 动 ， 出不 研 提 有 意识 收 集 保存 相 关 的文 档 以及 其他 信 息 ， 日积 月 累 ， 在 同 类型 文 种 的 内容要 求 ，这 些 要 求是 引 导个 人 或 团 队表
备 类 、 品 生 产 类 、 版 物 类 、 事 类 、 会 类 等 十 ～ 大 们从 用 户入 手 ，准 确把 握 用 户知 识 需 求的 规律 带 来 了极 产 出 外 财
类。 高校 文 件和 档 案 （ 以下 简 称 文档 ） 态 方式 记 录 着 大 困难 。 文档 ” 此 时成 为我 们 一条 重 要 的线 索 ， 以静 “ 在 以文档 高 校 的过 去 和 现在 ， 以动 态 方式 为高校 未 来 的发 展 、 并 学 为突破点 ， 通过对其进行梳理来倒推 用户需求规律 ， 不失
一
项 复杂 的系统 工 程 ， 也有 多种 实现选 择 ， 高校 的文档 资 织 运 转 的物 化 缩 影 ， 是个 人 、 团队 、 织 工作 过 程 与成 果 组
源 以 其 自身 来 源 与形成 特 点 ，为这 一体 系的 实现 创 造 了
一
的 外化 。有 保 存价 值 的 文件 ， 过 归档 形成 档 案 ， 经 定期 或
用 户能 准 确地 表 达 自己 的需 求 ，部 分用 户 表达 需 求 时 不 行梳 理 。 然我 们 说 隐 ｏ 虽 ＇ Ｉ 识是 难 以形 式 化 的 ， 这并 不 ｌ￣ 但 够 准确 ， 有部 分用 户 不能 完整 表 达 需 求。 因此 ， 对 数 代 表着 它 是 不能 被传 播 和利 用 的。 隐性 知识 中 ， 些是 还 面 在 有
生的成 才、 教师的成长提供着信息保障。 以文档 资源为核 为一 种 高效 、 ； 方法 。 隹确
心的 知识 服 务体 系是 以 知识 管理 理 念 为依 托 ，以满 足 用 户 需 求 为导 向 ， 用 先进 的信 息技 术 ， 运 以高 校 文档 资 源 为
程 序性 工 作和 非程 序性 工作 的处理 是 我们 工 作 的重
支 持这 些 工 作任 务 完成 的信 息 源必 然 会成 为 用 户下 一 阶 规 划 。但 是 ， 多 高校 ， 很 由于 管理 思想 、 管理 方式 的 落后 ， 段 的信 息 需 求 。简 言 之 ， 文档 来 源 于 工作 实 践 ， 映 了工 对 此 类文 档 疏于 存 留 ， 而造 成 了此类 显 性知 识 的流 失。 反 从
映 了整 个 用 户群 长 远 的 、整体 的需 求 。较 之单 纯 通 过调 现 代 组织 知 识管 理 中 ，大 家都 已认识 到 隐性 知 识 的 重要 查 、 访 等 方 式 “ 推 ” 来 的 用 户 需 求 更科 学 ， 因在 性 ， 通 过 各种 途 径 实现 对 隐性 知 识 的 “ 走 正 得 原 并 管理 ” 比如通 过 。 于 ， 同 的用 户个 体 ， 表 述信 息 需 求 时 ， 异较 大 ， 分 会议 、 不 在 差 部 研讨 、 同 实践 等 方式 将 个 人或 团 队 的隐 性知 识 进 共
在 信 息社 会 的今 天 ，大 多数 组织 被 形形 色 色 的信 息 门 的工作 发 生 了哪 些 变化 ， 有哪 些规 律 等 等。据 此 ， 们 我
（目 辑倪 宁 １ 栏 编 ：永 ） ３
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不 难预 测 、 断 出该 部 门今 后 的工 作 任务 和 工作 重 点 。 推 而 现 自己大 学 生活 的得 失 ，更科 学 地做 出 自己 的职 业 生涯
要 内容 ， 文 件是 社 会组 织 或 个人 在 各项 活动 中形成 的 、 而
核 心 ，凝 聚并 吸 引 各 类信 息 以 为高校 各 项 职 能 的实 现 提 具有 特 定效 用 的凭 证 性信 息记 录 ， 是信 息 传递 、 处理 事 务 供 智 力支 持 的服 务 体 系 。 科 学 合理 的高校 知识 服 务体 系 将 有助 于 实现 学 生 的 的重 要 工具 。 处理 大 量 的程 序性 工 作 中 ， 个组 织形 成 在 每
了大 量 的文 件 ， 同文种 的文件 ， 相 结合 不 同 的具 体 内容 被
全 面 发展 ， 有利 于 实 现教 师教 学科 研 能 力 的提 高 ， 助于 反复 使 用 ； 处理 非程序 性 工作 中 ， 有 在 文件 伴 随着 工作 流 产
实 现 学校 管理 水 平 的 提升 。 高校 知 识服 务 体 系 的实 现是 生 、 转 。可 见 ， 件记 录 了我 们 工作 的流 程 、 运 文 内容 ， 组 是
、 ０
那 么 ， 何 有效 地把 握 用 户 的需 求呢 ？众 所 周 知 ， 如 高
对 学 生 、学 校和 社 会 有保 存 价值 的部 分 ，一般 包 括 党 群 校 学生 队伍 数 量庞 大 ， 且流 动 性较 强 ； 师队伍 从 助 教 到 教
类 、 政 类 、 生 类 、 学 类、 行 学 教 科研 类 、 基本 建 设 类 、 器 设 教授 层 次 不～ ； 类管理 人 员 工作 性质 差 异 较大 。 给我 仪 各 这
储 知 识 、 以 文 档 之 间 的 联 系 为 切 入 点 ” 实 现 知 识 创 新 三 “
息 拥有 量 呈指 数增 长 。 多组 织 也 建立 了各种 数据 库 、 很 知 识库 ， 以便更 好地 收集 、 用 信 息。 然 ， 富的信 息 资 源 利 诚 丰 是 现代 组织 发 展 的重 要 保 障。但 是 ， 只有 经过 去 粗 取精 、 去 伪存 真 的信 息 才 能有 效地 被 组织 利 用 ，只 有满 足 用 户
《 、
试论我国高校以文档资源为核心的 知识服务体系的实现
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■ 李 颖
摘 要 ： 科 学 合 理 的 知 识 服 务 体 系将 为 我 国 高校 的 发
包 围着 ， 纯 从 数 量 上 看 ， 之过 去 ， 代 社 会 组 织 的信 单 较 现
展 提 供 强 大 的智 力 支持 ，高校 的 文件 和 档案 资 源在 这 一 体 系 的实现 中发挥 着不 可 替代 的 作 用。 文从 “ 本 以文档 为 线 索” 倒推 高校 用 户知 识 需 求 、 以 文档 为栽 体 ” 获 并 存 “ 捕